Документ

Письмо Минтруда России от 14.08.2023 № 14-6/ООГ-5304

Комментарий

Хранить трудовые книжки работников и вкладыши к ним, а также бланки этих документов можно любыми доступными способами. Такой вывод следует из письма Минтруда России от 14.08.2023 № 14-6/ООГ-5304.

Работодатель ведет учет трудовых книжек работников и вкладышей в них, а также бланков этих документов (п. 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок). Для этого он самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей и учета движения трудовых книжек (п. 40 Порядка).

Бланки трудовых книжек и вкладыши хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 41 Порядка). Кроме того, работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого он своим приказом (распоряжением) должен назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 42 Порядка).

В письме Минтруд России пояснил, что Порядком не установлены условия хранения бланков трудовых книжек и вкладышей, а также трудовых книжек работников. При этом работодатель должен обеспечить их сохранность любыми доступными способами. Например, работодатель может в локальном нормативном акте установить, что бланки трудовых книжек и вкладышей, а также трудовые книжки работников (вкладыши в них) хранятся в сейфах или металлических шкафах. Хранение трудовых книжек и вкладышей в них в сейфе обеспечит сохранность этих документов.