Для учета специальной одежды, выданной учреждением в личное пользование работникам для выполнения служебных (должностных) обязанностей, в целях контроля за ее сохранностью и движением предназначен забалансовый счет 27. При передаче спецодежды сотрудникам в личное пользование она списывается с балансового учета и одновременно отражается на забалансовом счете 27.
В инструкциях по бухгалтерскому учету нет прямых указаний в отношении порядка отражения в учете спецодежды, которая возвращена на склад при увольнении сотрудника. Вместе с тем есть корреспонденция счетов по принятию к учету материальных запасов, которые остаются в распоряжении учреждения для хозяйственных нужд в результате ремонтных работ. Такие материалы принимаются к учету по оценочной стоимости по дебету счета 0 105 00 000 и кредиту счета 0 401 10 189.
При увольнении сотрудника, которому была выдана спецодежда, ее следует списать с забалансового счета 27. Если эта спецодежда пригодна для эксплуатации, ее необходимо принять к балансовому учету по оценочной стоимости, которая определяется комиссией учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов с учетом срока эксплуатации.
В новых практических статьях справочников хозяйственных операций показано, как отразить в программе возврат спецодежды на склад из личного пользования при увольнении сотрудника:
- по "1С:БГУ 8" для бюджетных и автономных учреждений;
- по "1С:БГУ 8" для казенных учреждений.