Работодатели обязаны возмещать расходы, понесенные сотрудником в командировке. В частности (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд к месту командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• другие расходы, осуществленные работником с разрешения работодателя.

НДС по таким расходам работодатель вправе принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Для этого должен быть правильно оформлен:

• счет-фактура (вместе с документами об оплате, например, кассовым чеком)
• либо иной документ, подтверждающий расходы с выделенной суммой НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ). Под таким документом контролирующие органы понимают бланки строгой отчетности с выделенной суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Именно такие БСО регистрируются в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, письмо Минфина России от 19.11.2019 № 03-07-09/89156).

Напомним, что с 01.01.2019 изменились требования к БСО. Теперь он оформляется на специальной онлайн-кассе в момент расчета между продавцом и клиентом (ст. 1.1 и п. 1 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ). Одновременно с этим действуют ранее утвержденные печатные формы БСО. Например, квитанция на оплату такси (приложение № 5 постановления Правительства РФ от 14.02.2009 № 112). Закон позволяет заявить вычет, если (см. подробнее):

• БСО оформлен на типографском бланке с реквизитами, позволяющими идентифицировать кассовый чек (QR-код, И (ИЛИ) дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа);
• БСО оформлен на типографском бланке и одновременно с ним оформлен чек на онлайн-ККТ (в электронной или бумажной форме);
• БСО оформлен на онлайн-ККТ c реквизитами из утвержденной формы БСО (в дополнительных тегах 1191 и 1192).

При этом отдельный кассовый чек (без счета-фактуры и БСО) не является основанием для вычета НДС и, соответственно, не может быть зарегистрирован в книге покупок. В таком случае рекомендуем попросить у продавца счет-фактуру или БСО.

Подробнее о вычете НДС по командировочным расходам см. в справочнике "Налог на добавленную стоимость".