Отчетность по налогу на доходы физических лиц

Подготовка сведений о невозможности удержать НДФЛ в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 3)

Период: 2019 год

Использован релиз 3.1.12

Для корректного формирования сведений необходимо, чтобы в программе были отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период, введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные, профессиональные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты, рассчитаны и учтены суммы исчисленного и удержанного и перечисленного налога.

Также перед подготовкой сведений следует проверить корректность заполнения персональных данных физических лиц, в отношении которых будет подаваться отчетность. А именно: ФИО, дата рождения, гражданство, код вида документа удостоверяющего личность, его серия и номер. Персональные данные вводятся через справочник Сотрудники или справочник Физические лица. Для проверки, введены ли необходимые персональные данные сотрудников, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников (раздел КадрыКадровые отчеты – отчет Личные данные сотрудников).

Перед подготовкой отчетности обязательно надо проверить актуальность релиза программы (необходимо убедиться, что программа обновлена последним релизом).

При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа, например, отчетами Анализ НДФЛ по датам получения доходов, Анализ НДФЛ по документам-основаниям, Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (раздел Налоги и взносыОтчеты по налогам и взносам).

Для подготовки сведений по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать НДФЛ используется документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (раздел Отчетность, справки2-НДФЛ для передачи в ИФНС). Для подготовки отчетных сведений создайте новый документ по кнопке Создать.

Для сведений о невозможности удержания НДФЛ автоматическое заполнение в программе не предусмотрено, поэтому документ заполняется вручную.

В форме документа укажите (рис. 1):

В соответствии с Порядком заполнения 2-НДФЛ при заполнении сведений в связи с невозможностью удержания налога следует указать только сумму фактически полученного дохода, с которой не был удержан налог, а также сумму налога, исчисленного, но не удержанного с этого дохода.

В табличной части документа укажите вручную лицо или список лиц, по которым необходимо передать сведения о невозможности удержания налога по кнопке Подбор. В результате в табличную часть автоматически попадут те суммы доходов и налогов, которые относятся к указанному в шапке документа ОКАТО и КПП по физлицам. Для каждого физического лица формируется отдельная справка. Чтобы перейти непосредственно в сформированную справку 2-НДФЛ, щелкните двойным щелчком мыши (или кнопка Enter) по строке с нужным физическим лицом. В результате открывается форма документа 2-НДФЛ сотрудника (рис. 3). Форма состоит из закладок – 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5%. Заголовки закладок обозначают ставку НДФЛ, в отношении которой указываются подробные данные – сведения о полученных доходах в организации, суммы налога, который был исчислен и не удержан. Данные справки корректируются вручную.

Рис. 1

Пример

Сотрудник организации ООО "ТФ-Мега" Березин С.И. уволился 02.10.2019. В ноябре 2019 г. ему был выдан подарок стоимостью 5 000 руб. Со стоимости подарка, превышающей 4 000 руб., организация исчислила НДФЛ в сумме 130 руб., но не удержала его, так как сотрудник уволен и выплаты сотруднику больше не производились.

Организации необходимо представить сведения о невозможности удержать НДФЛ за 2019 год по физическому лицу.

Выдача подарка в натуральной форме зарегистрировано документом Приз, подарок (рис. 2). В отчете за год отражена сумма налога по физическому лицу, которая исчислена, но не удержана.

Рис. 2

При заполнении сведений необходимо указать (рис. 3):

На закладке 13%:

В разделе Суммы дохода:

В разделе Суммы налога:

Рис. 3

Данные на закладке Личные данные заполняются автоматически (рис. 4). Если некоторые личные данные не заполнены или заполнены некорректно, то можно непосредственно из формы документа по ссылке Редактировать изменить персональные данные физического лица. Отредактированные данные обновятся в форме автоматически.

Рис. 4

После подготовки сведений документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС следует записать.

Внимание

На физическое лицо, по которому были поданы сведения о невозможности удержать НДФЛ, организация также обязана в срок не позднее 2 марта 2020 года (1 марта 2020 г. - выходной день) представить отчетные сведения о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ с признаком 1. Но в этих отчетных сведениях (в отличие от сведений о невозможности удержания НДФЛ) необходимо указать все доходы физического лица, полученные в отчетном году от налогового агента, а также полные суммы исчисленного и удержанного налога (рис. 5).

Рис. 5

Для подготовки сведений о доходах физических лиц по месту нахождения обособленного подразделения необходимо ввести новый экземпляр документа 2-НДФЛ для передачи в ИФНС. В форме документа в поле ОКТМО/КПП следует выбрать код ОКТМО места нахождения подразделения и КПП обособленного подразделения.

Перед передачей сведений в ИФНС рекомендуется проверить их на наличие ошибок. Для этого следует нажать на кнопку Проверить, расположенную в верхней части формы документа (или непосредственно в форме 2-НДФЛ сотрудника) (рис. 6). В этом случае сведения проверяются по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью программы Tester, которая должна быть предварительно установлена на компьютере (нажав на кнопку Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений). При проверке встроенным механизмом в случае обнаружения и необнаружения ошибок выводится сообщение.

Рис. 6

Для того чтобы получить файл со сведениями о доходах для передачи в ИФНС в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, необходимо нажать на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выбрать каталог, в котором следует сохранить файл. Имя файлу программа присваивает автоматически.

При необходимости можно вывести печатные формы справок о доходах 2-НДФЛ и Реестра справок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Печать. Если справка о доходах и суммах налога физического лица по форме 2-НДФЛ составляется для представления сведений о невозможности удержания НДФЛ, то (согласно Порядку заполнения формы) в поле Признак проставляется цифра 2 (рис. 7).

Рис. 7

Если организация подключена к сервису "1С-Отчетность", то сведения можно отправить в налоговый орган непосредственно из программы. Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений. Для этого нажмите на кнопку Отправить и выберите пункт Проверить в Интернете (рис. 8). Для отправки сведений нажмите на кнопку Отправить и выберите пункт Отправить в контролирующий орган.

После того как сведения будут приняты налоговым органом, документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС рекомендуется защитить от изменения. Для этого установите флажок Справки приняты налоговым органом и архивированы и проведите документ. Отредактировать документ после этого нельзя, но при необходимости можно, сняв указанный флажок.

Рис. 8

<<- вернуться в начало статьи