Внимание
В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).
Для выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:
- Сформировать, подписать и отправить УПД.
- Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
- Получить от покупателя извещение о получении УПД и информацию об оформляемой сделке.
Формирование, подписание и отправка УПД
Если организация ООО "Стиль" переходит к оформлению операций по отгрузке товаров с применением формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД в электронной форме), то ей необходимо проставить флажок "Использовать УПД" на закладке "Виды электронных документов" в "Профиле настроек ЭДО" (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 1).
До 01.01.2020 действуют два формата электронного УПД, которые утверждены:
- приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ "Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме" (далее – Приказ № 155, вступил в силу 07.05.2016 и применяется по 31.12.2019);
- приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (далее - Приказ № 820@, вступил в силу с 02.02.2019).
Для выбора применяемого формата обмена в табличной части настройки в графе "Формат электронного документа" для документа "Счет-фактура выданный" следует установить соответствующее значение:
- "ФНС 2019 (УПД:Счет-фактура и первичный документ), Счет-фактура" - для обмена по новому формату, утв. Приказом № 820;
- "ФНС 5.01 (Счет-фактура и первичный документ), Счет-фактура" - для обмена по формату, утв. Приказом № 155.
Рис. 1
В графе "Регламент ЭДО" необходимо настроить применяемый порядок обмена электронным УПД (рис. 2):
- флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре согласно п. 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (далее - Порядок обмена);
- флажок "Ожидать ответную подпись" устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ требуется
составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку.
Рис. 2
Если с конкретным контрагентом (например, с ООО "Одежда и обувь") применяется формат и порядок обмена, отличный от общеустановленного, то необходимо выполнить настройку обмена с этим контрагентом в "Настройке ЭДО" (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 3).
На закладке "Исходящие электронные документы" можно:
- проставить/снять флажок "Использовать УПД" (причем, при необходимости, даже в разрезе конкретного договора);
- установить/снять флажок "Переходить на новые форматы (автоматически)". В случае применения старого формата электронного документа (например, Приказа № 155) при получении от данного контрагента сведений о готовности его информационной системы к обмену по новому формату (например, Приказу № 820) в программе будет автоматически произведена замена применяемого формата на новый, и последующий обмен будет производиться уже по новому формату;
- в графе "Формат электронного документа" уточнить применяемый формат обмена;
- в графе "Регламент ЭДО" скорректировать применяемый порядок обмена электронным УПД.
В настройках регламента ЭДО можно уточнить настройки ответа и сведения, указываемые в формируемом электронном документе:
- установить/отменить обязательность формирования извещения о получении документа;
- установить/отменить ожидание ответной подписи;
- выбрать значение, которое будет выгружаться в качестве кода товара (внутренний код или штрихкод);
- добавить в электронный документ дополнительные поля и установить порядок их заполнения.
Рис. 3
Перед формированием УПД в электронной форме с функцией счета-фактуры и первичного документа необходимо создать и провести документы учетной системы "Реализация (акт, накладная)" (рис. 4) и "Счет-фактура выданный" (рис. 7) (раздел Продажи - подраздел Продажи).
До начала формирования электронного УПД гиперссылка в строке состояния документа "Реализация (акт, накладная)" будет отражать текущее состояние обмена электронным документом - "ЭДО не начат".
Рис. 4
Для того, чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам "Подписи" и (или) "Доставка" документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 4) и заполнить открывшиеся формы документов.
Так, например, если отгрузку товаров производит конкретное ответственное лицо (для данного примера - заведующий складом Николаев Владимир Анатольевич), то необходимо внести эту информацию в форму "Подписи" в поле "Отпуск произвел" (рис. 5).
При формировании электронного УПД поле "Ответственный за оформление (для УПД)" можно не заполнять, если в программе производится подписание документа одним лицом, которое имеет квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и полномочия на совершение сделки (операции), на ее оформление и на подписание счетов-фактур.
Рис. 5
Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму "Доставка" можно внести:
- в поле "Сопроводительные документы" - сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
- в поле "Сведения о транспортировке (для УПД)" - при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т.д.);
- флажок для значения "Перевозка автотранспортом" и далее сведения об автомобиле, водителе и грузе, которые используются для оформления транспортной накладной в организации.
При доставке груза транспортной компанией в форме "Доставка" можно указать:
- в поле "Другой" - сведения о привлеченной для доставки транспортной компании;
- в поле "Сопроводительные документы" - сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
- в поле "Сведения о транспортировке (для УПД)" - реквизиты транспортной накладной, а также при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т.д.) (рис. 6).
Рис. 6
В документе "Счет-фактура выданный" (рис. 7), в который можно перейти по гиперссылке из документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 4), до момента формирования электронного УПД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:
- переключатель "Составлен" будет установлен в положение "В электронном виде";
- в строке "Выставлен (передан контрагенту)" будут отсутствовать флажок и дата выставления;
- в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным документом, будет присутствовать гиперссылка "Требуются действия с нашей стороны".
Рис. 7
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Реализация (акт, накладная)" или документа "Счет-фактура выданный" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 8).
Рис. 8
Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 9), которая открывается:
- по гиперссылке "ЭДО не начат" документа "Реализация (акт, накладная)" или по гиперссылке "Требуются действия с нашей стороны" документа "Счет-фактура выданный" (рис. 8);
- по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).
Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) можно также получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена.
Рис. 9
Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав в папке "Создать" один из документов ("Реализация (акты, накладные)" или "Счет-фактура выданный") и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 10).
Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).
Рис. 10
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" (рис. 8) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 10) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированный электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) (рис. 11).
Рис. 11
Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).
Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 12).
Рис. 12
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 13).
Рис. 13
В случае, если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 8).
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок (рис. 14), то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.
Рис. 14
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 15).
Рис. 15
Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:
- по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование - подраздел Сервис);
- из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле "Действия с нашей стороны" или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 16).
Рис. 16
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 17).
Рис. 17
Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 18).
Рис. 18
Просмотреть содержимое электронного УПД (рис. 19) можно:
- из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния), дважды щелкнув по активной строке (рис. 16);
- из списка "Текущие дела ЭДО", дважды щелкнув по активной строке (рис. 18);
- по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Реализация (акт, накладная)" или документа "Счет-фактура выданный" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 8).
Рис. 19
На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа (рис. 20), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
Рис. 20
Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью (рис. 19).
После отправки электронного УПД продавец ожидает:
- от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД;
- от покупателя - извещение о получении УПД. Напомним, что согласно п. 2.9 Порядка обмена извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
- от покупателя - информации покупателя об оформляемой сделке.
После формирования, подписания и отправки УПД в документе "Реализация (акт, накладная)" в строке состояния будет содержаться информация "Ожидается подтверждение отправки" (рис. 21).
Рис. 21
До получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано, что "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 22).
Рис. 22
В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) в графе "Ожидаем от других участников" будет указано, что ожидается подтверждение отправки (рис. 23).
Рис. 23
Обработка подтверждения оператора о получении УПД
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
- Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
- Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 18);
- Отправить и получить электронные документы из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 16).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 24).
Рис. 24
Полученные служебные электронные документы отображаются в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 25), открываемой из документа учетной системы "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Рис. 25
Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы "(Таблицы состояния), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения (рис. 26).
Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).
Рис. 26
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 27), а в информационной строке документа "Счет-фактура выданный" отражается информация "Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников"
Рис. 27
Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура (электронный УПД) будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы "Реализация (акт, накладная)" и "Счет-фактура выданный", поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением № 1137).
После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа "Реализация (акт, накладная)" будет отражена информация "Ожидается извещение о получении", а в документе "Счет-фактура выданный" - "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 28).
Рис. 28
При этом в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (УПД (информация покупателя)) (рис. 29).
Рис. 29
Согласно п. 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении счета-фактуры не является обязательным.
Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке
Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.
Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО, после чего в документах "Реализация (акт, накладная)" и "Счет-фактура выданный" в информационной строке состояния электронного обмена появится статус "ЭДО завершен" (рис. 30).
Рис. 30
В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) отражается вся информацию о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 31).
Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД (информации продавца), подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.
Рис. 31
После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки (рис. 32).
Рис. 32
Отправленный электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке "Архив ЭДО", открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис) (рис. 33).
Рис. 33
