Документ
Письмо Минфина России от 21.11.2019 № 03-04-05/90156
Комментарий
Работодателю не нужно включать в базу по НДФЛ возмещение сотруднику расходов, понесенных в связи со служебными поездками. Они относятся к компенсационным выплатам, связанным с исполнением служебных обязанностей, которые названы в п. 1 ст. 217 НК РФ и освобождены от НДФЛ.
Напомним, что лицам, работа которых носит разъездной характер, работодатель возмещает (ст. 168.1 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные;
- иные затраты, понесенные с ведома и разрешения работодателя.
На это указал Минфин России в письме от 21.11.2019 № 03-04-05/90156. Так, для применения освобождения от налогообложения необходимо одновременное соблюдение следующих условий:
- в коллективном договоре или локальном нормативном акте зафиксировано, что должность конкретного сотрудника носит разъездной характер работы;
- работник предоставил документы, подтверждающие расходы. Исключение – суточные. Они не требуют документального подтверждения.
Таким образом, НДФЛ не нужно удерживать с той суммы компенсации, которая соответствует величине затрат, понесенных работником и отраженной в оправдательных документах.
Как отметил Минфин России, если оправдательные документы отсутствуют, то возмещение, выплаченное сотруднику, не признается компенсацией, а выступает его доходом и включается в базу по НДФЛ на общих основаниях.
Что касается суточных, они не облагаются НДФЛ, если выплачены в размерах, установленных внутренними документами работодателя.
Наряду с компенсацией затрат работодатель вправе платить сотрудникам надбавку за разъездной характер работы. Надбавка является частью заработной платы. Поэтому в составе заработной платы облагается НДФЛ. На это также обратили внимание чиновники в комментируемом письме.
Подробнее об НДФЛ с выплат за разъездную работу см. в справочнике "Налог на доходы физических лиц".