Разъяснения государственных органов

Как быть, если подотчетное лицо не возвращает неизрасходованный аванс?

Дата публикации 28.11.2018

Документ

Письмо УФНС России по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@

Комментарий

Неизрасходованные денежные средства, выданные под отчет, работник обязан вернуть организации. Поэтому организация должна принимать все предусмотренные законодательством меры для возврата (в частности, долг можно удержать из зарплаты). Следовательно, в общем случае указанные денежные средства не признаются доходом работника.

Однако если организация решила простить долг работнику по подотчетным суммам или этот долг она не может взыскать в связи с истечением срока исковой давности, то невозвращенные подотчетные суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Моментом получения такого дохода признается дата, с которой взыскание этих сумм стало невозможным. Удержать НДФЛ организация может из любых доходов, выплачиваемых работнику в денежной форме. Если удержать налог не представляется возможным (например, в связи с увольнением работника), то не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, организация обязана письменно сообщить работнику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

Подробнее о том, должен ли работодатель удержать НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм, см. в справочнике "Налог на доходы физических лиц".