Контроль наличия первичных учетных документов при использовании 1С-ЭДО

Номер карточки: SD0034232

О том, как пользователю в программе «1С:Бухгалтерия» редакции 3.0 контролировать наличие надлежаще оформленных бумажных документов и формировать отчеты по проблемной «первичке», можно прочитать в статье на ресурсе для бухгалтеров БУХ.1С. С переходом на электронный документооборот данный вопрос решается проще. Рассмотрим, какие возможности по контролю первичных документов есть у пользователя 1С, который для обмена документами с контрагентами использует встроенный сервис 1С-ЭДО.

Если в отношении бумажных документов бухгалтерской службе необходимо вручную устанавливать флаги о получении или подписании документа, то при использовании ЭДО статусы электронных документов и связанных с ними документов учета изменяются автоматически.

По мере выполнения регламентных действий документ принимает разные состояния ЭДО, например:

Ожидается извещение о получении – электронный документ отправлен контрагенту, но контрагент еще не прислал извещение о его получении.
Ожидается подтверждение – электронный документ отправлен контрагенту, контрагент его получил, но еще не подписал.
Требуется утверждение – получен входящий электронный документ от контрагента, который в случае согласия нужно утвердить, подписать и отправить.

Подробнее про регламент и возможные состояния ЭДО - в отдельной статье на сайте 1С-ЭДО.

1. Состояние ЭДО в списке документов учета.

Перед отправкой электронного документа контрагенту, продавец должен создать первичный документ и провести его. Далее на основании документа учета нужно создать электронный документ и подписать его электронной подписью. Пошагово процесс по выставлению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.

Для тех контрагентов, с которыми настроен ЭДО, в списке документов реализации будет отображаться состояние ЭДО.

Контроль электронной первички рис.1.png

В целях осуществления контроля «первички», по которой еще не завершены регламентные действия, можно воспользоваться отбором. Для этого нужно кликнуть по кнопке «Еще» и выбрать команду «Настроить список».

Контроль электронной первички рис.2.png

В открывшемся окне нужно найти «Состояние ЭДО» слева в доступных полях и кликнуть по кнопке «Выбрать».

Контроль электронной первички рис.3.png

Для отбора документов реализации нужно добавить несколько полей со значением «Не равно»:

Не начат – на документ учета ещё не сформирован электронный документ.
На подписи – электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью.
Завершен – необходимые действия по данному электронному документу выполнены всеми участниками обмена.
Завершен с исправлением – выполнены все необходимые действия по обмену корректировочными документами после получения уведомления об уточнении.
Закрыт принудительно – электронный документ был изъят из активного документооборота.
Аннулирован – электронный документ аннулирован по соглашению обеих сторон.

По документам реализации с перечисленными статусами ЭДО контроль «первички» не требуется.

Контроль электронной первички рис.4.png

После добавления нажать «Завершить редактирование». Благодаря использованию фильтров будет сформирован список документов, по которым нужен контроль.

Контроль электронной первички рис.5.png

Аналогичным образом можно формировать список документов поступлений. Покупатель, получив электронный документ от контрагента, должен его проверить, подписать электронной подписью и отразить в учете. Пошагово процесс по получению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.

Для отбора документов поступления нужно добавить следующие поля со значением «Не равно»:

Завершен
Завершен с исправлением
Аннулирован
Закрыт принудительно

Контроль электронной первички рис.6.png

2. Состояние ЭДО в списке электронных документов.

Из списка документов реализации или поступлений можно перейти в рабочее место "Текущие дела ЭДО", кликнув по кнопке «ЭДО» и выбрав соответствующую команду.

Контроль электронной первички рис.7.png

«Текущие дела ЭДО» представляют собой специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, справа - список электронных документов. Для списка электронных документов доступны быстрые отборы.

Контроль электронной первички рис.8.png

Необработанные электронные документы в папках блока «Входящие» означают, что для соответствующих учетных документов ЭДО не завершен. Сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов, нужно периодически просматривать рабочее место "Текущие дела ЭДО" и выполнять нужные действия с документами, находящимися во "Входящих".

Следует также обратить внимание на папку «На контроле» группы «Исходящие» - по находящимся здесь документам ожидаются действия со стороны других участников обмена - контрагента или оператора ЭДО. Если определенные документы находятся "На контроле" продолжительное время, сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов или взаимодействие с контрагентами, нужно связаться с контрагентом для завершения ЭДО. Если сотрудник выяснит, что контрагент не может выполнить нужные действия с электронным документом по техническим или иным причинам, нужно найти другой способ оформления и подписания первичного учетного документа по этой сделке.

Важно совершать регулярные обмены с контрагентами по ЭДО и не оставлять без внимания необработанные документы в «Текущих делах ЭДО». Если следовать принципу, что в папках «Текущих дел ЭДО» не должно быть каких-либо электронных документов (все документы обработаны), то и с первичными документами должно быть все в порядке.

При необходимости можно открыть электронный документ непосредственно из связанного документа учета по кнопке «ЭДО» – «Посмотреть электронный документ».

Контроль электронной первички рис.9.png

Также электронный документ можно найти в общем списке в «Архиве ЭДО», если перейти по соответствующей ссылке в форме «Текущие дела ЭДО».

Контроль электронной первички рис.10.png

Контроль электронной первички рис.10.png