Журналы документов предназначены, прежде всего, для визуальной группировки документов разных видов при просмотре. В 1С:Предприятии 8 в конфигурации можно создать несколько объектов метаданных "Журнал документов". В метаданных для журнала документов указывается, какие виды документов будут в него входить. Каждый документ может входить в один или несколько журналов или не входить ни в один журнал. Также в метаданных для каждого журнала может быть описано несколько граф. Графа журнала представляет собой перечень реквизитов документов разных видов, значения которых нужно отображать в одной колонке списка журнала.
Для каждого журнала система создает в базе данных таблицу, в которой хранятся ссылки документов тех видов, которые входят в журнал, а также продублировано соджержание документов, включенное в графы журнала, номера документов, пометка проведенности и т.п. При записи документа в базу данных система вносит записи в таблицы тех журналов, к которым относится данный документ или обновляет уже существующие там записи документа.
Исходя из описанного устройства журналов, можно выделить следующие технологические особенности их использования.
В файловом варианте информационной базы транзакционные блокировки устанавливаются на таблицу базы данных, поэтому параллельность работы с документами зависит от того, какие существуют в конфигурации журналы. Одновременно не может выполняться запись двух документов входящих в один журнал.
В клиент-серверном варианте, так как блокировки устанавливаются на уровне записей, наличие журналов не влияет на параллельность записи документов, кроме отдельных случаев, когда сервер баз данных повышает при записи уровень блокировки.
Таким образом, реализация журналов с большим количеством документов является проектным решением конкретной конфигурации и принимается исходя из назначения конфигурации и типовых способов работы пользователей. Такое решение является всегда компромиссом между дополнительными затратами системы на поддержание журнала и удобством использования. В большинстве случаев не следует создавать журналы, содержащие все виды документов конфигурации, а следует рассматривать создание журналов, включающих те или иные группы документов. В конфигурациях, содержащих относительно небольшое количество документов и рассчитанных на пользователей, имеющих некоторое представление о совокупности всех документов данной конфигурации, могут использоваться журналы с большим количеством видов документов, то есть включающие широкие группы документов, например все документы, отражаемые в бухгалтерском учете.
В более функционально наполненных конфигурациях такого представления у пользователей, как правило, нет, так как в них каждый пользователь работает только с некоторым подмножеством функциональности. Обычно при работе с такими конфигурациями стоят и более высокие требования к параллельности работы пользователей. В таких конфигурациях рекомендуется делать журналы с достаточно узким набором документов.
Также следует внимательно относиться к определению состава граф журналов. Рекомендуется создавать графы для отображения в журнале только наиболее существенной информации из документов.