Электронный документооборот

Получение электронного УПД по договору с особым условием перехода права собственности в "1С:Бухгалтерии 8"

Дата публикации 19.05.2020

Использован релиз 3.0.77

Внимание

В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).

При получении от продавца электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (электронного УПД) покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и отразить в учете входящий УПД (информацию продавца)
  2. Сформировать, подписать и отправить УПД (информацию покупателя)

Получение и отражение в учете входящего УПД (информации продавца)

Организация ООО "Одежда и обувь", применяющая общую систему налогообложения, оформляет операции по приобретению товаров с применением электронного УПД (с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров).

С 01.01.2020 действует формат электронного УПД, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (далее - Приказ № 820@).

Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (электронного УПД) от продавца производится:

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).

Рис. 1

Для настройки отражения поступающих документов в учетной системе необходимо из формы "Настройки ЭДО" (закладка "Настройки получения"), дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму "Настройка отражения документов в учете" и установить способ обработки поступающих электронных документов: "Автоматически" или "Вручную в форме электронного документа" (рис. 2).

Рис. 2

Если в графе "Способ обработки" формы "Настройка отражения документов в учете" будет установлено значение "Автоматически", то при получении электронного УПД, включающего счет-фактуру и первичный документ, в программе будут сразу автоматически сформированы два документа учетной системы - "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный". При этом в папке "Отразить в учете" и "Утвердить" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО", в графе "Отражение в учете" появится гиперссылка на новые автоматически созданные документы учета (2 документа) (рис. 3).

Рис. 3

Если в настройках получения будет стоять способ обработки "Вручную в форме электронного документа", то при получении электронного УПД в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма "Подбор документов учета" для создания соответствующих документов в учетной системе.

Просмотреть содержимое поступившего электронного УПД (рис. 4) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО" (кроме гиперссылки в графе "Отражение в учете") (рис. 3).

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УПД отражается содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 4

Открыть новые сформированные документы учетной системы "Поступление (акт, накладная)" (рис. 5) и "Счет-фактура полученный" (рис. 6) можно:

ВНИМАНИЕ! В учетной системе документы "Поступление (акт, накладная)" (рис. 5) и "Счет-фактура полученный" (рис. 6) будут сформированы датой получения файла электронного УПД. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронного УПД, то дату документа "Поступления (акт, накладная)" необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни. При этом следует учитывать, что в документе "Счет-фактура полученный" дата поступления счета-фактуры, отраженная в поле "Получен", должна остаться неизменной, т.е. соответствовать реальной дате получения электронного УПД, в состав которого входит счет-фактура.

Планом счетов бухгалтерского учета для отражения в учете полученных от продавца неоплаченных товаров, запрещенных к расходованию условиями договора до их оплаты, предназначен забалансовый счет 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" (письмо Минфина России от 24.08.2007 № 07-05-06/218). После оплаты товара покупателем стоимость продукции списывается с забалансового счета и отражается на балансовом счете 41 "Товары". Поэтому перед проведением автоматически сформированного документа "Поступление (акт, накладная)" необходимо скорректировать счет учета поступивших товаров.

В информационной строке состояния электронного обмена документа "Поступление (акт, накладная)" будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 5).

Рис. 5

В новом документе "Счет-фактура полученный" (рис. 6), который также формируется на основании полученного электронного УПД и гиперссылка на который будет отражена в документе "Поступление (акт, накладная)" (рис. 5), автоматически заполняются сведения:

Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа "Счет-фактура полученный", где будет установлено значение Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.

Рис. 6

ВНИМАНИЕ! Если товар приобретен у данного продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в программе не будут автоматически созданы документы "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный". В этом случае в форме "Текущие дела ЭДО" в списке входящих документов в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет специальным значком отмечен входящий электронный документ и размещена гиперссылка Сопоставить номенклатуру. В форме "Сопоставление номенклатуры" которую можно открыть по гиперссылке в графе "Отражение в учете" или по кнопке Сопоставить номенклатуру, необходимо заполнить поле "Номенклатура", выбрав соответствующую позицию из справочника "Номенклатура" (или создать новую) и нажать кнопку Сохранить и закрыть. После проведения сопоставления в форме "Текущие дела ЭДО" в списке входящих документов в папке "Отразить в учете" появится гиперссылка Создать документы, по которой следует перейти в форму "Подбор документов учета" для формирования соответствующих документов учетной системы, т.е. документов "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный", как было описано ранее. Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе "Поступление (акт, накладная)" автоматически.

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры (файла УПД) ему оператором ЭДО (пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена).

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 7), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора ЭДО можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме просмотра поступившего электронного УПД.

Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 6).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.

Если полученный УПД служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в строке "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" документа "Счет-фактура полученный" проставлен флажок (рис. 7), то поступивший УПД будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).

Однако поскольку согласно условиям договора право собственности на полученные товары переходит к покупателю после их полной оплаты, то и право на налоговый вычет возникнет у покупателя только после принятия к учету поступивших товаров на балансовом счете 41 "Товары". В связи в этим вне зависимости от наличия или отсутствия флажка в строке "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" данный счет-фактура не будет зарегистрирован в книге покупок.

Рис. 7

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла счета-фактуры (УПД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УПД) в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

Формирование извещений происходит в программе автоматически.

Подписать и отправить сформированные извещения можно также из списка "Текущие дела ЭДО".

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны (рис. 8).

Рис. 8

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок то подписанные электронные документы будут незамедлительно автоматически направлены оператору ЭДО.

Если в настройке параметров обмена электронными документами присутствует флажок в строке "Отложенная отправка электронных документов", то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).

Формирование, подписание и отправка УПД (информации покупателя)

Для подтверждения факта принятия поступивших товаров, необходимо подписать поступивший от продавца электронный УПД, т.е. сформировать УПД (информацию покупателя).

Для формирования УПД (информации покупателя) необходимо утвердить поступивший УПД (информацию продавца).

Процедура утверждения поступившего электронного УПД Порядком обмена не предусмотрена. В то же время для УПД, как документа о передаче товаров, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя.

Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель может:

После утверждения УПД (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется УПД (информация покупателя) (рис. 10). Просмотреть содержимое электронного УПД (информации покупателя) можно:

В сформированном УПД (информации покупателя) будет размещена информация о том, что поступившие товары получены покупателем.

ВНИМАНИЕ! В УПД (информации покупателя) в качестве даты получения (приемки) товаров будет указана дата формирования документа учетной системы "Поступление (акт, накладная)", т.е. фактическая дата приемки товаров, вне зависимости от того, когда был сформирован и подписан файл документа УПД (информация покупателя)".

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Рис. 10

После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель должен:

До момента получения этих служебных документов в списке "Текущие дела ЭДО" электронный УПД (информация покупателя) будет размещаться в папке "На контроле" списка входящих документов (рис. 11).

Рис. 11

После поступления от оператора ЭДО подтверждения о получении УПД (информации покупателя) и направления оператору ЭДО сформированного и подписанного извещения о получении данного подтверждения обмен электронным УПД у покупателя будет завершен.

После завершения обмена электронным УПД в строке состояния документов "Поступление (акт, накладная) и "Счет-фактура полученный" будет отражена информация ЭДО завершен (рис. 12).

Рис. 12

В форме просмотра электронного УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также в том, что все необходимые служебные документы, сопровождающие обмен электронным УПД, получены и отправлены (рис. 13).

Перейти в режим просмотра электронного УПД можно, выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа "Поступление (акт, накладная)" или документа "Счет-фактура полученный" (рис. 12).

Рис. 13

После оплаты товаров покупателем стоимость товаров должна быть списана с забалансового счета и отражена на балансовом счете 41 "Товары".

Данная операция в программе не автоматизирована, поэтому ее можно отразить одним из следующим способов:

При создании нового документа "Поступление (акт, накладная)" (рис. 14):

Сведения об электронном УПД, на основании которого ранее были приняты на ответственное хранение поступившие товары, в новом документе "Поступление (акт, накладная)" отражены не будут.

Для вычета предъявленной на основании электронного УПД (рис. 13) суммы НДС после принятия к учету поступивших товаров необходимо будет выполнить регламентную операцию "Формирование записей книги покупок", заполнив табличную часть документа по кнопке Добавить.

Рис. 14

Также для учета приобретенных товаров после перехода на них права собственности (после оплаты) можно внести исправления в документ "Поступление (акт, накладная)", автоматически сформированный на основании поступившего электронного УПД (рис. 15).

В этом случае в документе "Поступление (акт, накладная)" будет сохранена информация о проведенном обмене электронным УПД (электронным счетом-фактурой и электронным первичным документом).

При таком подходе в случае, если электронный УПД (электронный счет-фактура) и переход права собственности на приобретенные товары приходятся на один налоговый период по НДС и установлен флажок в строке "Отразить вычет НДС в книге покупок в датой получения" в документе "Счет-фактура полученный" (рис. 12), поступивший счет-фактура будет автоматически зарегистрирован в книге покупок.

Рис. 15