Организации и предприниматели при расчетах за товары, работы, услуги должны применять онлайн-кассу, если иное не установлено законом (п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, далее – Закон № 54-ФЗ). В большинстве случаев кассовую технику необходимо использовать на месте расчета с покупателем (клиентом) (п. 1 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ). Однако в некоторых ситуациях закон разрешает оформлять чеки удаленно, например, через облачную кассу.
Что такое облачная касса?
Термин "облачная касса" в Законе № 54-ФЗ отсутствует. Обычно под этим понимают онлайн-кассу, которая находится в центре обработки данных, с доступом к ней через интернет. Продавец может приобрести собственную облачную кассу или арендовать ее, воспользовавшись услугами провайдера.
Как и в случае со стационарной кассой, продавцу потребуется заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и зарегистрировать облачную кассу в налоговой инспекции.
Схема работы следующая: клиент оплачивает товары, работы, услуги и данные о расчете передаются в облачную кассу. Далее она формирует кассовый чек с соответствующими реквизитами и направляет его через ОФД в ФНС России и покупателю на абонентский номер или e-mail. Бумажные кассовые чеки не печатаются.
Кто может использовать облачную кассу?
С помощью облачной кассы можно фискализировать как наличные, так и безналичные платежи в различных сферах деятельности. Ее могут принять (п.п. 5.1, 5.6, 5.8, 5.9, 5.10 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ):
- интернет-магазины;
- службы доставки;
- организации и ИП, оказывающие услуги (выполняющие работы) на выезде (например, клининговые услуги, работы по установке дверей, окон, сантехнические работы);
- в сфере ЖКХ – плата за жилое помещение и коммунальные услуги (только безналичные платежи);
- в сфере пассажирских перевозок;
- организации и ИП, осуществляющие вендинговую торговлю.
В большинстве случаев обязанность выдать (направить) кассовый чек пользователь может исполнить следующим образом (п. 2 и п. 5.7 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ):
- направить электронный кассовый чек на абонентский номер либо электронный адрес покупателя (клиента);
- направить в момент расчета покупателю (клиенту) на абонентский номер либо e-mail сведения о кассовом чеке (регистрационный номер ККТ, сумма, дата и время расчета, фискальный признак документа) и адрес сайта, где можно бесплатно скачать кассовый чек;
- продемонстрировать покупателю в момент расчета на телефоне, смартфоне или ином устройстве QR-код.
Что касается вендинговой торговли, то кассовый чек покупателю выдавать (направлять) не требуется, если продемонстрировать на дисплее QR-код (подробнее здесь).
Преимущества облачной кассы
Одну облачную кассу могут использовать сразу несколько сотрудников. Кассовая программа устанавливается на планшет или смартфон. Покупать отдельную кассу не нужно. Кроме того, провайдер:
- обеспечивает техническое обслуживание кассы, защиту данных;
- позволяет отслеживать операции по кассе через личный кабинет;
- гарантирует отправку фискальных документов в ФНС России.