Получение от продавца исправленной Товарной накладной в электронном виде сопровождается следующими действиями покупателя:
- Сформировать и отправить продавцу уведомление об уточнении полученной Товарной накладной.
- Получить и отразить в учете исправленную Товарную накладную (информацию продавца).
- Сформировать и отправить продавцу исправленную Товарную накладную (информацию покупателя).
Формирование и отправка продавцу уведомления об уточнении полученной Товарной накладной
С 1 июля 2017 оформить Товарную накладную в xml-формате, утвержденном ФНС России, можно с помощью:
- документа о передаче товаров при торговых операциях (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, действует с 10.01.2016);
- документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только первичного учетного документа.
В данном примере в качестве первичного документа используется документ о передаче товаров при торговых операциях, утв. приказом ФНС России от от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Полученный покупателем первичный учетный документ (Товарная накладная) в электронном виде может содержать ошибки.
В отсутствии нормативного регулирования для внесения исправлений в первичные электронные документы в программе предусмотрена возможность формирования нового экземпляра первичного электронного документы с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.
Также законодательно не установлен порядок обмена исправленными первичными документами в электронном виде, поэтому в программе реализована возможность выставления таких документов по аналогии с исправленными электронными счетами-фактурами:
- на основании уведомления покупателя о внесении исправлений (если ошибки в первичном документе обнаружил покупатель);
- в отсутствии каких-либо документов (если ошибки обнаружил сам продавец).
Чтобы сформировать для продавца уведомление об уточнении полученной Товарной накладной (информации продавца), покупатель должен выполнить команду Отклонить из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия или по кнопке Еще, из формы просмотра содержимого полученной Товарной накладной в электронном виде (рис. 1).
В программе сформировать уведомление об уточнении покупатель может только до утверждения поступившей Товарной накладной (до формирования и подписания информации покупателя).
Рис. 1
Перейти в форму просмотра поступившей электронной Товарной накладной (информации продавца) можно:
- дважды щелкнув по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО" (кроме гиперссылки в графе "Отражение в учете") (рис. 2);
- из нового документа учетной системы "Поступление (акт, накладная)" (раздел Покупки - подраздел Покупки), автоматически созданного на основании поступившей электронной Товарной накладной (информации продавца), выполнив команду Просмотреть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 3).
Рис. 2
После выполнения команды Отклонить программа предложит ввести причину отклонения (рис. 4)
Рис. 4
После утверждения причины отклонения будет автоматически сформировано уведомление об уточнении, которое необходимо подписать и отправить продавцу (рис. 5).
Рис. 5
В документе "Поступление (акт, накладная)", автоматически сформированном на основании поступившей электронной Товарной накладной, в информационной строке состояния электронного обмена появится сообщение "Ожидается исправление" (рис. 6).
Рис. 6
В форме списка документов "Текущие дела ЭДО" ранее поступившая Товарная накладная, по которой ожидается исправление, автоматически будет переложена в папку "На контроле" (рис. 7).
Рис. 7
Получение и отражение в учете исправленной Товарной накладной (информации продавца)
Процесс обмена исправленной электронной Товарной накладной полностью аналогичен обмену первоначальной электронной Товарной накладной.
Получение исправленного электронного документа об отгрузке товаров (исправленной электронной Товарной накладной) от продавца производится:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
- по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Покупки - подраздел Сервис).
Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).
Полученная исправленная электронная Товарная накладная автоматически помещается в папки "Отразить в учете" и "Утвердить" списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 8).
Рис. 8
Дважды щелкнув по строке, в которой указаны сведения о поступившем электронном документе (кроме гиперссылки в графе "Отражение в учете"), можно просмотреть его содержимое (рис. 9).
При просмотре исправленного первичного документа Товарная накладная (рис. 9) следует обратить внимание на следующие моменты:
- исправленный новый экземпляр товарной накладной имеет тот же номер и ту же дату, что и первоначально составленный документ;
- в новом исправленном экземпляре под реквизитами первоначального документа присутствует строка "Исправление", в которой указывается порядковый номер и дата внесения исправления в первичный документ, т.е. дата формирования нового исправленного экземпляра (по аналогии с исправленными счетами-фактурами);
- в новом экземпляре документа отражаются все сведения, в которые не вносились исправления, и уточненные данные.
В открывшемся для просмотра документе по ссылке в строке "Документ учета" можно перейти непосредственно в созданный новый документ учетной системы "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах" (рис. 10).
В новом документе "Корректировка поступления" с видом операции "Исправление в первичных документах", сформированном на основании полученной исправленной Товарной накладной (информации продавца), будут автоматически заполнены:
- сведения из первоначальной электронной Товарной накладной (информации продавца) и из полученной исправленной электронной Товарной накладной (информации продавца);
- данные об исправляемом документе учетной системы "Поступление (акт, накладная)", сформированном на основании первоначального документа Товарная накладная.
Рис. 10
После получения исправленного электронного первичного документа Товарная накладная (информации продавца) покупатель должен отправить продавцу:
- извещение о получении исправленного электронного первичного документа Товарная накладная (информации продавца), если такой документ предусмотрен сторонами сделки;
- подписанный исправленный первичный документ Товарная накладная (информация покупателя).
Формирование извещения продавцу о получении исправленной Товарной накладной (информация продавца) в программе производится автоматически.
Формирование и отправка исправленной Товарной накладной (информации покупателя)
Если претензий к полученному исправленному документу Товарная накладная (информация продавца) нет, то его нужно утвердить:
- с помощью кнопки Утвердить из формы просмотра содержимое электронного документа Товарная накладная (информация продавца) (рис. 9);
- с помощью команды Утвердить из списка документов "Текущие дела ЭДО".
После утверждения полученной исправленной Товарной накладной (информации продавца) в программе автоматически формируется Товарная накладная (информация покупателя) (рис. 11).
Сформированную Товарную накладную (информацию покупателя) необходимо подписать и направить продавцу.
Рис. 11
После оправки продавцу исправленного электронного документа Товарная накладная (информации покупателя) обмен исправленным электронным документом Товарная накладная будет завершен.
В информационной строки состояния электронного обмена документа "Корректировка поступления" появится информация "ЭДО завершен" (рис. 12).
Рис. 12
В документе "Поступление (акт, накладная)", сформированном на основании первоначального электронного документа Товарная накладная (информация продавца), в информационной строке состояния электронного обмена будет указано, что "ЭДО завершен с исправлением" (рис. 13). Такое сообщение выводится в целях дополнительного информирования покупателя о том, что в отношении первоначально полученного электронного первичного документа предпринимались дополнительные действия.
Рис. 13
Если поступивший исправленный электронный документ Товарная накладная (информация продавца) содержит ошибки, то он отклоняется точно так же, как и первоначальная Товарная накладная (информация продавца).