На балансе учреждения могут учитываться только объекты бухгалтерского учета, соответствующие понятию "актив" (пп. 35, 36, 37 федерального стандарта "Концептуальные основы", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н).

Активом признается имущество при соблюдении следующих условий:

• объект принадлежит учреждению и (или) находится в его пользовании, контролируется им;
• от объекта ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод.

Если перечисленные условия не выполняются, объект списывается с баланса. Выбывшие из эксплуатации объекты, поступившие на хранение до момента их демонтажа и (или) утилизации и (или) определения целевой функции, отражаются на забалансовом счете 02 в условной оценке "1 объект - 1 рубль".

В новых практических статьях справочника хозяйственных операций показано, как в программе cписать основное средство, не соответствующее критериям актива, на забалансовый счет 02:

• по "1С:БГУ 8" для бюджетных и автономных учреждений;
• по "1С:БГУ 8" для казенных учреждений.