Разъяснения государственных органов

Нужны ли подтверждающие документы для освобождения от НДФЛ и страховых взносов выплат разъездным работникам?

Дата публикации

Документ

Письмо Минфина России от 24.02.2021 № 03-04-06/12696

Комментарий

Работникам с разъездным характером работы работодатель обязан возмещать следующие виды затрат (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

  • на проезд;
  • на наём жилья;
  • суточные;
  • иные расходы, понесенные с его разрешения.

В письме от 24.02.2021 № 03-04-06/12696 специалисты Минфина России назвали условия, при соблюдении которых суммы возмещения расходов работникам с разъездным характером работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносы. К таким условиям относятся следующие:

  • в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником предусмотрено, что его должность носит разъездной характер;
  • возмещаемые расходы связаны со служебными поездками;
  • расходы документально подтверждены.

Если какое-либо из названных условий не выполняется (например, нет подтверждающих документов), то суммы возмещения облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Это объясняется тем, что в таком случае теряется предусмотренный ст. 164 ТК РФ компенсационный характер таких выплат.

При этом сумма суточных, выплаченная на основании ст. 168.1 ТК РФ, не требует документального подтверждения. Но она не облагается НДФЛ и страховыми взносами только в размере, установленном локальным актом организации.

Отметим, что аналогичной позиции Минфин России придерживается уже давно (см., например, письма от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 25.07.2018 № 03-04-06/52242, от 07.09.2017 № 03-04-06/57602).

На наш взгляд, с позицией Минфина России можно поспорить, ведь в положениях ТК РФ и НК РФ нет условия о наличии документов, подтверждающих расходы, произведенные работником с разъездным характером.

Суды также не находят связи между квалификацией выплаты в качестве компенсационной и обязательным наличием подтверждающих документов. Например, в п. 4 обзора, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015, высшие арбитры отметили, что определяющее значение для целей налогообложения имеет характер соответствующей выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК РФ. Такой вывод сделан в отношении НДФЛ с надбавки, которую организация выплачивала работникам за передвижной характер работы. Эта надбавка компенсировала работникам расходы на проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов.