Дата публикации 21.04.2022

Использован релиз 3.0.111

При получении электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров при покупке основного средства (ОС) покупатель должен выполнить следующие действия:

• Получить и отразить в учете входящий УПД
• Обработать подтверждения оператора ЭДО и сформировать извещения о получении УПД (при согласии сторон)
• Сформировать и отправить продавцу информацию об оформляемой сделке

Получение и отражение в учете входящего УПД

Организация ООО "Дельта" оформляет операцию по приобретению основного средства у ООО "Стиль", являющегося налогоплательщиком НДС, с применением электронного УПД (формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров).

Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа производится по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (далее - Приказ № 820), т.е. в формате УПД(СЧФДОП).

Обмен электронным УПД(СЧФДОП) производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее - Порядок обмена, утв. Приказом № 14н).

Получение электронного УПД(СЧФДОП) от продавца происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 1).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).

Рис. 1

Способ обработки поступающих электронных документов в учетной системе зависит от настройки ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО).

При построении взаимоотношений с конкретным контрагентом на закладке "Настройки получения" в форме "Настройка отражения документов в учете" можно установить способ обработки поступающих электронных документов: "Автоматически", "Вручную в форме электронного документа" или "Не отражать" (рис. 2).

Кроме того, для установленного значения "Автоматически" можно выбрать конкретный вид документа поступления: "Поступление товаров"; "Поступление основных средств"; "Поступление материалов в переработку"; "Поступление оборудования"; "Поступление объектов строительства"; "Поступление земельных участков"; "Поступление топлива".

Рис. 2

Если в графе "Способ обработки" формы "Настройка отражения документов в учете" будет установлено значение "Автоматически", то при получении электронного УПД(СЧФДОП) в программе будут сразу автоматически сформированы два документа учетной системы - "Поступление (акт, накладная, УПД)" с соответствующим видом операции и "Счет-фактура полученный".

Полученный от продавца электронный УПД(СЧФДОП) автоматически помещается в папку "Отразить в учете" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО". При этом, исходя из произведенной настройки (рис. 2), в графе "Отражение в учете" сразу появится гиперссылка на новые автоматически созданные документы учета - 2 документа (рис. 3).

Рис. 3

Если в настройках получения будет стоять способ обработки "Вручную в форме электронного документа", то при получении электронного УПД(СЧФДОП) в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма "Подбор документов учета" для создания соответствующих документов в учетной системе. Кроме создания новых документов в форме "Подбор документов учета" можно также подобрать существующие или перезаполнить текущие документы (рис. 4).

Рис. 4

Просмотреть содержимое поступившего электронного УПД(СЧФДОП) (рис. 5) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО" (кроме гиперссылки в графе "Отражение в учете") (рис. 3).

На соответствующих закладках "Подписи" и "Сопроводительная записка" формы просмотра поступившего электронного УПД(СЧФДОП) отражается также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 5

Открыть новые документы учетной системы "Поступление (акт, накладная, УПД)" и "Счет-фактура полученный" можно:

• по гиперссылке в графе "Отражение в учете" из списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО", выбрав соответствующее значение в открывающейся форме "Выберите значение" (рис. 3);
• по гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 5);
• из списка документов поступлений "Поступление (акты, накладные, УПД)" и из списка полученных счетов-фактур "Счета-фактуры полученные" (раздел Покупки - подраздел Покупки).

В учетной системе документы "Поступление (акт, накладная, УПД)" и "Счет-фактура полученный" будут сформированы датой получения файла электронного УПД(СЧФДОП). Если фактическая дата поступления ОС отличается от даты получения электронного УПД(СЧФДОП), то дату документа ""Поступления (акт, накладная, УПД)" необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни. При этом следует учитывать, что в документе "Счет-фактура полученный" дата поступления счета-фактуры, отраженная в поле "Получен", должна остаться неизменной, т.е. соответствовать реальной дате получения электронного УПД(СЧФДОП), в состав которого входит счет-фактура.

Согласно произведенным настройкам отражения поступившего электронного документа в учете (рис. 2) будет создан документ "Поступления (акт, накладная, УПД)" с видом операции "Поступление основных средств" (рис. 6).

Рис. 6

Перед проведением документа "Поступление основных средств" необходимо заполнить недостающие сведения (наименование ОС, группу учета ОС, срок службы, местонахождение ОС, МОЛ), а также проверить установленный автоматически способ учета НДС.

Поскольку организация ООО "Дельта" оформляет операцию по приобретению ОС у ООО "Стиль" с применением электронного УПД(СЧФДОП), т.е. УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров, то следует также перевести переключатель под табличной частью в положение УПД.

В информационной строке состояния электронного обмена "Состояние ЭДО" документа "Поступление основных средств" будет содержаться гиперссылка Требуется утверждение (рис. 7).

Рис. 7

Также в учетной системе на основании поступившего электронного УПД(СЧФДОП) будет автоматически сформирован документ "Счет-фактура полученный".

Перейти в новый документ "Счет-фактура полученный" (рис. 8) можно:

• по гиперссылке Все реквизиты формы "Универсальный передаточный документ", которая открывается по гиперссылке строки УПД (в данном случае - 10 от 14.04.2022, код вида операции 01) документа "Поступление основного средства" (рис. 8);
• по гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившего электронного УПД(СЧФДОП) (рис. 5);
• из формы учета полученных документов "Счета-фактуры полученные" (раздел Покупки - подраздел Покупки).

В новом документе "Счет-фактура полученный", сформированном на основании полученного электронного УПД(СЧФДОП), будут автоматически заполнены сведения:

• о продавце (поле "Контрагент");
• о номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля "Счет-фактура №" и "от");
• о стоимости приобретенных ОС и сумме предъявленного НДС.

В поле "Получен" будет проставлена дата фактического поступления в организацию файла электронного счета-фактуры (электронного УПД(СЧФДОП)), т.е. 14.04.2022.

В строке "Документы-основания" будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД(СЧФДОП).

В строке "Способ получения" будет проставлена отметка для значения "В электронном виде".

Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД(СЧФДОП) будет также отражено в информационной строке "Состояние ЭДО" документа "Счет-фактура полученный", где будет размещена гиперссылка Требуется утверждение.

Рис. 8

Обработка подтверждения оператора ЭДО и формирование извещения о получении УПД (при согласии сторон)

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД(СЧФДОП), но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры (файла УПД(СЧФДОП)) ему оператором ЭДО. Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 9 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).

Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора ЭДО можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме просмотра поступившего электронного УПД(СЧФДОП) (рис. 9).

Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 8).

Рис. 9

Если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении УПД(СЧФДОП) (п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н), то покупатель должен сформировать, подписать и отправить продавцу извещение о получении УПД(СЧФДОП) (рис. 10).

Рис. 10

Формирование извещения происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении УПД(СЧФДОП) будет автоматически подписано и отправлено продавцу через оператора ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

• по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 4);
• из формы просмотра электронного документа по значку в строке состояния электронного обмена (рис. 5).

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).

Кроме извещения о получении УПД(СЧФДОП) в программе будет также дополнительно сформирован ряд служебных извещений:

• после получения подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД(СЧФДОП) - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД(СЧФДОП) (рис. 11);
• после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении УПД(СЧФДОП) - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении УПД(СЧФДОП).

Рис. 11

Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке

Если претензий к показателям УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.

Именно после утверждения поступившего электронного УПД(информации продавца) автоматически формируется соответствующая ответная информация покупателя - УПД(информация покупателя) (рис. 12).

Утвердить УПД(информацию продавца) можно:

• по кнопке Утвердить из списка документов "Текущие дела ЭДО";
• о кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 5).

Сформированную УПД(информацию покупателя) необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Несмотря на то, что УПД(информация покупателя) формируется и подписывается 15.04.2022, в строке "Дата получения (приемки)", отражающей произошедший факт хозяйственной жизни, будет указана реальная дата поступления ОС, т.е. "14.04.2022". Это полностью соответствует п. 8 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н.

На соответствующих закладках формы просмотра УПД(информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 12

После отправки оператору УПД(информации покупателя) покупатель должен:

• получить от оператора ЭДО - подтверждение о получении УПД(информации покупателя) (рис. 13);
• подписать и отправить оператору ЭДО - автоматически сформированное в программе дополнительное извещение о получении подтверждения.

Рис. 13

После поступления от оператора ЭДО подтверждения о получении УПД(информации покупателя) обмен электронным УПД(СЧФДОП) у покупателя будет завершен.

После завершения обмена электронным УПД(СЧФДОП) в строке "Состояние ЭДО" документа "Поступление основных средств" будет отражена гиперссылка Завершен.

Рис. 14

Аналогичная информация о завершении ЭДО будет отражена в строке "Состояние ЭДО" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 15).

Рис. 15

Перейдя по гиперссылке Завершен в строке "Состояние ЭДО" в форму просмотра документа УПД(СЧФДОП) можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД(СЧФДОП), получены и отправлены (рис. 16).

Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить можно выполнить сохранение электронного УПД(СЧФДОП) (в формате PDF, для представления в ФНС, документооборот целиком).

Рис. 16