Для оформления электронной транспортной накладной (далее - ЭТрН) грузоотправителю необходимо выполнить следующие действия:
- Сформировать, подписать и отправить информацию грузоотправителя.
- Получить информацию перевозчика и грузополучателя.
Формирование, подписание и отправка информации грузоотправителя
Формат электронной транспортной накладной (далее - ЭТрН) утвержден приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ "Об утверждении форматов электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда" (далее – Приказ № 1065).
Обмен электронной транспортной накладной производится в соответствии с Правилам обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, направления таких документов и сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, а также представления иной информации, связанной с обработкой таких документов и сведений, из информационной системы электронных перевозочных документов в государственную информационную систему электронных перевозочных документов по запросу оператора государственной информационной системы электронных перевозочных документов, утв. постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (далее - Правила обмена).
Если организация ООО "1С-ПАБЛИШИНГ" (грузоотправитель) для перевозки груза контрагенту ООО "1С-СОФТ" (грузополучатель) согласно заключенному договору поставки пользуется услугой по перевозке ООО "ФРАНЧАЙЗАРИУМ" (перевозчик) и применяет ЭТрН, то ей необходимо из формы "Настройки ЭДО", находясь на закладке "Настройки отправки" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму "Настройки отправки документов" и проверить наличие флажка в строке для документа "Электронные транспортные накладные" (рис. 1).
Рис. 1
В графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" необходимо уточнить применяемый порядок обмена ЭТрН (рис. 2).
Согласно Приказу № 1065 и Правилам обмена:
- флажок "Ожидать ответную подпись" должен быть установлен в обязательном порядке;
- флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если формирование извещения о получении предусмотрено условиями договора, заключенного между грузоотправителем и перевозчиком (п. 9 Приложения № 1 к Правилам обмена).
Рис. 2
Оформления ЭТрН производится из документа учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 3) (раздел Продажи - подраздел Продажи).
До начала формирования ЭТрН в документе "Реализация (акт накладная, УПД)" гиперссылка в строке, отражающей этапы оформления и обмена ЭТрН (строка "Электронная транспортная накладная"), будет содержать значение Создать документ.
Для формирования ЭТрН(информация грузоотправителя) необходимо перейти в специальную форму "Электронная транспортная накладная" (рис. 4):
- по гиперссылке Создать документ из строки "Электронная транспортная накладная";
- по команде Создать электронную транспортную накладную из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 3).
В открывшейся форме сверху под кнопками располагается информационная лента, которая отражает основные этапы обмена ЭТрН: "Оформление" - "Погрузка" - "Приемка" - "Разгрузка". При этом пройденные этапы отмечаются желтым кругом, текущий этап - серым кругом с желтой окантовкой, предстоящие этапы - серым кругом.
В процессе движения груза этапы обмена ЭТрН ("Оформление" - "Погрузка" - "Приемка" - "Разгрузка") будут дублироваться в строке "Электронная транспортная накладная" документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 3).
Из состояния информационной ленты видно, что в данном случае идет первый этап обмена ЭТрН - "Оформление", во время которого происходит формирование файла ЭТрН(информация грузоотправителя).
Рис. 4
В открывшейся форме грузоотправителю необходимо внести все необходимые сведения о предстоящей перевозке груза, установленные Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (далее - Правила перевозок). Все обязательные для заполнения сведения отмечены красной гиперссылкой.
Так, в строке "Сведения о грузе" следует по гиперссылке Заполнить открыть соответствующую форму "Сведения о грузе" и внести необходимые сведения (рис. 5).
Рис. 5
Также необходимо указать обязательные сведения о перевозчике, водителе, транспортном средстве, а также отметку о приемке груза перевозчиком (рис. 6).
После записи документу будет присвоены номер и дата.
По кнопке Отправить (рис. 6) файл ЭТрН(информация грузоотправителя) подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) грузоотправителя и направляется оператору информационной системы электронных перевозочных документов грузоотправителя (далее - оператору ИСЭПДГО) для передачи перевозчику через оператора перевозчика (оператора ИСЭПДПЕР), а также в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (далее - ГИСЭПД).
По кнопке 
можно
просмотреть и распечатать сформированную информацию грузоотправителя (рис. 7).
Рис. 7
Сформированная ЭТрН(информация грузоотправителя) до отправки будет также отражаться в папки "Создать" списка исходящих документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 8).
Если из списка документов "Текущие дела ЭДО" применить кнопку Создать, пописать и отправить, то через форму "Помощник обработки документов" нужно перейти в форму "Электронная транспортная накладная", откуда выполнить отправку по кнопке Отправить, как было продемонстрировано на рис. 6.
Рис. 8
После направления файла ЭТрН(информация грузоотправителя) оператору ИСЭПДГО документ перекладывается в папку "На контроле" списка исходящих документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 9).
Просмотреть содержимое файла ЭТрН(информация грузоотправителя) (рис. 10) можно, дважды щелкнув по активной строке:
- из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 9);
- из списка документов "Архив ЭДО".
Получение информации перевозчика и грузополучателя
В процессе выполнения перевозки грузоотправитель должен получить:
- извещение перевозчика о получении направленной грузоотправителем информации (по согласованию сторон) либо уведомление об уточнении;
- информацию перевозчика о принятии груза к перевозке - ЭТрН(информация перевозчика о приеме груза к перевозке);
- информацию перевозчика о переадресовке или о замене водителя/ТС - ЭТрН (информация перевозчика о заменах водителя (водителей) и (или) транспортного средства) (является опциональной);
- информацию грузополучателя о полной (частичной) приемке груза - ЭТрН(информация грузополучателя);
- информацию перевозчика о полной (частичной) выгрузке груза - ЭТрН(информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю);
- информацию перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя (первичный документ о факте хозяйственной жизни) - ЭТрН(информация перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки) (является опциональной).
Получение электронных документов осуществляется в обычном порядке:
- по кнопке Отправить и получить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 9);
- по кнопке
из формы просмотра файла ЭТрН(информация грузоотправителя) (рис. 10).
После передачи файла обмена ЭТрН(информация грузоотправителя) грузоотправитель получает от перевозчика информацию о принятии груза к перевозке - файл ЭТрН(информация перевозчика о принятии груза к перевозке) (рис. 11).
Рис. 11
После вручения груза перевозчиком грузополучателю грузоотправитель получит подтверждающую информацию (файлы ЭТрН(информация грузополучателя) и ЭТрН(информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю)).
В форме просмотра содержимого ЭТрН будет отражена вся информация, сформированная участниками перевозки в процессе обмена ЭТрН (рис. 12).
Если в процессе обмена ЭТрН формировалась дополнительная опционная информация (в данном примере - информация перевозчика о заменах водителя (водителей) и (или) транспортного средства), то данные файлы также поступят грузоотправителю и будут отражены в форме просмотра (рис. 12).
Если между грузоотправителем и перевозчиком есть договоренность о том, что ЭТрН будет использоваться также в качестве первичного учетного документа для оформления факта оказания услуги по перевозке груза (для документирования факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате исполнения договора перевозки груза), то грузоотправитель дополнительно:
- получит от перевозчика файл ЭТрН (информация перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки);
- сформирует и отправит перевозчику файл ЭТрН(информация грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки).
Рис. 12
На этом обмен ЭТрН у грузоотправителя будет завершен. Документ ЭТрН будет перемещен в папку "Ознакомиться" списка документов "Текущие дела ЭДО" с размещением в графе "Состояния ЭДО" информации о том, что обмен завершен (рис. 13).
Рис. 13
