В ЭДО теперь можно использовать только машиночитаемые доверенности?
Электронный документооборот не исключает возможности применения бумажных доверенностей. В программах 1С можно организовать проверку полномочий лица, которое подписало входящий документ на основании бумажной доверенности. Однако в этом случае проверка происходит не автоматически, а вручную пользователем.
Потребуется ли работнику для МЧД отдельный электронный ключ?
Если у работника есть личная электронная подпись физического лица (которая используется, например, для входа на сайт ФНС России для получения налогового вычета, оформления кредита или ипотеки, авторизации на Госуслугах), то он может ей подписывать документы организации (ИП) на основании МЧД.
Если электронной подписи у работника нет, то ее нужно получить в МФЦ до оформления МЧД. Верно?
Получить сертификат электронной подписи сотрудник может в любом аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ) как до оформления МЧД, так и после этого. Пользователи 1С могут получить сертификат с помощью сервиса 1С:Подпись.
Как создать МЧД для работника, который будет работать не только в 1С-ЭДО, но и в других системах?
МЧД создается в едином формате, опубликованном на сайте Госуcлуг, и регистрируется в едином хранилище: в распределенном реестре ФНС России. Если иные системы (например, "Честный знак", "Системы электронных паспортов", электронные торговые площадки) корректно работают с МЧД, созданными в едином формате, и интегрированы с распределенным реестром ФНС России, то сотрудник сможет работать с МЧД не только в 1С-ЭДО, но и в соответствующих информационных системах.
Можно ли выдать МЧД на физлицо, которое не является работником организации?
Можно, т. к. технических препятствий для оформления МЧД на представителя, который не числится в штате, нет. Лицо, на которое выпускается МЧД, нужно добавить в справочник "Физические лица" в информационной базе 1С.
На какой срок можно оформить МЧД?
Законодательство не ограничивает срок действия электронных доверенностей. В оформляемых на сотрудников МЧД можно указать любой срок действия полномочий доверенного лица. При этом указанный в доверенности срок действия не мешает при необходимости досрочно отозвать МЧД.
Есть ли какой-то публичный сайт, на котором можно посмотреть и проверить МЧД?
Посмотреть МЧД и проверить ее действительность вы можете на сайте Единого хранилища машиночитаемых доверенностей ФНС России. Проверить действительность МЧД можно по ее уникальному номеру. Чтобы получить информацию об МЧД, нужно указать на сайте ее номер, ИНН доверителя и ИНН представителя. Если номер МЧД вам неизвестен, подобрать (вычислить) его практически невозможно.
Планируется, что в апреле 2024 года на портале Госуслуг должна заработать единая система сведений обо всех выданных МЧД. Когда система заработает, каждое лицо сможет проверить в своем личном кабинете на Госуслугах, какие доверенности были выданы от его имени или на его имя.
МЧД нужно оформить и в программе 1С, и у оператора ЭДО?
Нет. Достаточно оформить МЧД в программе 1С. При добавлении сертификата представителя в учетную запись ЭДО эта доверенность подберется автоматически и будет направлена оператору ЭДО, чтобы он убедился, что представитель по доверенности может подписывать документы от имени организации, которой принадлежит данная учетная запись ЭДО.
Возможна ли установка МЧД на мобильный телефон или планшет для работы в 1С-ЭДО?
МЧД, в отличие от ключа и сертификата электронной подписи, не нужно устанавливать на устройство. МЧД должна быть доступна в программе 1С при подписании электронной подписью или при проверке подписи к документу. Если при проверке подписи МЧД не найдена в программе, 1С предупредит пользователя об этом. Инструкцию, как добавить доверенность в 1С, см. здесь.
Если доверенность оформлена в стороннем сервисе, как ее зарегистрировать в 1С?
Для этого необходимо перейти в журнал "Машиночитаемые доверенности", выбрать "Загрузить из реестра ФНС", ввести номер и выполнить команду "Загрузить".
Как загрузить в программу 1С, в которой работает филиал, МЧД руководителя этого филиала?
МЧД руководителя филиала, оформленную в программе головной организации, можно передать в виде номера в реестре ФНС России как произвольный документ ЭДО или просто как файл (например, по электронной почте). На стороне филиала необходимо загрузить МЧД в программу 1С по этой инструкции.
Необходимо ли отзывать МЧД, если в организации сменился руководитель?
Если подпись к МЧД без метки времени и сертификат предыдущего директора отозван, то автоматическая проверка МЧД даст отрицательный результат: подпись под МЧД неверна, т. к. сертификат на момент проверки недействителен. Получатель увидит отрицательный результат проверки МЧД, но сможет отметить, что доверенность проверена вручную.
Если у нового руководства есть основания не доверять решению предыдущего директора о выдаче доверенности представителю, то МЧД нужно отзывать.
Как проверяются полномочия сотрудника, который указан в МЧД?
Для проверки полномочий в МЧД в программе 1С можно использовать настройку правил автоматической проверки полномочий. Если правила настроены, программа сможет проверить полномочия и сообщить пользователю положительный или отрицательный результат проверки.
Также у пользователя есть возможность проверить полномочия вручную и поставить соответствующую отметку в документе, полученном от контрагента: "полномочия проверены". Подробнее об этом написано в этой статье.
Как настроить автоматическую проверку полномочий МЧД в модуле ЭДО?
В программе 1С для неформализованного документа можно указать вид документов, например, "приложение к акту", "спецификация", "договор" и др. Можно настроить автоматическую проверку по видам документов, см. раздел "Упрощенная настройка" в этой статье.
Если говорить о неформализованном документе с видом "Прочие", фактически в нем может содержаться любой документ, который подписал отправитель, например "Акт выполненных работ". Поэтому целесообразно проверить, какой именно документ получен с видом "Прочие".
Настройка автоматической проверки в 1С полномочий по видам документов, в т. ч. "Прочие", и доверие результатам такой проверки остаются на усмотрение пользователя 1С-ЭДО.
Что делать, если отсутствует информация об МЧД контрагента? Как найти доверенность?
В этом случае можно запросить МЧД у контрагента и загрузить ее в 1С, после чего проверить электронную подпись по этой инструкции.
Если полномочия подписанта подтверждаются договором или бумажной доверенностью, то, следуя этой инструкции, можно вручную отметить, что вы доверяете подписи контрагента под данным документом.
Как быть, если в процессе работы надо добавить полномочий пользователю?
В уже оформленную доверенность изменения внести нельзя. В этом случае можно выпустить новую доверенность, в которой указать расширенные полномочия представителя. Одновременно необходимо принять решение: отозвать прежнюю МЧД, или представитель в разных ситуациях будет использовать либо предыдущую, либо новую МЧД.
Как автоматизировать загрузку новых МЧД от клиентов без запроса к ним?
Стандартными настройками предусмотрено, что сведения об МЧД загружаются в информационную базу 1С автоматически вместе с электронным документом, который подписан на ее основании. При получении сведений об МЧД программа обращается в реестр ФНС России для проверки действительности МЧД и при необходимости загружает в 1С эту доверенность.
Если этого не происходит, значит, контрагент использует программу или оператора, которые не поддерживают передачу сведений об МЧД вместе с документом. В таком случае у контрагента нужно запросить номер, с которым МЧД зарегистрирована в реестре ФНС России, или файл МЧД, чтобы загрузить ее в 1С вручную (см. инструкцию).
Можно ли дослать МЧД отдельным документом/файлом, если поставщик прислал документ без приложения МЧД?
Да. Стоит учитывать, что если программа и оператор контрагента передают сведения об МЧД в составе документа, то информация о доверенности поступит в 1С, а МЧД будет загружена автоматически. Если доверенность присылается отдельно, то ее можно загрузить как из представленного контрагентом файла, так и по номеру из реестра ФНС России. Также возможно получение МЧД в виде произвольного документа от контрагента (см. инструкцию).
Если нужная доверенность появилась в базе, то программа 1С автоматически создаст связь между подписью в документе и соответствующей МЧД.
Как запрашивать МЧД у организации, если она не пришла вместе с документом?
Переход на МЧД не делает проверку полномочий сложнее, чем при работе с бумажными доверенностями. Если раньше бумажные доверенности присылались и это не вызывало трудностей, то за получением электронной доверенности можно обратиться к тому же ответственному сотруднику, который присылал скан бумажной доверенности.
Если ранее подпись представителя контрагента принималась без проверки доверенности, то и при работе с МЧД в ЭДО можно вручную отметить, что полномочия проверены.
Можно ли пользоваться МЧД версии 002, если она уже выпущена и срок ее действия еще не истек?
Можно продолжать пользоваться доверенностями в формате 002. Этот формат действует, т. к. его не отменили. Формат 003 более современный и совмещает в себе ряд преимуществ, поэтому в 1С новые МЧД оформляются в таком формате. При этом 1С умеет проверять и ранее выпущенные доверенности в формате 002.