Для корректного заполнения сведений о застрахованных лицах по форме СЗВ-М для организации должны быть указаны: наименование полное или сокращенное, коды ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР. Данные сведения указываются в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации). Для обособленных подразделений (которые не выделены на отдельный баланс) код КПП указывается в справочнике Подразделения (раздел Настройка – Подразделения – раздел Регистрация в налог. органе).
Также следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные застрахованных лиц:
- фамилию, имя, отчество (при наличии) (сведения заполняются без сокращений, не заменяя имя и отчество инициалами);
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- ИНН (при наличии).
Чтобы проверить, заданы ли СНИЛС для застрахованных лиц, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников (раздел Кадры – Кадровые отчеты) (рис. 1).
Рис. 1
За отчетный период в программе также должны быть в полном объеме введены кадровые документы: Прием на работу, Прием на работу списком, Увольнение, Увольнение списком. Периоды работы для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по гражданско-правовым договорам, должны быть зарегистрированы в информационной базе с помощью документов Договор (работы, услуги), Договор авторского заказа.
Для составления сведений в рабочем месте 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки) (рис. 2):
- введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать;
- выберите в форме Виды отчетов отчет с названием Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М (папка Отчетность по физлицам).
Рис. 2
В результате на экран выводится форма нового экземпляра отчета, которую необходимо заполнить.
- Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, по сотрудникам которой подаются сведения (рис. 3).
- В поле Дата укажите дату заполнения формы (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).
- В поле Отчетный период укажите отчетный период (месяц).
- В поле Тип формы по умолчанию указывается Исходная, т.е. сведения подаются впервые страхователем за данный отчетный период.
- Кнопка Заполнить. Форма заполняется застрахованными лицами, на которых распространяется
обязательное пенсионное страхование в соответствии со
ст. 7 Федерального закона
от 15.12.2001 № 167-ФЗ и с которыми в отчетном месяце заключены, действуют или расторгнуты трудовые договоры, договоры ГПХ
(п. 2.2 ст. 11 Федерального закона
от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 14 Порядка
заполнения формы). Также табличную часть можно заполнить по кнопке Подбор (в этом случае застрахованное лицо выбирается из справочника Сотрудники)
и по кнопке Добавить (в табличной части нажмите на правую кнопку мыши) (в этом случае застрахованное лицо выбирается из справочника
Физические лица).
Рис. 3
- Поля Руководитель и Должность заполняются автоматически данными введенные в справочник Организации (закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица).
- Кнопка Записать.
- Если сведения передаются в ПФР без использования телекоммуникационных каналов связи, то из отчета можно получить печатную форму СЗВ-М и файл для передачи сведений в ПФР. По кнопке СЗВ-М формируется печатная форма сведений (рис. 5).
- Для того чтобы получить файл со сведениями о застрахованных лицах в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, необходимо нажать на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выбрать каталог, в котором следует сохранить файл (рис. 4). Просмотреть содержимое файла можно по кнопке Открыть файл. Рекомендуется сначала выполнить проверку сведений на соответствие их требованиям ПФР (кнопка Проверка - Проверить выгрузку). В этом случае выполняется проверка по встроенному в программу 1С алгоритму. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью сторонних программ, которые должны быть предварительно установлены на компьютере (по кнопке Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений). При нарушении каких-либо требований выводится соответствующее служебное сообщение.
- Если организация подключена к сервису "1С-Отчетность", то форму можно отправить в ПФР непосредственно из программы. Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений (кнопка Проверка - Проверить в интернете). Для отправки сведений нажмите кнопку Отправить.
- После того как сведения будут переданы в ПФР, отчет рекомендуется защитить от изменения. Для этого установите флажок Пачка принята в ПФР
(не редактируется) и проведите отчет. Отредактировать отчет после этого нельзя, но при необходимости можно, сняв указанный флажок.
Рис. 4
