Дата публикации 28.11.2022

Использован релиз 3.0.125

Для выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:

1. Сформировать, подписать и отправить УПД.
2. Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
3. Получить от покупателя извещение о получении УПД (по соглашению сторон) и информацию об оформляемой сделке.

Формирование, подписание и отправка УПД

Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, т.е. с функцией УПД(СЧФДОП), производится по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (далее - Приказ № 820).

Обмен электронным УПД(СЧФДОП) производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее - Порядок обмена).

Перед формированием электронного УПД(СЧФДОП) необходимо из формы "Настройки ЭДО", находясь на закладке "Настройки отправки" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму "Настройки отправки документов" и проверить наличие флажка в строке "Акты, накладные, счета-фактуры".

Рис. 1

По гиперссылке в графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" можно уточнить применяемый порядок обмена электронным УПД(СЧФДОП) (группа "Регламент ЭДО"), а также провести дополнительные настройки (группа "Другие настройки) (рис. 2):

• установить флажок "Ожидать ответную подпись" в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ или по согласованию сторон требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку;
• установить флажок "Ожидать извещение о получении" в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении УПД согласно п. 19 Порядка обмена. Если стороны не согласовали применение дополнительного документа - Извещения о получении, то флажок следует снять;
• установить/снять флажок "Переходить на новые форматы (автоматически)". При установленном флажке "Переходить на новые форматы (автоматически)" в случае применения старого формата электронного документа  при получении от данного контрагента сведений о готовности его информационной системы к обмену по новому формату в программе будет автоматически произведена замена применяемого формата на новый, и последующий обмен будет производиться уже по новому формату;
• выбрать значение, которое будет выгружаться в качестве кода товара (внутренний код или штрихкод);
• добавить в электронный документ дополнительные поля и установить порядок их заполнения.

Рис. 2

Для оформления операции реализации товаров необходимо создать и провести документы учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 3) и "Счет-фактура выданный" (рис. 4) (раздел Продажи - подраздел Продажи).

Для формирования УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, т.е. с функцией УПД(СЧФДОП), необходимо переключатель под табличной частью документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" перевести в положение УПД.

До начала формирования электронного УПД(СЧФДОП) в документе "Реализация (акт накладная, УПД)" гиперссылка в строке, отражающей текущее состояние электронного обмена ("Состояние ЭДО"), будет содержать значение Не начат.

Рис. 3

При установленном переключателе УПД после проведения документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 3) будет автоматически сформирован документ "Счет-фактура выданный" (рис. 4).

Перейти в новый документ "Счет-фактура выданный" можно:

• из списка связанных документов документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 3);
• по гиперссылке Все реквизиты формы "Универсальный передаточный документ", которая открывается по гиперссылке строки "УПД" (в данном случае - по гиперссылке 19 от 22.11.2022, код вида операции 01) документа "Реализация (акт, накладная, УПД)".

В новом проведенном документе "Счет-фактура выданный" (рис. 4) все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа "Реализация (акт, накладная, УПД)":

• в строке "Документы-основания" будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;
• В строке "Документы об отгрузке" будет размещена гиперссылка <Авто>. Сведения этой строки предназначены для заполнения с 01.07.2021 строки 5а "Документ об отгрузке" счета-фактуры (пп. "з(1) п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Автоматически в строке 5а счета-фактуры указываются реквизиты товарной накладной (акта) или УПД, которыми оформляется отгрузка товаров (передача работ, оказание услуг, передача имущественных прав). При необходимости сведения о первичном документе могут быть отредактировать вручную в соответствующей форме, в которую можно перейти по гиперссылке <Авто>;
• в поле "Код вида операции" будет отражено значение "01", которое соответствует отгрузке (передаче) или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая операции, осуществляемые на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента) (приложение к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@);
• в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты (при ее наличии).

До момента формирования электронного УПД(СЧФДОП) в документе "Счет-фактура выданный":

• переключатель "Составлен" будет установлен в положение "В электронном виде";
• в строке "Выставлен (передан контрагенту)" будут отсутствовать флажок и дата выставления;
• в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным счетом-фактурой "Состояние ЭДО", будет присутствовать гиперссылка Не начат.

Рис. 4

Для того, чтобы внести в электронный УПД(СЧФДОП) необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам "Подписи" и " Доставка" (рис. 3) и заполнить открывшиеся формы.

Так, например, в форме "Подписи" (рис. 5) при необходимости можно указать:

• в поле "Представитель" - сведения о лице, уполномоченном подписывать документ со стороны покупателя, а в полях "Доверенность" и "Кто выдал" - основания его полномочий:
• в поле "Ответственный за оформление (для УПД)" - сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни (п. 6 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако, в настоящий момент заполнять эти сведения необязательно, так как программа автоматически укажет в качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УПД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.

Рис. 5

Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму "Доставка" можно внести:

• в поле "Сопроводительные документы" - сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
• в поле "Сведения о транспортировке (для УПД)" - при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т.д.);
• флажок для значения "Перевозка автотранспортом" и далее сведения об автомобиле, водителе и грузе, которые используются для оформления транспортной накладной в организации.

При доставке груза транспортной компанией в форме "Доставка" можно указать (рис. 6):

• в поле "Другой" - сведения о привлеченной для доставки транспортной компании;
• в поле "Сопроводительные документы" - сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
• в поле "Сведения о транспортировке (для УПД)" - реквизиты транспортной накладной, а также при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т.д.).

Рис. 6

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД(СЧФДОП) необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 7).

Рис. 7

Формирование электронного УПД(СЧФДОП) также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ "Реализация (акт, накладная, УПД)" или "Счет-фактура выданный" из папки "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 7).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 7) или "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.

Рис. 8

Перед созданием, подписание и отправкой электронного УПД(СЧФДОП) можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 9), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке в строке "Состояние ЭДО" Не начат документа "Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 7).

В форме просмотра в строке "Состояние" будет отражена информация о том, что обмен электронным УПД(СЧФДОП) не начат.

Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного УПД(СЧФДОП) с помощью кнопки Подписать и отправить.

Рис. 9

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 7) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 8), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 9) программа подготовит подписанный электронный УПД(СЧФДОП)  для отправки.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД(СЧФДОП) на подпись лицу, имеющему такое право. Тогда подписать сформированный электронный УПД(СЧФДОП) можно будет о кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов), из списка "Текущие дела ЭДО". Также подписать сформированные электронный УПД(СЧФДОП) можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - список Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - список Документы на подпись).

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 10).

Рис. 10

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 11).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

• по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 8);
• из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку в строке состояния электронного обмена (рис. 9).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 11).

Рис. 11

После отправки электронного УПД(СЧФДОП) на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о состоянии обмена всеми документами, сопровождающих обмен данным УПД(СЧФДОП), о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 12).

Рис. 12

После отправки электронного УПД(СЧФДОП) продавец ожидает:

• от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД(СЧФДОП);
• от покупателя - извещение о получении им УПД(СЧФДОП). Напомним, что согласно п. 19 Порядка обмена, извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
• информацию покупателя об оформляемой сделке.

Отправленный УПД(СЧФДОП), в отношении которого ожидается получение перечисленных документов от оператора ЭДО, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 13).

Рис. 13

Согласно п. 8 Порядка обмена счет-фактура в электронной форме (в том числе в составе УПД(СЧФДОП)) считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.

Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано Ожидается подтверждение оператора (рис. 14).

Рис. 14

Обработка подтверждения оператора о получении УПД

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

• по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 13);
• из строки состояния формы просмотра электронного УПД(СЧФДОП) по значку (рис. 12).

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами) (рис. 11).

Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 8 Порядка обмена).

Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного УПД(СЧФДОП) (рис. 15).

Рис. 15

В настоящее время в учетных решениях автоматически формируется извещение о получении подтверждения оператора ЭДО (рис. 16).

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Рис. 16

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 17).

Если сторонами сделки согласовано формирование покупателем извещения о получении им УПД(СЧФДОП) в соответствии с п. 19 Порядка обмена, то до получения такого извещения в информационной строке состояния ЭДО документа "Реализация (акт, накладная, УПД) и "Счет-фактура выданный" будет отражена информация "Ожидается извещение о получении" (рис. 17).

Рис. 17

Таким образом, счет-фактура № 19 от 22.11.2022, выставленный покупателю согласно подтверждению Оператора ЭДО (рис. 15) 22.11.2022, будет зарегистрирован в книге продаж за 4 квартал 2022 года (рис. 18).

Рис. 18

Получение извещения от покупателя о получении УПД (по соглашению сторон) и информации об оформляемой сделке

Пунктом 19 Порядка обмена,предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры, т.е. УПД(СЧФДОП).

Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 19).

Рис. 19

Получение от покупателя извещения о получении УПД(СЧФДОП) также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления продавцу извещения покупателя о получении файла УПД(СЧФДОП) (рис. 20).

Рис. 20

При реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой операции - УПД(информация покупателя).

Получение продавцом такого электронного УПД(информации покупателя) происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 21).

Рис. 21

Получение от покупателя УПД(информации покупателя) также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления продавцу файла УПД(информации покупателя) (рис. 22).

Рис. 22

После получения от оператора ЭДО информации покупателя об оформляемом факте хозяйственной жизни обмен электронным УПД(СЧФДОП) будет завершен.

Документ УПД(СЧФДОП) будет удален из папки документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 13).

В документах "Реализация (акт, накладная, УПД)" и "Счет-фактура выданный" в информационной строке "Состояние ЭДО" появится статус Завершен (рис. 23).

Рис. 23

Перейдя по гиперссылке Завершен в строке "Состояние ЭДО" в форму просмотра документа УПД(СЧФДОП) можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД(СЧФДОП), получены и отправлены (рис. 24).

В УПД(информация покупателя) в строке "Дата получения (приемки)", отражающей произошедший факт хозяйственной жизни, будет указана дата "22.11.2022" (рис. 21). Это полностью соответствует п. 8 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н.

Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить можно выполнить сохранение электронного УПД(СЧФДОП) (в формате PDF, для представления в ФНС, документооборот целиком).

Рис. 24