В соответствии с п. 10.2.1 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н (далее - Порядок № 209н), расходы на приобретение услуг связи относятся на подстатью 221 КОСГУ.

По договору на оказание услуг связи абонент обязан оплачивать оказанные ему услуги в полном объеме и в определенные сроки независимо от характера телефонных переговоров, которые вели сотрудники по служебным телефонам (п. 25 правил оказания услуг телефонной связи, утв. постановлением Правительства РФ от 09.12.2014 № 1342).

По общему правилу под восстановлением кассовых расходов понимается поступление денежных средств, направленное на компенсацию конкретных расходов, от того контрагента, которому такая выплата была произведена ранее.

В рассматриваемом случае оплата за услуги связи перечислена оператору, а возмещение затрат за сверхлимитные переговоры поступает от работника учреждения. Следовательно, возмещение сотрудником стоимости сверхлимитных телефонных переговоров отражается в учете путем начисления новых доходов согласно новым основаниям.

Если соглашением (локальным нормативным актом) между учреждением и работником установлено, что сотрудник в добровольном порядке возмещает стоимость сверхлимитных телефонных переговоров, по нашему мнению, такая сумма отражается по подстатье 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ (п. 9.3.4 Порядка № 209н). Для учета расчетов по суммам компенсации затрат предназначен счет 0 209 30 000.

В обновленных практических статьях справочников хозяйственных операций показано, как в программе отразить возмещение сотрудником стоимости сверхлимитных телефонных переговоров:

• по "1С:БГУ 8" для бюджетных и автономных учреждений;
• по "1С:БГУ 8" для казенных учреждений.