Электронный документооборот

Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) в "1С:Бухгалтерии 8"

Дата публикации 23.04.2019

Использован релиз 3.0.70

Внимание

В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).

При получении от продавца электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) покупатель должен выполнить следующие действия:

  1. Получить и отразить в учете входящий УПД.
  2. Обработать подтверждение оператора и сформировать извещения о получении УПД.
  3. Сформировать и отправить продавцу информацию об оформляемой сделке.

Получение и отражение в учете входящего УПД

Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (электронного УПД) от продавца производится:

Рис. 1

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученный электронный УПД автоматически помещается в папки "Отразить в учете" и Утвердить" списка входящих документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступивший электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО", открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) (рис. 4).

Рис. 4

Просмотреть содержимое поступившего электронного УПД (рис. 5) можно, дважды щелкнув по активной строке:

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УПД отражается информация о подписях электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

Одновременно на основании полученного электронного УПД создаются новые документы учетной системы: "Счет-фактура полученный" (рис. 7) и "Поступление (акт, накладная)" (рис. 9).

ВНИМАНИЕ! В учетной системе документы "Поступление (акт, накладная)" (рис. 9) и "Счет-фактура полученный" (рис. 7) будут сформированы датой получения файла электронного УПД. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронного УПД, то дату документа "Поступления (акт, накладная)" необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни.

Открыть новый документ "Счет-фактура полученный" (рис.7) можно:

В новом документе "Счет-фактура полученный", сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения:

Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа "Счет-фактура полученный" - "Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников".

Рис. 7

Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 8), открываемой по гиперссылке информационной строки состояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Рис. 8

По гиперссылке строки "Документы-основания" документа учетной системы "Счет-фактура полученный" (рис. 7) можно перейти в автоматически сформированный на основании поступившего электронного УПД документ "Поступление (акт, накладная)" (рис. 9).

Открыть новый документ "Поступление (акт, накладная)" также можно:

Рис. 9

Перед проведением документа "Поступление (акт, накладная)" необходимо заполнить поля "Договор и "Склад".

В информационной строке состояния электронного обмена будет указано - "Требуется утверждение" (рис. 10).

Рис. 10

Если товар приобретен у данного продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в программе не будут автоматически созданы документы "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный".

В форме "Текущие дела ЭДО" в списке входящих документов в папке "Отразить в учете" будет специальным значком отмечен входящий электронный документ, по которому необходимо провести сопоставление номенклатуры (рис. 11).

Рис. 11

В открывшейся форме "Сопоставление данных по номенклатуре" (рис. 12), которую можно открыть по кнопке Сопоставить номенклатуру, необходимо:

Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе "Поступление (акт, накладная)" автоматически.

Рис. 12

После проведения сопоставления в форме "Текущие дела ЭДО" (рис. 13) в списке входящих документов в папке "Отразить в учете" будет специальным значком отмечен входящий электронный документ, по которому необходимо создать соответствующие документы учетной системы, т.е. документы "Поступление (акт, накладная)" (рис. 9) и "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Рис. 13

Обработка подтверждения оператора и формирование извещения о получении УПД

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры (файла УПД) ему оператором ЭДО (пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена) (рис. 14).

Рис. 14

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 15), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора можно, дважды щелкнув по соответствующей активной строке формы "Электронные документы" (Таблице состояния).

Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа "Счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.

Если полученный УПД служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в поле "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" документа "Счет-фактура полученный" проставлен флажок (рис. 7), то поступивший УПД будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).

Рис. 15

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла счета-фактуры (УПД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УПД) в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

Формирование извещений происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Пописать и отправить сформированные извещения можно также из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 16).

Рис. 16

Также подписать и отправить сформированные извещения можно из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 17).

Рис. 17

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок (рис. 18), то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Рис. 18

Если в настройке параметров обмена электронными документами присутствует флажок в строке "Отложенная отправка электронных документов", то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 19).

Рис. 19

Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке

Если претензий к показателям УПД нет, то покупатель утверждает полученный документ.

Процедура утверждения поступившего электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (электронного УПД) Порядком обмена не предусмотрена.

В то же время для УПД, как документа о передаче товаров, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя.

Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель может:

Также утвердить поступивший электронный УПД можно по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 5).

После утверждения УПД (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется УПД (информация покупателя) (рис. 21).

Рис. 21

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Напомним, что если у пользователя отсутствует право подписи данного документа, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 22).

Рис. 22

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 23).

Рис. 23

Просмотреть содержимое электронного УПД (информации покупателя) (рис. 24) можно:

ВНИМАНИЕ! В УПД (информации покупателя) в качестве даты получения (приемки) товаров будет указана дата формирования документа учетной системы "Поступление (акт, накладная)" вне зависимости от того, когда был сформирован и подписан файл документа УПД (информация покупателя)".

Рис. 24

На соответствующих закладках формы просмотра УПД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 25), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 25

После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель должен:

На этом обмен электронным УПД у покупателя завершается (рис. 26).

Рис. 26

После завершения обмена электронным УПД в строке состояния документов "Поступление (акт, накладная) и "Счет-фактура полученный" будет отражена информация "ЭДО завершен" (рис. 27).

Рис. 27

В форме просмотра документа УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторона сделки (рис. 28). Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 28

Полученный УПД может содержать ошибки. При этом ошибки могут быть условно классифицированы следующим образом:

Если ошибка допущена в показателях, которые одновременно относятся и к показателям счета-фактуры, и к первичному документу о передаче товаров, причем, в части счета-фактуры являются существенными, то такие ошибки продавец должен исправить по правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, выставив покупателю исправленный УПД.

Для того, чтобы продавец выставил исправленный УПД, покупатель должен отправить уведомление об уточнении счета-фактуры (УПД) (п. 2.15 Порядка обмена). Сделать это можно только до утверждения полученного электронного УПД.

После подписания электронного УПД покупатель может выступить инициатором аннулирования данного электронного документа.