Документ
Письмо Минфина России от 24.11.2025 № 03-03-06/1/113477
Комментарий
При исчислении налога на прибыль организация может учесть расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иного) в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в НК РФ нет перечня документов, которые подтверждают произведенные расходы, т. е. НК не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.
Минфин России в письме от 24.11.2025 № 03-03-06/1/113477 указал, что если отраслевым законодательством регламентирован определенный порядок оформления документа, необходимо руководствоваться стандартами, установленными этим законодательством.
Так, например, по ГСМ и топливу расходы на их покупку для служебного автомобиля не нормируются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832, от 26.09.2019 № 03-03-07/74189 и от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).
При этом организация вправе самостоятельно утвердить нормативы таких расходов, например, на основе Методических рекомендаций "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р). Либо может рассчитать нормы расхода самостоятельно, принимая во внимание особенности эксплуатации и технические данные служебного транспорта, а после утвердить в учетной политике.
С помощью путевых листов можно документально подтвердить и обосновать производственную необходимость расходов на ГСМ и топлива с учетом требований ст. 252 НК РФ, а именно зафиксировать расстояние, которое было пройдено транспортным средством (пробег), а также рассчитать объем использования топлива.
При этом Минфин России указывает, что в путевых листах должны быть обязательные реквизиты, установленные в приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390, в частности:
- о сроке действия путевого листа;
- о лице, которое оформило путевой лист;
- о виде транспортного средства (автобус, марка и модель по ПТС);
- о водителе (Ф. И. О);
- о виде перевозки;
- о виде сообщения.
Подробнее про путевой лист см. здесь.