Документ

Письмо Минфина России от 21.07.2021 № 03-03-06/1/58342

Комментарий

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовых обязанностей принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. Такое право закреплено в Трудовом кодексе. При этом работодатель может выплачивать работнику компенсацию за использование личного или арендованного имущества, а также возмещать расходы, связанные с его использованием. Порядок, сроки выплаты и размеры компенсации определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.

Поскольку дистанционный работник использует личное или арендованное имущество в производственных целях, то расходы на выплату компенсации являются обоснованными и направленными на получение дохода. Поэтому их можно учесть в расходах для целей налогообложения прибыли при наличии подтверждающих документов.

По мнению Минфина России, для признания расходов организация должна иметь не только документы, которые подтверждают расходы, возникающие в процессе использования имущества (в частности, оборудования), но и копии документов, которые подтверждают приобретение оборудования работником или его аренду. Такими документами могут быть кассовые чеки об оплате оборудования, договор аренды оборудования, акт приема-передачи оборудования и др.

Если указанные документы отсутствуют, можно указать в трудовом договоре или в соглашении, определяющем порядок использования личного имущества в служебных целях, перечень имущества, которое принадлежит работнику и используется им. Однако, учитывая позицию Минфина России, в таких ситуациях вероятны претензии налоговых органов.

Также для исключения претензий налоговых органов при установлении размера компенсации необходимо учесть следующее. Так как дистанционный сотрудник работает дома, то оборудование он может использовать не только для выполнения трудовых обязанностей, но и для личных целей. Поэтому для обоснования размера компенсации целесообразно разработать методику ее расчета (например, взяв за основу рабочее время сотрудника) и приложить расчет к документу, в котором закреплена выплата компенсации.