Дата публикации 24.02.2022

Использован релиз 3.0.107

При получении от продавца счета-фактуры в электронной форме покупатель должен выполнить следующие действия:

1. Получить и отразить в учете входящий счет-фактуру.
2. Обработать подтверждение оператора об отправке счета-фактуры.
3. Сформировать и отправить извещение продавцу о получении счета-фактуры (если предусмотрено)
4. Утвердить счет-фактуру.

Получение и отражение в учете входящего счета-фактуры

Выставление электронного счета-фактуры производится по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (далее - Приказ № 820).

Для выставления электронного счета-фактуры используется формат, утв. Приказом № 820, с функцией УПД(СЧФ).

Обмен электронными счетами-фактурами производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее - Порядок обмена, утв. Приказом № 14н), который действует с 01.07.2021.

Получение электронного счета-фактуры от продавца происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 1).

Рис. 1

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 2).

Рис. 2

Поступивший электронный счет-фактура помещается в папку "Отразить в учете" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО" (рис. 3).

В случае, если в настройках ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) дополнительно установлен флажок для значения "Отправлять входящие документы на утверждение" (рис. 2), то поступивший счет-фактура будет помещен также в папку "Утвердить" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО"

Рис. 3

Для настройки отражения поступающих электронных документов в учетной системе из формы "Настройки ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО), находясь на закладке "Настройки получения" и дважды щелкнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройка отражения документов в учете" и выбрать способ обработки поступающих электронных документов: "Автоматически"; "Вручную в форме электронного документа" или "Не отражать" (рис. 4).

Рис. 4

Если в графе "Способ обработки" формы "Настройка отражения документов в учете" будет установлено значение "Автоматически", то при получении электронного счета-фактуры в программе будет сразу автоматически сформирован документ учетной системы "Счет-фактура полученный", а в графе "Отражение в учете" списка входящих документов "Текущие дела ЭДО" появится гиперссылка на новый автоматически созданный документ учета (рис. 3).

Если в настройках получения будет стоять способ обработки "Вручную в форме электронного документа", то при получении электронного счета-фактуры в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма "Подбор документов учета", в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Подобрать соотнести полученный электронный документ с соответствующим документом учетной системы (рис. 5).

Рис. 5

Просмотреть содержимое поступившего счета-фактуры (рис. 6) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО" (кроме гиперссылки в графе "Отражение в учете") (рис. 3).

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего счета-фактуры отражается статус и содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.

В левой колонке формы просмотра приведен подробный список документов, которые должны быть получены и отправлены в процессе обмена электронным счетом-фактурой.

Рис. 6

Открыть новый автоматически сформированный документ учетной системы "Счет-фактура полученный" можно:

• по гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 6);
• по гиперссылки в графе "Отражение в учете" активной строки из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 3);
• из формы учета поступивших счетов-фактур (раздел Покупки - подраздел Покупки - Счета-фактуры полученные).

Рис. 7

В новом документе "Счет-фактура полученный" (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены следующие сведения:

• наименование продавца (поле "Контрагент");
• номер и дата составления входящего счета-фактуры (поля "Счет-фактура №" и "от");
• стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) и сумма предъявленного НДС.

Если до поступления ЭСФ уже был получен первичный документ в электронном виде и на его основании автоматически сформирован документ "Поступление (акт, накладная, УПД", то в строке "Документы-основания" будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления. В противном случае в документ "Счет-фактура полученный" необходимо ввести ссылку на документ-основание с помощью гиперссылки Выбор.

Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного счета-фактуры отображается:

• в информационной строке состояния формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры. При установке в настройках обмена флажка для значения "Отправлять входящие документы на утверждение" (рис. 2) будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 6);
• в информационной строке состояния электронного обмена документа "Счет-фактура полученный", где будет также установлено значение Требуется утверждение (рис. 7).

Обработка подтверждения оператора об отправке счета-фактуры

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий счет-фактуру, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры ему оператором ЭДО (п. 9 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).

Дата направления, указанная в этом подтверждении оператора ЭДО, заключившего договор с покупателем (рис. 8), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем.

Рис. 8

Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный" (рис. 7).

Если полученный счет-фактура служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в поле "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" проставлен флажок (рис. 7), то поступивший ЭСФ будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137) (рис. 9).

Рис. 9

В настоящее время в учетных решениях извещение о получении подтверждения оператора ЭДО формируется (рис. 10).

Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 2).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

• по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 5);
• из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку в строке состояния электронного обмена (рис.10).

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 10

Формирование и отправка извещения продавцу о получении счета-фактуры

Если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н), то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

• после получения входящего электронного счета-фактуры - извещение о получении счета-фактуры для продавца;
• после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры.

Формирование извещения о получении электронного счета-фактуры происходит в программе автоматически (рис. 11).

Рис. 11

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее), из папки "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).

Получение от оператора ЭДО подтверждения об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры, а также формирования, подписание и отправка оператору ЭДО извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (рис. 12) происходит в порядке, аналогичном порядку обработки подтверждения оператора об отправке счета-фактуры.

Рис. 12

Утверждение счета-фактуры

Если претензий к показателям счета-фактуры у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. При этом продавец не получает какие-либо электронные служебные документы.

Процедура утверждения поступившего электронного счета-фактуры Порядком обмена не предусмотрена, однако она важна для внутреннего контроля за достоверностью поступившего электронного документа.

Утвердить полученный счет-фактуру можно:

• по кнопке Утвердить из списка документов "Текущие дела ЭДО";
• по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 6).

На этом обмен электронным счетом-фактурой у покупателя завершается.

В форме просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 13) содержится информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой, получены и отправлены.

Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить можно выполнить сохранение электронного счета-фактуры (в формате PDF, для представления в ФНС, документооборот целиком).

Рис. 13

В информационной строке состояния электронного обмена документа "Счет-фактура полученный", где будет установлено значение Завершен (рис. 14).

Рис. 14

Подробнее о формировании и отправке уведомления, а также о получении исправленного счета-фактуры см. здесь.