Комментарии законодательства

Работодатель сможет перевести часть кадровых документов в электронный формат.

Дата публикации

Документ

Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой"

Комментарий

Принят Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ (далее – Закон), который определяет правила проведения эксперимента по использованию работниками (в т.ч. поступающими на работу) и работодателями электронных документов, связанных с работой. Цель эксперимента – замена электронными документами документов работодателя, которые оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работник знакомится под подпись.

К таким документам можно отнести, например, положение об оплате труда.

При этом перечень документов, которые будут участвовать в эксперименте, работодатель будет утверждать самостоятельно. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек (в том числе и электронных). Работники и работодатели участвуют в эксперименте добровольно.

Рассмотрим подробнее.

Кто будет участвовать в эксперименте?

Работники (в т.ч. поступающие на работу) должны выразить свое согласие на участие в эксперименте. Сделать это можно путем подачи заявления о согласии (или об отказе) участвовать в эксперименте. Уведомить соискателя о проведении эксперимента по переходу на электронные документы и о праве отказаться от него работодатель должен при заключении трудового договора.

Работника (в т.ч. поступающего на работу) нужно ознакомить с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.

Как работодателю начать эксперимент?

За месяц до эксперимента работодатель должен уведомить письменно каждого работника:

При этом работодатель должен сам назначить дату проведения эксперимента с учетом положения о порядке его проведения, которое утвердит Минтруд России.

До начала эксперимента работодатель также:

Все расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, несет работодатель. Кроме того, до проведения эксперимента в коллективном договоре (при наличии) или в дополнительном соглашении к трудовому договору работодатель должен указать:

Аналогичные сведения указываются в трудовом договоре с лицом, поступающим на работу.

Какие гарантии установлены для работников?

Работник (в т.ч. поступающий на работу) может отказаться от участия в эксперименте в любое время.

Такой отказ не может быть основанием для:

При поступлении на работу работодатель должен получить от работника либо заявление о согласии на участие в эксперименте, либо заявление об отказе от участия. Если работник согласен на участие в эксперименте, работодатель должен оплатить ему получение электронной подписи. При этом отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не является основанием для отказа в заключении трудового договора.

Работодатель по-прежнему обязан представить работнику документы, связанные с его работой. Однако в случае проведения эксперимента работодатель представляет такие документы:

При этом способ, которым работодатель должен представить работнику такие документы, должен быть обозначен в заявлении работника. Заявление подается в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя. Документы представляются работодателем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Заметим, что Закон не предусматривает обязанности работника иметь личный кабинет в системе "Работа в России". Так, в трудовом договоре с работником вместо адреса личного кабинета в этой системе можно указать просто адрес электронной почты. При этом направлять работнику или соискателю электронные уведомления, а также знакомить их с электронными документами работодатель может только в рабочее время.

При увольнении работника работодатель должен представить работнику приказ о прекращении трудового договора либо в форме электронного документа, либо в виде заверенной копии на бумажном носителе. При использовании информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России" работнику должны быть обеспечены доступ к электронным документам, связанным с работой, и возможность формирования копий указанных документов на бумажном носителе.

Как будет использоваться электронная подпись?

Работодатель должен заверять электронные документы, участвующие в эксперименте, только усиленной квалифицированной электронной подписью. В частности, усиленная квалифицированная подпись работодателя используется при:

При этом работник может подписывать такие документы как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной подписью (если такие действия совершаются с использованием информационной системы работодателя). Если такие действия совершаются с помощью портала "Работа в России", то работодатель должен использовать усиленную квалифицированную подпись, а работник – простую электронную подпись.