Прикладное решение «1С:Документооборот 8 КОРП» предназначено для автоматизации делопроизводства и документооборота коммерческих предприятий.
В программе решаются задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа состояния дел.
Книга будет интересна:
■ специалистам, которые занимаются внедрением и поддержкой программы на предприятиях;
■ специалистам, которые отвечают за те или иные участки учета (например, НСИ, проектный учет, методология и регламентация, управление, контроль);
■ рядовым сотрудникам предприятий, которые работают с программой.
Глава 1. Типовая методика документооборота. Речь пойдет о том, как заполнить информационную базу первоначальными настройками и типовыми данными в несколько кликов. Информация полезна для тех, кто не знает, с чего начать постановку документооборота на предприятии.
Глава 2. Настройка и ведение НСИ. Глава содержит описание действий, которые необходимо предпринять для первоначального заполнения программы данными и дальнейшего ведения нормативно-справочной информации.
Глава 3. Рабочий стол. В этой главе вы познакомитесь с интерфейсом программы, научитесь настраивать и использовать окно Текущие дела.
Глава 4. Работа с документами. Речь пойдет об основных операциях регистрации, учета и управления внутренними, входящими, исходящими документами предприятия.
Глава 5. Работа с файлами. Глава содержит описание возможностей, сценариев и настроек работы с файлами. Это загрузка и выгрузка, хранение, шаблоны, автозаполнение данными, редактирование, контроль версий, сканирование, печать, сохранение и многое другое.
Глава 6. Управление договорами. Приведены практические советы и руководства по подготовке, согласованию, учету, контролю и расторжению договоров предприятия.
Глава 7. Учет обращений граждан и организаций. Речь пойдет о том, как автоматизировать работу с обращениями граждан и организаций – от первичной регистрации до списания в дело и анализа.
Глава 8. Управление процессами и задачами. Руководства и советы этой главы помогут автоматизировать такие взаимодействия между сотрудниками, как постановка задач, согласование, исполнение, рассмотрение, утверждение и др.
Глава 9. Бизнес-события. Речь пойдет о настройке и использовании бизнес-событий, которые применяются для автоматического выполнения каких-либо действий. Например, для автоматического старта процессов при регистрации документов определенных видов.
Глава 10. Проекты. В главе описаны возможности проектного учета и автоматизации работы с проектами – начиная с их создания, планирования и утверждения, заканчивая выполнением, завершением и анализом полученных результатов.
Глава 11. Мероприятия. В программе предусмотрена автоматизация проведения совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний. В главе речь пойдет о подготовке, согласовании, протоколировании, исполнении решений и анализе этих мероприятий.
Глава 12. Бронирование помещений. Речь пойдет о бронировании помещений с помощью «1С:Документооборота 8». Вы узнаете, как настроить бронирование под определенное мероприятие или дату.
Глава 13. Обсуждения. Описаны возможности подсистемы Обсуждения. С ее помощью пользователи могут общаться друг с другом в режиме реального времени, создавать чаты и вести переписку по конкретным документам, контрагентам, получать уведомления, звонить по аудио- и видеосвязи, общаться с чат-ботом и т. д.
Глава 14. Форум. В главе рассмотрены возможности форума – коллективной площадки для обсуждения и обмена мнениями о документах, файлах, мероприятиях и других рабочих вопросах.
Глава 15. Электронная подпись. В главе описаны принципы работы с электронной подписью. Вы узнаете, как защитить документ от подделки и внесения несанкционированных изменений, как подтвердить целостность и актуальность подписанных данных.
Глава 16. Электронная почта. В «1С:Документообороте 8» предусмотрены «легкая» и встроенная почта. Расскажем о том, чем обусловлен выбор варианта используемой почты. Остановимся на настройках, возможностях, советах для эффективной работы с почтой.
Глава 17. Уведомления. Информация, приведенная в главе, поможет всегда быть в курсе того, что происходит с интересующими вас объектами «1С:Документооборота 8». Речь пойдет о порядке настройки и работы с подписками пользователя.
Глава 18. Планирование и учет рабочего времени. В «1С:Документообороте 8» удобно планировать рабочее время и вести его учет. Из главы вы узнаете, как удобно и быстро планировать время с помощью календаря, как узнавать об отсутствии сотрудников, чем учет трудозатрат поможет в организации рабочего времени. Расскажем про протокол работы сотрудников и о других вариантах анализа затрат рабочего времени.
Глава 19. Контроль объектов документооборота. Глава содержит информацию о том, как следить за сроками и ходом выполнения работ по всем контролируемым объектам в одном окне.
Глава 20. Поиск данных. В главе рассмотрены три вида поиска, предусмотренные в программе: полнотекстовый поиск, поиск в списках, поиск документов и файлов.
Глава 21. Штрихкодирование документов. Глава познакомит вас с настройками штрихкодирования: автоматической и ручной вставкой кода, печатью и поиском документов по штрихкоду, подключением сканера и др.
Глава 22. Категоризация данных. Речь пойдет о классификации документов и файлов по категориям, о том, как относить данные к той или иной категории вручную и создавать правила для автоматизации этого процесса.
Глава 23. Персональные настройки. В главе описано использование персональных настроек, которые действуют только для текущего пользователя и могут быть изменены им в любой момент.
Глава 24. Настройка программы. В главе описано использование общих настроек программы, которые действуют для всех пользователей и устанавливаются администратором.
Глава 25. Администрирование пользователей. Речь пойдет о том, как оптимальным образом управлять настройками и сведениями о пользователях информационной базы.
Глава 26. Настройка прав доступа. В главе собрана полная информация по настройке прав доступа в «1С:Документообороте».
Глава 27. Поддержка и обслуживание. Приведено описание ключевых возможностей, необходимых для администрирования информационной базы.
Глава 28. Сервисные функции. В главе описаны полезные сервисные возможности, такие как использование дополнительных обработок, настройка рассылки отчетов, загрузка данных из файла в справочники, оценка производительности и прочее.
Глава 29. Средства интеграции. Приведена информация об интеграционных возможностях программы, которые позволяют настраивать обмен с другими конфигурациями и приложениями. Часть главы посвящена настройке распределенной информационной базы.
Глава 30. Система внешнего документооборота (СВД). Из главы вы узнаете, как наладить автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями.
Глава 31. Мобильное приложение. Глава включает информацию о настройке и порядке работы с приложением «1С:Документооборот 2.2» на мобильных устройствах под управлением iOS и Android. Приложение предназначено для постоянной офлайн-работы. Подходит для решения основных задач: просмотра почты, календаря, исполнения и постановки задач.
Глава 32. Мобильный клиент (ознакомительная версия). Из заключительной главы вы узнаете о подключении к тестированию мобильного клиента «1С:Документооборота». Мобильный клиент взаимодействует с информационной базой онлайн аналогично тому, как это делают клиентские приложения платформы для настольных компьютеров. Ознакомительная версия имеет ограниченный функционал, в дальнейшем будут доступны все возможности настольного клиента.
Чтобы было удобно следовать инструкциям и руководствам, в книге использованы различные виды форматирования для терминов, путей к файлам, названий команд, пошаговых инструкций, примечаний, советов и других элементов:
■ каждое важное действие проиллюстрировано снимком экрана или наглядной графической схемой;
■ все снимки экрана сделаны с демонстрационной конфигурации, которая входит в комплект поставки. Поэтому пользователю одновременно с чтением книги полезно поэтапно выполнять все команды на практике в демобазе;
■ названия клавиш, команд, разделов, групп и полей приведены в четком соответствии с программой и выделены жирным шрифтом: «Для назначения прав доступа в меню раздела Настройка и администрирование предусмотрена группа команд Права доступа»;
■ последовательность, в которой необходимо выполнять те или иные действия, представлена либо нумерованным списком, либо перечислением через тире: Настройка и администрирование – Сервис – Дополнительные обработки;
■ примечания, важные замечания и советы выделены в отдельные блоки текста с соответствующими пометками. Например:
Примечание
Виджет Задачи мне отображается в окне Текущие дела, если установлена настройка программы Использовать процессы и задачи.
Организацию работы с документами можно подробно изучить в пособии «1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства и документооборота. Редакция 4». Пособие представляет собой сборник материалов для построения делопроизводства на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Все нормативные документы комплекта составлены с учетом использования возможностей программы.
К пособию прилагается компакт-диск с документами в электронном формате и демонстрационной базой данных, которая иллюстрирует применение комплекта нормативных документов.
Документы, включенные в комплект, универсальны и готовы к внедрению в любой организации с минимальными доработками (не более 30 % с учетом отраслевой специфики компании).
Подробная информация о пособии размещена на сайте «1C:Предприятия 8» по адресу: https://v8.1c.ru/doc8/gotovye-metodicheskie-resheniya/.
В главном меню программы предусмотрена ссылка на раздел ИТС Частые вопросы по 1С:ДО.
В разделе публикуются ответы на самые актуальные вопросы по «1С:Документообороту 8». Пользуйтесь с удовольствием. Рекомендуем добавить раздел в Избранное и просматривать перед тем, как написать на «Линию технической поддержки».
Рис. 1. Частые вопросы по «1С:Документообороту 8»
Для тех, кто хочет серьезнее овладеть навыками работы в программе «1С:Документооборот 8 КОРП», предусмотрены курсы в учебном центре «1С»:
1. Профессиональная работа в «1С:Документообороте 8» редакции 2.1.
Курс предназначен для партнеров и пользователей, заинтересованных в приобретении практических навыков работы в программе. В программу включены: изучение всех прикладных возможностей «1С:Документооборота 8», обучение эффективному использованию программы в повседневной работе, практическое освоение приемов быстрой работы.
2. Подготовка к автоматизации документооборота.
Учебный курс содержит основы делопроизводства в том объеме, который обеспечит уровень знаний, достаточный для участия в проектах внедрения и дальнейшего совершенствования в предметной сфере.
Рекомендуем пройти обучение всем участникам проекта внедрения и тем, кто хочет наладить эффективную работу с документами на предприятии.
Это методический курс по управлению документами. Он не рассчитан на ознакомление с функциональными возможностями программы «1С:Документооборот 8».
3. Настройка и администрирование «1С:Документооборота».
Курс-практикум для администраторов «1С:Документооборота». Курс состоит из теоретических уроков и практических заданий, связанных в единый сквозной пример.
4. Внедрение «1С:Документооборота».
Основная цель курса – повысить технические и управленческие компетенции специалистов по внедрению «1С:Документооборота», дать углубленные знания об инструментах и механизмах внедрения программы и возможностях ее настройки. Курс предназначен для консультантов и руководителей проектов по внедрению «1С:Документооборота», программистов «1С», системных и функциональных администраторов «1С:Документооборота», ИТ-специалистов.
5. Методология управления документами.
Углубленный методический курс для участников проектов внедрения по управлению документами разработан в соответствии с ФГОС ВО по направлению подготовки бакалавриата «Документоведение и архивоведение». Состоит из бесплатных видеоуроков (теория документационного обеспечения управления) и трехдневного очного практикума (закрепление теоретического материала и практическая работа с использованием проектной документации реальных проектов).
Подробнее ознакомиться с программой и записаться на курсы можно на нашем сайте: https://1c.ru/rus/partners/training/uc1/courses.jsp?type=48.
Пакет регламентов, инструкций и прочих документов для быстрой организации работы сотрудников из дома в «1С:Документообороте 8»: https://its.1c.ru/db/remotework#content:2:1.
Включает следующие документы:
■ Список файлов:
○ Приказ об организации дистанционного режима работы.
○ Заявление о переводе на удаленную работу.
○ Доп. соглашение к трудовому договору (временная дистанционная работа).
○ Приказ об организации мер предупреждения коронавирусной инфекции (измерение температуры).
■ Регламенты и инструкции:
○ Регламент по выносу техники для удаленной работы сотрудников.
○ Приложение к «Регламенту по выносу техники» (бланк материального пропуска).
○ Чат и видеозвонки в «1С:Документообороте». Общая инструкция.
○ Инструкция по установке мобильного приложения «1С:Документооборота».
○ Инструкция по созданию отсутствия.
○ Инструкция по созданию ежедневных и еженедельных отчетов.
○ Порядок организации взаимодействия сотрудников в условиях дистанционной работы.
○ Организационные вопросы по удаленному режиму работы.
○ Приказ об утверждении «Положения об использовании простой электронной подписи».
○ Положение об использовании простой электронной подписи во внутреннем электронном документообороте.
■ Полезные советы:
○ Общие рекомендации при удаленном режиме работы.
○ Как организовать совместную работу в «1С:Документообороте».
○ Как предупредить коллег о вашем отсутствии.
○ Как эффективно организовать удаленную работу.
○ Как эффективно работать дома.
○ Как остаться на связи с коллегами с помощью «1С:Документооборота».
○ Работа команд в условиях дистанционной работы.
○ Подборка полезных функций «1С:Документооборота» для руководителя.
■ Технические вопросы:
○ Настройка автоматического включения ПК в BIOS.
○ Настройка звука в системе взаимодействия.
○ Отключение протокола IPv6.
○ Чат и видеозвонки. FAQ.
Обратите внимание: это только возможные методики, их применение в конкретной организации должно определяться руководителями.
https://its.1c.ru/db/remotework#content:25:hdoc.
Веб-сайт: http://v8.1c.ru/doc8/.
Официальные группы в социальных сетях:
■ facebook.com/groups/1C.DOC8;
■ vk.com/1c.doc8;
■ youtube.com/1CDOC8.