Невозвращенные подотчетные суммы рассматриваются как выплаты в пользу сотрудника в рамках трудовых отношений. Если организация простила сотруднику долг по невозвращенной подотчетной сумме или не может его взыскать, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Датой получения дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм будет дата, с которой взыскание долга стало невозможным или дата принятия решения о прощении долга.
О том, как в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3) и в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0) начислить доход в размере невозвращенной суммы, рассчитать НДФЛ и страховые взносы с этого дохода, читайте в новой статье справочника "Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С":