Организация может выдавать сотрудникам (или иным лицам, с которыми у организации правовые отношения) наличные денежные средства под отчет для приобретения ТМЦ, оплаты услуг, на служебную командировку и др.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации, представить авансовый отчет по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией, о произведенных расходах с приложением к нему подтверждающих документов (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.) (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
На основании утвержденного руководителем авансового отчета отражаются в учете приобретенные ТМЦ, выполненные работы, оказанные услуги, а также производятся расчеты с подотчетным лицом. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации), перерасход компенсирует организация (выдает из кассы (перечисляет) на банковский счет подотчетного лица).
Приобретенные работником ГСМ являются запасами организации и принимаются к учету на основании утвержденного авансового отчета подотчетного лица по фактической стоимости приобретения без учета НДС, выделенного в кассовом чеке (пп. "а" п. 3, п. 9, пп. "а" п. 11, п. 12 ФСБУ 5/2019 "Запасы").
Списание ГСМ производится на основании актов на списание и путевых листов, содержащих обязательные реквизиты первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Фактический расход топлива для списания в расходы определяется на основании данных о пробеге автомобиля из путевых листов.
Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя. При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.
Если нормы не установлены, то фактически потребленные ГСМ на основании путевых листов списываются в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
Если подотчетное лицо не является работником организации, вместо счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" используется счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Для целей налога на прибыль стоимость запасов (в том числе ГСМ) определяется исходя из цен их приобретения (за минусом НДС и акцизов) и иных затрат, связанных с приобретением (п. 2 ст. 254 НК РФ).
Расходы на приобретение ГСМ организация вправе учитывать в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они являются экономически обоснованными, документально подтвержденными и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальным подтверждением расхода ГСМ является путевой лист.
Если организация самостоятельно разработала нормы расхода ГСМ для бухгалтерского и налогового учета и при этом фактический расход топлива превышает норматив, обосновать экономическую целесообразность сверхнормативных расходов не удастся (письма Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).
НДС при приобретении запасов принимается к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры поставщика (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
При отсутствии счета-фактуры, выставленного на организацию, выделенная в кассовом чеке сумма НДС к вычету не принимается и относится на расходы, не учитываемые для целей налогообложения (письма Минфина России от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, от 13.08.2018 № 03-07-11/57127).
Приобретение ГСМ по авансовому отчету отражается документом "Авансовый отчет" (раздел "Банк и касса" – "Авансовые отчеты"), списание – документом "Расход материалов" с видом операции "Использование материалов" (раздел "Склад" – "Расход материалов (Требования-накладные)").
Пошаговая инструкция: