Сумма прощенного долга по невозвращенной подотчетной сумме не учитывается в расходах для целей исчисления налога на прибыль, признается доходом сотрудника и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
О том, как отразить списание задолженности по подотчетным суммам, см. в актуализированной статье "Справочника хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8":