Данная книга является руководством пользователя и предназначена для следующих категорий читателей:
■ специалисты в области внедрения прикладных решений;
■ сотрудники компаний, в которых внедряется автоматизированная система.
Предполагается наличие у читателя общего навыка работы с компьютерными программами и знание предметной области.
Документация является концептуальной и описывает общие принципы работы системы с учетом вариативности настроек и отражаемых бизнес-процессов.
Документация не является пошаговой инструкцией по отражению операций. В описании не акцентируется внимание на интуитивно понятных операциях и возможностях интерфейса, не связанных со спецификой функциональности, например, таких как способы открытия карточки элемента справочника, работа со списком документов и его настройка, создание нового документа и т.п. Документация может рассматриваться как основа для разработки пошаговых инструкций для пользователей с учетом специфики автоматизируемого предприятия специалистами, осуществляющими внедрение системы.
Управление современным предприятием должно быть гибким и эффективным. Достижение высоких экономических результатов с оптимальными затратами – одна из главных задач, решение которой способно повысить конкурентоспособность предприятия.
«1С:Комплексная автоматизация» — это программа для построения на предприятии единой информационной системы, охватывающей основные задачи управления и учета. Данное решение позволяет автоматизировать важнейшие области бизнеса: бухгалтерию, торговлю, склад, расчет зарплаты, кадровый учет. Использование инструментов прикладного решения позволяет обеспечить слаженную работу как подразделений внутри организации, так и с внешним окружением (клиенты, поставщики, конкуренты).
Программа ориентирована на использование в сфере малого и среднего бизнеса: в торговых предприятиях, на небольших производствах, в компаниях, оказывающих услуги. «1С:Комплексная автоматизация» наилучшим образом подойдет тем компаниям, которые используют в настоящий момент несколько отдельных продуктов, а также тем, чьи потребности в управлении и учете превысили возможности имеющихся информационных систем.
Прикладное решение позволяет обеспечить комплексное планирование, построить современную систему учета с высокой степенью детализации затрат, определить показатели управления и системы ответственности в рамках единого информационного пространства. Реализованы следующие функции:
■ Постановка целей – определение собственно целей и критериев, по которым можно оценить их достижение;
■ Планирование – представление целей предприятия в прогнозах и планах:
○ уточнение показателей, условий, требований и ограничений для планирования;
○ оперативное планирование;
○ тактическое и стратегическое бюджетирование;
■ Оперативный учет:
○ решение задач управления и взаимодействия с внешним окружением;
○ казначейство;
○ автоматизация продаж, закупок, складской деятельности;
○ управление обеспечением потребностей;
○ отражение фактов хозяйственной деятельности;
■ Мониторинг финансово-хозяйственной деятельности – контроль и анализ показателей деятельности предприятия;
■ Анализ – исследование отклонений фактических результатов деятельности от запланированных или типичных значений;
■ Кадровый учет и расчет зарплаты – управление персоналом и его мотивация;
■ Регламентированный учет – формирование отчетности для внешних пользователей;
Использование инструментов прикладного решения позволяет обеспечить слаженную работу как подразделений внутри организации, так и с внешним окружением (клиенты, поставщики, конкуренты).
Прикладное решение состоит из множества разделов, доступ к которым настраивается функциональными опциями в разделе НСИ и администрирование и зависит от прав пользователя. В каждой главе книги приводятся необходимые настройки опций для работы с той или иной функциональностью по разделам системы:
■ Главное – часто используемые справочники, документы и отчеты из разных разделов, описываются в разных главах;
■ Бюджетирование и планирование – описывается в главах Планирование и Бюджетирование;
■ CRM и маркетинг – описывается в главах Нормативно-справочная информация и Продажи;
■ Продажи – главы Продажи;
■ Закупки – глава Закупки;
■ Склад и доставка – главы Склад и Обеспечение потребностей;
■ Производство – главы Производство и Давальческая схема производства;
■ Кадры – глава Кадровый учет и расчет заработной платы;
■ Зарплата – глава Кадровый учет и расчет заработной платы;
■ Казначейство – глава Казначейство;
■ Финансовый результат и контроллинг – главы Управленческий учет затрат и финансовый результат и Отчеты и мониторинг;
■ Внеоборотные активы – глава Внеоборотные активы;
■ Регламентированный учет – глава Регламентированный учет;
■ НСИ и администрирование – главы Нормативно-справочная информация, Сервисные возможности и Ввод начальных остатков.
Программа обладает широкими возможностями настройки под нужды конкретного предприятия и пользователя. Внешний вид и состав реквизитов объектов зависят от настроек. В связи с этим приведенные на рисунках виды интерфейсных форм могут отличаться от вида соответствующего объекта на экране в процессе работы.
Для того чтобы не запутаться во всех полезных материалах, которые есть по 1С:ERP рекомендуем:
● Доклад методиста 1С «1000 материалов о 1С:ERP – когда есть вопросы, где найти ответы?»: https://www.youtube.com/watch?v=q2JORG6Y45Q
● Сервис, где собраны все материалы по продукту: https://uc1.1c.ru/erp-materials/
● Аналог сервиса, таблица всех материалов: https://releases.1c.ru/additional_file?nick=EnterpriseERP20&path=Enterprise20%5cExtrafiles%5cLinks_10022020.xlsx
Помимо данного руководства также рекомендуется изучить:
■ встроенную справку программы, раскрывающую назначение объектов системы и описывающую использование элементов управления;
■ документацию по платформе «1С:Предприятие 8»;
■ руководство пользователя по интерфейсу «Такси» https://its.1c.ru/db/v83doc#browse:13:-1:4;
■ книгу «1С:Предприятие 8. Управление торговыми операциями в вопросах и ответах» и ее электронную версию в ИТС http://its.1c.ru/db/utovio;
■ ответы на типовые вопросы http://its.1c.ru/db/answers1c;
■ презентации и доклады разработчиков http://v8.1c.ru/erp/info/;
■ очные курсы учебного центра http://1c.ru/rus/partners/training/uc1/;
■ дистанционные видео курсы http://edu.1c.ru/;
■ раздел учебного центра с видео докладов и вебинаров «Материалы по 1C:ERP» https://uc1.1c.ru/erp-materials/.
Подробный список полезных ссылок см. в главе Полезные методические материалы.
Процесс построения информационной системы предприятия – это комплексное решение методологических, технических и организационных задач. Он требует наличия знаний как в области методологий и практик управления современным предприятием, так и методологий и практик, заложенных в прикладном решении.
Проект создания информационной системы на предприятии успешен, если он сочетает потребности в автоматизации бизнеса заказчика с методологией и практиками, заложенными в прикладном решении, и технологическими особенностями платформы «1С:Предприятие 8», а также использует методики проектного управления участниками процесса автоматизации.
Фирмой «1С» разработаны технологии управления для эффективной организации проектов внедрения информационных систем на базе платформы «1С:Предприятие 8». Индустриальные подходы к управлению проектами позволяют сэкономить время и ресурсы в проектах внедрения за счет типовых базовых элементов жизненного цикла проекта: выходной продукции по проекту, описания выполнения ключевых процессов, шаблонов проектной документации и т. д. Предлагаются три технологии:
■ 1С:Технология стандартного внедрения («1С:ТСВ») – технология, ориентированная на небольшие объемы проектных работ и содержащая некоторые базовые элементы управления проектом.
■ 1С:Технология быстрого результата («1С:ТБР») – базовая технология, основанная на agile-подходе, подходит для проектов внедрения типовых и отраслевых решений на платформе «1С:Предприятие 8».
■ 1С:Технология корпоративного внедрения («1С:ТКВ») – «классическая» проектная технология, ориентированная на проекты разработки и масштабные проекты внедрения решений на платформе «1С:Предприятие 8».
Технологии управления проектами фирмы «1С» подробно описаны на сайте https://consulting.1c.ru/technologies/ и позволяют организовать эффективный и результативный процесс запуска информационной системы в зависимости от масштабов проекта, размера объекта автоматизации, внедряемого программного продукта, количества заинтересованных сторон, объемов доработок типового или отраслевого решения и ряда других факторов.
Необходимыми условиями успеха проекта автоматизации являются знакомство всех участников проектной команды со стороны будущих пользователей прикладного решения и специалистов команды внедрения с технологиями управления проектов, выбор подходящей технологии и ее неукоснительное соблюдение.
Полезным пособием для всех участников проекта внедрения со стороны заказчика и исполнителя будет книга «Введение в управление проектами внедрения ERP-систем».
Информация о внедрениях, которыми занимаются фирмы-франчайзи, публикуется в справочнике внедренных решений http://www.vnedr.1c.ru и на сайте http://v8.1c.ru/. Более подробная информация о внедрениях приведена в пресс-релизах, которые опубликованы на сайте фирмы «1С» http://v8.1c.ru/info/press/.
Эта информация предоставляется партнерами добровольно и только с разрешения клиента, так что здесь представлена лишь малая часть реальных внедрений. Мы надеемся, что после успешного внедрения прикладного решения в вашей организации оно тоже попадет в справочник внедренных решений.
Программа динамично развивается – как в связи с изменениями законодательства, так и в связи с добавлением новых и совершенствованием существующих возможностей по пожеланиям пользователей. В связи с этим возможности и интерфейсы актуальной версии программы могут незначительно отличаться от рассмотренных в документации.
Более подробное иллюстрированное описание изменений в новых версиях доступно на сайте ИТС в разделе Технологическая поддержка прикладных решений – Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие http://its.1c.ru/db/updinfo и в дистрибутиве в файле «Изменения и дополнения к документации.pdf».
Детальное описание изменений в метаданных конфигурации между версиями, полезное для специалистов, занимающихся внедрением и поддержкой системы, приведено в дистрибутиве в папке «Отчет об изменениях метаданных» в файлах формата mxl:
■ без группировки;
■ по метаданным;
■ по техническим проектам.
Данные отчеты содержат описания изменений в метаданных, произошедших в процессе разработки и развития функциональности, относительно предыдущей редакции. Наличие этой информации позволяет лучше понять природу изменений метаданных при обновлении и объединении конфигураций, содержащих проектные модификации.
На проектах внедрения, часто бывает потребность получить новую функциональность как можно раньше и соотнести планы проекта с планами на развитие версии со стороны ее поставщика – фирмы «1С».
Мы публикуем ознакомительные версии системы по готовности функционала заранее, до присвоения версии конфигурации финального статуса.
Получить такую сборку можно по ссылкам после таблицы списка версий в пункте Версии для тестирования:
https://releases.1c.ru/project/ARAutomation20
Подробное описание нового в ознакомительной версии публикуется ближе к моменту присвоения ей финального статуса в разделе ИТС Информация об обновлениях программных продуктов - 1С:Комплексная автоматизация 2. Информация об обновлениях.
Планы развития на долгосрочную перспективу не публикуются, однако партнеры в рамках партнерских семинаров и все пользователи в рамках публичных мероприятий фирмы «1С» (1С:Лекторий, Бизнес-форум 1C:ERP) могут ознакомиться предвариательными планами развития в рамках официальных докладов руководителей направления разработки прикладного решения.
Презентации партнерских семинаров публикуется на сайте https://regevent.1c.ru. Презентации бизнес-форума 1C:ERP публикуются на сайте https://1c.ru/bf/ в разделе "Архив материалов".
После установки новой пустой информационной базы выполняется начальное заполнение предопределенных данных при первом запуске.
После инициализации данных будет запрос на подключение к ИТС, что позволит получать обновления, загружать курсы и классификаторы, пользоваться сервисами 1С, обращаться на линию консультаций прямо из системы.
Уточнить параметры подключения можно позднее в НСИ и администрирование – Администрирование – Интернет поддержка и сервисы – Настройки интернет поддержки.
На начальной странице выводятся текущие дела и новости.
Вид начальной страницы можно настроить, добавляя и удаляя формы через Меню – Настройки – Настройка начальной страницы.
Состав доступных для начальной страницы форм зависит от включенных опций.
В Текущие дела для новой базы система сразу же информирует о необходимости загрузки актуальных классификаторов (для загрузки из Интернет потребуется авторизация ИТС) и рекомендует настроить резервное копирование.
Регулярное создание резервных копий рабочей базы предприятия гарантирует бесперебойную работу компании в случаях программных и аппаратных сбооев. Подробнее о настройке см. Резервное копирование информационной базы.
Внешний вид, заголовок окна и надпись на панельке в панели задач операционной системы можно настроить.
Следует указать заголовок программы в НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки – Заголовок программы. Заголовок должен отличаться в рабочей и тестовой базах, позволять их различать, чтобы избежать ошибок пользователей, когда у них будет открыто несколько баз одновременно.
Систему можно «раскрасить» в корпоративные цвета за счет настройки корпоративного стиля. Это делается в расширениях (разработчиком), которые можно подключить через НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения. Применяя то или другое расширение, можно менять стиль прикладного решения, не меняя саму конфигурацию (не снимая ее с поддержки).
В расширениях можно, например, создавать собственные стили, заимствовать и переопределять стили конфигурации. Кроме этого в расширении можно переопределять свойства конфигурации, содержащие картинки. Это такие свойства, как:
■ Картинка основного раздела;
■ Логотип;
■ Заставка.
Это позволяет оформить систему в соответствии с принятыми корпоративными стилями, вписать систему автоматизации в бизнес-процессы компании, как инструментарий даже внешне соответствующий компании.
Для начала работы с базой необходимо настроить минимальный набор нормативно-справочной информации (НСИ) и настроить функциональные опции различных режимов работы конфигурации.
В панели НСИ и администрирование – НСИ – Сведения о предприятии нужно заполнить:
■ Организацию – подробнее см. Организации;
■ Банковский счет – подробнее см. Банковские счета организаций;
■ Кассу (если требуется и есть наличные расчеты) – подробнее см. Кассы предприятия;
■ Валюту – подробнее см. Валюты учета;
■ Склад – подробнее см. Склад.
Если организаций несколько, несколько складов и будут использоваться расчеты в валюте, то необходимо включить опции:
■ НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Несколько организаций;
■ НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Несколько валют;
■ НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Несколько складов.
После включения опций нескольких складов и организаций пункт НСИ и администрирование – НСИ – Сведения о предприятии скроется и заменится на отдельные пункты организаций, складов, банковский счетов и касс в НСИ и администрирование – НСИ.
Для всех организаций необходимо настроить учетную политику для бухгалтерского и налогового учета, настроить регистрацию в налоговом органе.
Важно отметить, что период действия учетной политики должен быть с месяца ввода остатков, чтобы к документам ввода остатков применялись эти же настройки. Иначе, например, при использовании ПБУ 18/02 во вводе остатков в проводках не будет ВР и ПР. Так, если начало учета планируется с 01.01.2022, а остатки вводятся на 31.12.2021, то действие учетной политики должно начинаться с декабря, то есть с 01.12.2021.
Закрытие месяца в периоде ввода остатков не требуется, остатки вводятся с соблюдением правила баланса и дополнительные операции закрытия месяца исказят финансовый результат. Подробнее про ввод остатков см. главу Ввод начальных остатков.
Если организаций несколько, то рекомендуется настроить разные префиксы для документов, это делается в форме справочника организаций в поле Префикс.
В НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие необходимо указать График работы предприятия, добавить и настроить графики можно там же по ссылке Производственные календари.
Изменять валюты после начала ведения учета не рекомендуется. Суммы по уже проведенным документам останутся без изменений и будут трактоваться в новой указанной валюте, что даст искажения (сложение разновалютных сумм). Поэтому выбор валюты для управленческого учета – важное решение, которое нужно принять и настроить до начала ввода документов в систему.
По управленческому учету возможно формирование управленческой отчетности, включающий Управленческий баланс и отчет Доходы и расходы. Опция НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат – Формировать управленческий баланс включена по умолчанию и отвечает за ведения упрощенного управленческого баланса без использования плана счетов.
Для полноценного учета по прочим операциям необходимо включить опцию НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Учитывать прочие активы и пассивы.
Ведение регламентированного учета включено по умолчанию и определяется опцией НСИ и администрирование – Регламентированный учет – Отражение операций – Регламентированный учет.
Если система используется только для управленческого учета и автоматизации бизнес-процессов компании, а бухгалтерский учет ведется во внешней программе с настроенным обменом, то регламентированный учет можно отключить.
Для корректного ведения регламентированного учета с использованием прочих доходов и расходов и сумм в регламентированной валюте по ним должны быть включены опции в НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат:
■ Учитывать прочие доходы и расходы;
■ Прочие доходы и расходы в валюте регл. учета.
Эти опции включены по умолчанию и их нельзя отключить, если используется регламентированный учет.
Для гибкой настройки детализации учета по плану счетов рекомендуется включить Группы настроек финансового учета в НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат.
Подробнее о настройке и формировании проводок см. видеоурок Отражение документов в регламентированном учете: настройка информационной базы, формирование проводок, контроль операций и главу Регламентированный учет.
Существует возможность ведения управленческого учета на регламентированном плане счетов. За это отвечает опция Управленческий учет на регламентированном плане счетов в разделе НСИ и администрирование – Регламентированный учет – Отражение операций. Подробнее см. Управленческий учет на плане счетов РСБУ.
В разделе опций НСИ и администрирование – Регламентированный учет – Сервисные функции есть возможность включить Ручное изменение проводок документов и Проверку документов. Эти опции можно настроить позднее, поняв их необходимость в практике использования системы.
У большинства компаний используется учет внеоборотных активов, он включен по умолчанию в системе, за это отвечает опция НСИ и администрирование – Внеоборотные активы – Учет внеоборотных активов.
Нужно проверить и включить опции, которые по умолчанию выключены:
■ Объекты строительства – если используется капитализация расходов по 08.03 счету;
■ Лизинг – если есть операции по имуществу, полученному в лизинг;
■ Учет платежей в системе «Платон» - требуется оформление документов по отчету операторов системы Платон;
■ НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Дополнительная информация – Драгоценные металлы и камни - возможность вести учет драгоценных материалов в составе номенклатуры и основных средств.
Любая компания оперирует товарными запасами или оказывает услуги, поэтому важной НСИ является ведение номенклатурных справочников и настройка складских операций.
Опции управления складом находятся в НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка.
Для новой базы необходимо проанализировать потребность и настроить по необходимости опции:
■ Склад - Несколько складов – если используется более одного склада;
■ Склад – Ордерные склады – применение ордерной схемы документооборота на складах;
■ Доставка – Управление доставкой – возможность указывать варианты доставки в документах отгрузки (Заказ клиента, Реализация товаров и услуг), определять зоны доставки, формировать задания на перевозку с учетом грузоподъемности транспортных средств и зон доставки. Подробнее см. Доставка товаров;
■ Перемещение товаров – Перемещение товаров – оформление документов перемещения между складами;
■ Перемещение товаров – Заказы на перемещение – управление перемещением через заказы;
■ Внутренне потребление товаров – Внутренне потребление – списание ТМЦ на расходы или передача ТМЦ в эксплуатацию;
■ Внутренне потребление товаров – Заказы на внутреннее потребление – управление потреблением ТМЦ через заказы;
■ Внутренне потребление товаров – Прочее оприходование товаров – оформление операций возврата товаров и прочие поступления ТМЦ на склад;
■ Сборка (разборка) товаров – Сборка (разборка) – операции по сборке или разборке комплектов из составных частей ТМЦ;
■ Сборка (разборка) товаров – Заказы на сборку (разборку) – управление сборкой (разборкой) через заказы;
■ Обеспечение потребностей – Обособленное обеспечение заказов – фиксация и обеспечение потребностей по товарам и работам в заказах. Подробнее см. Обеспечение потребностей.
Настройки, отвечающие за финансовый учет товаров, находятся в НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг:
■ Учет товаров – Передачи товаров между организациями – использование механизма межфирменных продаж (итнеркампани). Подробнее см. Межфирменные продажи;
■ Учет товаров – Распределение дополнительных расходов по выбывшим товарам - включает распределение расходов на себестоимость выбывших товаров в прошлых периодах. Такое распределение выполняется для статей расходов с типом расходов Расходы по приобретению товаров, и аналитикой расходов - документами, относящимися к прошлым периодам;
■ Учет товаров – Учет себестоимости ведется с - включает возможность ведения учета себестоимости начиная с определенного периода. Опция включена по умолчанию и нужна для полноценного финансового учета. Ее отключение и включение с какой-то даты – это поддержка поэтапного ввода системы в эксплуатацию.
■ Обособленный учет себестоимости - возможность ведения обособленного учета себестоимости по назначениям, по сделкам, по подразделениям или менеджерам.
Практика по настройке номенклатурной НСИ рассмотрена в видеоуроке Подготовка структуры номенклатурного справочника в примерах и статьях Разработка структуры номенклатурного справочника и Топология склада.
В процессе внедрения системы, выявления потребностей учета и управления продажами и закупками в компании необходимо проверить и настроить опции в НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов:
■ CRM и маркетинг – Настройки CRM – Независимо вести партнеров и контрагентов – вести независимо управленческую и юридическую структуру поставщиков, клиентов и прочих контрагентов;
■ Продажи – Оптовые продажи – Договоры с клиентами – ведение расчетов в разрезе договоров клиентов;
■ Продажи – Оптовые продажи – Использование соглашений с клиентами – типовые и индивидуальные настройки продаж;
■ Продажи – Заказы клиентов – учет и управление запросами клиентов на поставку товаров и услуг. Подробнее см. Заказы клиентов;
■ Продажи – Оказание агентских (комиссионных) услуг – оказание агентских услуг по закупке, продаже товаров или услуг. Подробнее см. Оказание агентских (комиссионных) услуг;
■ Продажи – Розничные продажи – применение торгового оборудования, настройки розничных продаж, подарочные сертификаты. Подробнее см. Розничные продажи;
■ Закупки – Соглашения и договоры с поставщиками – ведение соглашений и расчетов в разрезе договоров поставщиков;
■ Закупки – Заказы поставщикам – учет собственных запросов поставщикам на поставку товаров и услуг. Подробнее см. Заказы поставщикам;
■ Учет НДС, импорт и экспорт – Регистрация и контроль номеров ГТД – возможность регистрации номеров ГТД в приходных документах;
■ Учет НДС, импорт и экспорт – Импорт – оформление таможенных деклараций по импорту;
■ Учет НДС, импорт и экспорт – Экспорт – оформление таможенных декларация для целей учета НДС.
За финансовый результат и управление денежными средствами отвечают опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов:
■ Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат – Финансовый результат по направлениям деятельности – распределение или обособление доходов и расходов компании по направлениям деятельности. Подробнее см. Финансовый результат по направлениям деятельности;
■ Казначейство и взаиморасчеты – Денежные средства – Договоры кредитов и депозитов – расчеты и учет по привлекаемым кредитам и займам, депозитам и займам выданным. Подробнее см. Кредиты, депозиты, займы;
■ Казначейство и взаиморасчеты – Денежные средства – Платежи в валюте и валютный контроль – валютные платежи и учет документов валютного контроля. Подробнее см. Валютные операции и валютный контроль;
■ Казначейство и взаиморасчеты – Планирование и контроль денежных средств – ведение платежного календаря, учет заявок на расходы, контроль лимитов расхода. Подробнее см. Планирование и контроль денежных средств;
■ Казначейство и взаиморасчеты – Подотчетники – заявки на командировки, статусы авансовых отчетов, контроль выдачи подотчет в разрезе целей, интеграция с сервисом бронирования Smartway. Подробнее см. Расчеты с подотчетными лицами.
Настройки, отвечающие за учет и управление производством, задаются в НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов:
■ Производство – Переработка на стороне подробнее см. Производство на стороне;
■ Производство – Производство - подробнее см. Производство.
Учет зарплаты и кадров настраивается в НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Зарплата и НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Кадры. Подробнее см. Кадровый учет и расчет заработной платы.
Для планирования запасов (планы продаж, закупок и прочие) необходимо включить НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование. Подробнее см. Планирование.
Если предполагается расширенное финансовое планирование с гибкой настройкой бюджетных форм и модель бюджетирования из множества планов и мастер-бюджетов (БДДС, БДР, Баланс), то необходимо включить опции в НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование. Подробнее см. Бюджетирование.
Инициализация новой базы включает в себя настройку доступа к ней для сотрудников компании, которым предстоит работать с данными системы. Создание новых пользователей и настройка их прав доступа осуществляется в НСИ и администрирование – Администрирование – Настройка пользователей и прав:
■ Пользователи – Пользователи – настройка списка пользователей;
■ Пользователи – Настройка входа – сложность пароля, срок его действия, ограничение работы неактивных пользователей;
■ Внешние пользователи – Разрешить доступ внешним пользователям – доступ в систему сотрудников контрагентов, для работы в режиме самообслуживания;
■ Группы доступа – настройка доступа к конкретным функциям системы и разделение доступа на уровне записей. Подробнее см. Управление доступом;
■ Персональные настройки пользователей – управление настройками отчетов, внешнего вида форм системы, копирование настроек;
■ Даты запрета изменения – настройки защиты данных, начиная с указанной даты: в целом, по разделам и по пользователям. Подробнее см. Дата запрета изменения данных;
■ Защита персональных данных – настройки под требования Федерального закона 152-ФЗ «О персональных данных».
Список активных пользователей системы доступен в НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Активные пользователи.
Ограничить работу пользователей на время обновления системы или иных сервисных мероприятий можно настройкой НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Блокировка работы пользователей.
В системе существует возможность установки обновлений или патчей с исправлением ошибок без полноценного обновления всей конфигурации. Это позволяет поддерживать версию в актуальном состоянии и оперативно исправлять обнаруженные ошибки. Настройка осуществляется в пункте НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Обновление программы.
Сами исправления публикуются по релизам в карточке конфигураций на ресурсе обновления программ https://releases.1c.ru/total.
Подробнее о настройках и применения обновлений см. статью Обновление конфигурации.
Настроить автоматическую проверку обновлений конфигурации и расписание автоматической загрузки патчей можно в НСИ и администрирование – Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Обновление версии программы.
В процессе обновления конфигурации возможно изменение структуры данных, выполняется обработка исторических данных.
Обработчики обновления делятся на:
■ монопольные - выполняются последовательно, в базе работать в этот момент нельзя;
■ фоновые - могут выполняться отложено, параллельно с работающими пользователями.
Процесс обновления монопольных обработчиков при запуске системы.
Проверить результат отработки обработчиков обновления можно в пункте НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Обновление программы – Результаты обновления и дополнительная обработка данных. Там же через опцию Детализировать ход обновление в журнале регистрации можно настроить подробное логирование процесса обновления.
Пока не отработали все фоновые обработчики работа некоторых отчетов и исторических документов может быть ограничена – в них будет предупреждение, что данные еще не актуальны.
Журнал регистации с результатами можно посмотреть по команде Техническая информация о результатах обновления или из НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Журнал регистрации. Подробнее о журнале регистрации см. статью Просмотр и контроль журнала регистрации.
К регулярным действиям по обслуживанию системы относятся так же:
■ Регламентные операции – настройка фоновых заданий на расчеты, загрузку курсов и иные действия, управление итогами и агрегатами по регистрам базы данных;
■ Блокировка работы пользователей - для администратора предусмотрена возможность завершать работу пользователей и блокировать вход в программу на определенный период времени, необходимый для обслуживания системы;
■ Удаление помеченных объектов - пользователи могут помечать данные на удаление, а не сразу удалять записи из базы (предотвращает возможную порчу данных). Помеченные на удаление объекты безвозвратно удаляются администратором системы;
■ Отчеты и обработки – Отчеты администратора – контроль активности пользователей и другие отчеты администратора;
■ Резервное копирование и восстановление - настройка периодического создания резервных копий информационной базы и восстановление базы из копии;
■ Корректировка данных – групповое изменение объектов меняет значения реквизитов у выбранных объектов определенного типа, поиск и удаление дублей, проверка ссылочной целостности базы;
■ Оценка производительности - в состав программы включены механизмы для сбора и анализа данных о производительности работы по методике APDEX, которая является международным стандартом оценки производительности информационных систем.
После развертывания копии базы по другому адресу в ней автоматически устанавливается режим [КОПИЯ], останавливается выполнение взаимодействия с внешними ресурсами и отправка почты. Это необходимо, чтобы исключить рассылку информации по копии базы, что задублирует и исказит работу с рабочей базой.
Отключить режим копии базы можно в НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Разблокировать работу с внешними ресурсами.
С версии 2.5 завершена поддержка механизмов предыдущих версий:
■ ● Внеоборотные активы 2.2;
■ ● Партионный учет 2.1;
■ ● Учетная политика – ФИФО (взвешенная оценка);
■ ● Производство 2.1;
■ ● Офлайн взаиморасчеты.
В информационных базах, обновленных с версии 2.4, в которых использовались указанные режимы документы и сама функциональность этих режимов сохраняется.
В новых базах версии 2.5. выбора старых опций нет, они скрыты изначально.
Для повышения отдачи от системы автоматизации следует настроить ее совместную работу с другими программными средствами и Интернет-сервисами.
Интеграция с другими системами настраивается в НСИ и администрирование – Настройка интеграции:
■ Интеграция с «1С:Документооборотом» – настройка работы системы совместно с 1С:Документооборот;
■ Синхронизация данных - осуществляется настройка синхронизации данных с другими программами и организация совместной работы в распределенной информационной базе (РИБ);
■ Обмен электронными документами - используется для настройки параметров обмена электронными документами;
■ Электронная подпись и шифрование - настройки сертификатов и программ, используемых для подписания и шифрования;
■ Обмен с банками – настройка прямого обмена с банками через сервис 1С:ДиректБанк;
■ Обмен с контрагентами - возможность обмена электронными документами с электронной подписью через сервисы 1С-ЭДО;
■ Сервис 1С:Бизнес-сеть – настройка взаимодействия поставщиков и покупателей друг с другом с использованием облачного сервиса 1С:Бизнес-сеть;
■ Сервис 1С:Номенклатура – централизованная база стандартизованных описаний товаров и услуг, которая позволяет облегчить поставщикам и покупателям идентификацию и поиск товаров;
■ Интеграция с Яндекс.Кассой - упрощение взаиморасчетов между продавцом и покупателем через сервис Яндекс.Касса;
■ Обмен с сайтом - механизм создания, публикации готовых сайтов и обмен с ними 1С-UMI;
■ Интеграция с 1С:Заказы - мобильное приложение 1С:Заказы предназначено для менеджеров по продажам или торговых представителей, которым необходимо принимать заказы от клиентов мобильно, вне офиса.
Важными для предприятий торговли маркируемыми товарами является интеграция с системами маркировки, они представлены в НСИ и администрирование – Администрирование:
■ Интеграция с ГИСМ (изделия из меха);
■ Интеграция с ВетИС (Меркурий);
■ Интеграция с ИС МП (обувь, одежда, табак).
Подробнее см. в статье Взаимодействие с государственными информационными системами.
Для просмотра отчетов и показателей из Монитора целевых показателей на мобильных устройствах настраивается интеграция с мобильным приложением 1С:Монитор ERP.
Помимо интеграции с другими системами для торговых компаний важным является Подключение и настройка торгового оборудования. За эту настройку отвечает пункт НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование.