Глава 6. Запросы коммерческих предложений в сервисе «1C:Бизнес-сеть»

6.1. Запросы коммерческих предложений у поставщиков

Запрос коммерческих предложений у поставщика – учетный документ, который позволяет сформировать потребности и отправить их одному или нескольким поставщикам через сервисы 1С-ЭДО (обмен юридически значимыми электронными документами с использованием электронной подписи) или опубликовать в сервисе «1С:Бизнес-сеть» (обмен электронными документами без электронной подписи).

Покупатель формирует потребность с использованием документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков. Запрос может обеспечиваться одним или несколькими поставщиками – на усмотрение покупателя.

Способы создания документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков:

■ вручную (команда Создать в списке документов ЗакупкиЗапросы коммерческих предложений);

■ путем копирования.

Этапы работы с документом Запрос коммерческих предложений у поставщиков:

■ Подготовка запроса – описание объектов закупки с указанием количественных и качественных характеристик, условий закупки (срок действия предложения, адрес доставки, условия оплаты и т. д.).

■ Сбор предложений – публикация в сервисе «1С:Бизнес-сеть» или отправка напрямую поставщику из списка через сервисы 1С-ЭДО. Для перехода к началу ожидания ответных предложений необходимо выполнить команду Начать сбор предложений.

■ Анализ предложений – сравнение условий предложений, выбор предложений, выбор позиций к заказу, формирование и отправка заказов поставщикам. Переход к этапу Анализ предложений происходит автоматически после завершения срока действия запроса.

■ Завершение работы по запросу коммерческого предложения. Закрытие запроса происходит вручную или автоматически по истечении срока действия на стороне сервиса (позволяет исключить какие-либо действия со стороны клиента). Для завершения сбора предложений (снятие с публикации) необходимо выполнить команду Завершить. Возвращаться к сбору предложений в этом запросе запрещено.

На каждом этапе работы с запросом документу присваивается соответствующее текущее состояние:

Подготовка запроса.

Сбор предложений.

Анализ предложений.

Завершено.

В форме списка Запросы коммерческих предложений у поставщиков можно отобрать список необходимых запросов, используя отборы по текущему состоянию документа.

В запросе указывается, какая требуется номенклатура (в каком количестве, по какой максимальной цене, желаемый срок поставки), и условия закупки (срок рассмотрения предложений, условия оплаты, доставки, конкретные поставщики и др.).

Способы заполнения табличной части Товары (Услуги) в документе запроса коммерческих предложений (команда Добавить):

■ выбор из справочника Номенклатура учетной системы;

■ выбор из сервиса «1С:Номенклатура»;

■ добавление описания позиции Вручную (указываются рубрика, название позиции и задается значение фильтров рубрики для уточнения свойств позиции). Текстовое описание вводится в произвольной форме в строке реквизита Номенклатура или в форме Текстовое описание позиции.

В документе запроса указываются условия закупки:

■ на каких условиях клиент готов приобрести товар (условия оплаты, условия доставки);

■ можно ли обеспечивать этот запрос полностью одним поставщиком или несколькими;

■ ответные предложения от поставщика могут содержать часть позиций запроса или обязательно должны охватывать все позиции запроса;

■ период сбора предложений и срок рассмотрения предложений.

При выборе в параметрах сбора предложений варианта Публиковать в сервисе 1С:Бизнес-сеть документ Запрос коммерческих предложений у поставщиков будет доступен всем поставщикам сервиса. При необходимости можно скрыть запросы от определенного списка поставщиков (установить флажок Скрыть запрос от поставщиков из списка и добавить их из справочника Контрагенты).

При выборе варианта Запросить предложения напрямую при наличии действующей настройки обмена 1С-ЭДО программа предложит подписать и отправить документ через сервис.

6.1.1. Сбор предложений

Публикация запроса (отправка через сервисы 1С-ЭДО) и начало сбора предложений в сервисе «1С:Бизнес-сеть» выполняются по команде Начать сбор предложений. Документ перейдет в состояние Сбор предложений.

6.1.2. Анализ предложений

Коммерческие предложения поставщиков, поступившие по конкретному запросу коммерческого предложения от клиента, отображаются автоматически на закладке Поступившие и выбранные предложения документа запроса. Например, поставщик сформировал документ Коммерческое предложение клиенту и отправил его через сервис 1С-ЭДО. Клиент загружает Коммерческое предложение поставщика, и результат загрузки этого коммерческого предложения по конкретному запросу показывается на закладке Поступившие и выбранные предложения.

Можно выбрать и другие предложения поставщиков в соответствии с исходным запросом коммерческого предложения. Выбор предложений выполняется на закладке Выбор предложений поставщиков. В списке отображаются количество предложений по каждой позиции запроса и количество найденных торговых предложений в сервисе «1С:Бизнес-сеть» (при включенном анализируемом источнике Торговые предложения 1С:Бизнес-сеть).

Обеспечивается возможность сравнивать условия поступивших и выбранных предложений с использованием отчета Сравнить условия поставки, доступного на закладке Поступившие и выбранные предложения.

Выбрать позиции номенклатуры поставщика к заказу можно непосредственно из отчета по соответствующей гиперссылке К заказу.

Чтобы исключить Коммерческое предложение поставщика из отчета, необходимо нажать гиперссылку Скрыть или снять флажок у соответствующего предложения в окне справа.

Из формы документа выбор позиций к заказу у поставщика предусмотрен по команде Выбрать к заказу.

При выборе предложений можно анализировать различные источники предложений (в том числе и торговые предложения из сервиса «1С:Бизнес-сеть»), сравнивать цены позиций с учетом НДС в этих источниках предложений.

Можно управлять составом анализируемых источников в форме Сравнение и выбор предложений – перейти на закладку Выбор предложений поставщиков у товара, по которому поступили предложения, и нажать на ссылку в колонке Поступило.

По команде Изменить на форме Сравнение и выбор предложений доступны настройки состава источников предложений (например, из выбора предложений можно исключить торговые предложения сервиса «1С:Бизнес-сеть»).

После того как будут выбраны необходимые предложения, можно приступить к оформлению заказов поставщикам (команда Оформить заказы на форме документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков).

В рамках рабочего места Формирование заказов поставщикам в 1С:Бизнес-сеть есть возможность сверить запрашиваемые позиции с позициями, которые предлагает поставщик. Это рабочее место позволяет создавать заказы поставщикам (шаг 1) и отправлять их поставщикам (шаг 2). Отправка документов будет производиться через сервис «1С:Бизнес-сеть».

6.2. Запросы коммерческих предложений от клиентов

Запрос коммерческих предложений от клиентов – учетный документ, который создается на основании загруженного от клиента документа Запрос коммерческих предложений у поставщика (исходящий) через сервис «1С:Бизнес-сеть» или 1С-ЭДО. Документ позволяет отразить потребности покупателя, сохранить их у поставщика и на основании этих потребностей сформировать Коммерческое предложение клиенту.

Если запрос был направлен напрямую поставщику или нескольким поставщикам, то поставщик/поставщики получают этот запрос в свою информационную базу. Список запросов коммерческих предложений от клиентов доступен по ссылке Продажи – Запросы коммерческих предложений.

В списке запросов коммерческих предложений от клиентов показывается уведомление в виде надписи Есть новые документы для загрузки, и из этого списка можно перейти к загрузке запросов коммерческих предложений, которые были отправлены через сервис «1С:Бизнес-сеть».

В форме Входящие документы 1С:Бизнес-сеть можно массово загружать новые документы Запрос коммерческих предложений от клиентов (выделить все документы к загрузке и нажать на кнопку Загрузить).

В момент загрузки запросов открывается форма Сопоставление номенклатуры, использование которой позволяет сопоставить номенклатуру поставщика с номенклатурой клиента. Если номенклатура для сопоставления не найдена, то можно создать свою номенклатуру по данным номенклатуры клиента (команда Создать по данным контрагента) или загрузить из сервиса «1С:Номенклатура» (Загрузить из 1С:Номенклатура). По результатам сопоставления номенклатуры поставщика с номенклатурой клиента будет сформирован документ Запрос коммерческого предложения от клиента.

При работе с запросом коммерческого предложения есть следующие возможности:

■ Вычеркивание запрашиваемых позиций (команда Снять с рассмотрения):

■ Создание коммерческого предложения клиенту на основании запроса (Создать на основании – Коммерческое предложение клиенту/перейти по гиперссылке Создать коммерческое предложение клиенту) и последующая отправка этого документа:

■ Печать запроса коммерческого предложения от клиента.

6.2.1. Поиск запросов коммерческих предложений от клиентов

Запросы коммерческих предложений также можно найти в специализированном рабочем месте, которое доступно по ссылке Продажи – Найти запросы коммерческих предложений.

Поиск запросов коммерческих предложений поставщик может выполнять, используя следующие инструменты:

■ отбор по категориям;

■ полнотекстовый поиск (по названию товара, штрихкоду, артикулу);

■ доступна история поиска;

■ отборы по дополнительным реквизитам;

■ отборы по покупателю;

■ отборы по диапазону количества товара (услуги) с указанием единицы измерения позиции;

■ отборы по диапазону цены товара (услуги);

■ отборы по диапазону суммы товара (услуги);

■ отбор по диапазону общей суммы заявки;

■ отбор по своей номенклатуре;

■ отбор по возможности обеспечения.

Отборы группы Все категории статичны и являются общими. При смене категории общие отборы сохраняются, а отборы по дополнительным реквизитам очищаются.

При работе с запросом пользователь может выполнить следующие действия:

Сохранить запрос – позволяет отложить запрос, сохранив его для последующей обработки.

Ответить на запрос – позволяет начать подготовку коммерческого предложения. По результатам выполнения команды будет сформировано Коммерческое предложение клиенту по данным запроса коммерческого предложения от клиента.

Снять с рассмотрения – отметить запрос как снятый с рассмотрения (что позволит исключить затраты времени на обработку запроса другими пользователями).

Текущее состояние по каждому запросу также показывается в рабочем месте по поиску запросов коммерческих предложений.

6.3. Коммерческое предложение клиенту

Коммерческое предложение клиенту – учетный документ, позволяющий отразить предложение цен, условий оплаты/поставки, товаров/услуг/аналогов, которые поставщик готов обеспечить.

Способы создания коммерческого предложения:

■ Вручную (команда Создать из списка Продажи – Коммерческие предложения клиентам). Документ выступает в роли независимого коммерческого предложения, которое формирует поставщик.

■ Путем копирования.

■ На основании документа Запрос коммерческого предложения от клиента. Документ выступает в качестве ответа на запрос коммерческого предложения от клиента.

Способы заполнения табличной части Товары (услуги) в документе Коммерческое предложение клиенту:

■ Путем выбора потребности из запроса коммерческого предложения клиенту (команда Добавить – Потребности из запроса). При заполнении коммерческого предложения по данным запроса в документе будет показано, какая позиция запрошена клиентом и на какое количество запрос. При подборе подставляется номенклатура поставщика по данным сопоставления с номенклатурой клиента.

■ Путем выбора номенклатуры, предлагаемой взамен запрашиваемой клиентом (команда Добавить – Предложение по позиции). Можно будет на каждую позицию указать предлагаемую позицию. При этом на одну запрашиваемую позицию можно указывать несколько предложений.

Поддерживается возможность назначения скидок и наценок на предлагаемые и запрашиваемые позиции номенклатуры.

Также в документе указываются условия поставки, которые можно заполнить автоматически на основании типовых условий продажи.

Можно указать дополнительную информацию в виде картинки с форматированным текстом (на закладке Информация для покупателя).

Управлять работой коммерческого предложения можно с использованием статусов:

Черновик – по умолчанию устанавливается для созданного документа.

Не согласовано – коммерческое предложение в процессе согласования.

Действует – коммерческое предложение в таком статусе готово для отправки клиенту.

После того как коммерческое предложение будет подготовлено (в статусе Действует), его можно отправить клиенту через сервисы 1С-ЭДО (команда ЭДО – Отправить электронный документ) или через сервис «1С:Бизнес-сеть» (команда ЭДООтправить документ без электронной подписи) из формы документа или списка Коммерческие предложения клиентам.

6.4. Коммерческое предложение поставщика

Документ Коммерческое предложение поставщика позволяет поставщикам публиковать свои предложения в соответствии с потребностями покупателей. Документ отражает предложение цен, условий оплаты/поставки, товаров/услуг/аналогов, которые поставщик готов обеспечить.

Коммерческое предложение поставщика – учетный документ, который создается путем загрузки через сервисы 1С-ЭДО или через сервис «1С:Бизнес-сеть» (команда ЭДО – Загрузить документ без электронной подписи в списке документов Закупки – Коммерческие предложения поставщиков).

Новые документы Коммерческое предложение поставщика формируются для загрузки на основании документов Коммерческое предложение клиенту. Документ может содержать информацию о документе-основании Запрос коммерческих предложений у поставщиков, что обеспечивает взаимосвязь каждой строки коммерческого предложения со строкой запроса коммерческого предложения.

При работе с коммерческим предложением поддерживаются:

■ вычеркивание позиций (снятие с рассмотрения);

■ добавление комментария к строкам и документу;

■ печать запроса коммерческого предложения у поставщика и коммерческого предложения поставщика.

Документ Коммерческое предложение поставщика содержит следующую информацию:

■ какую номенклатуру запрашивал клиент;

■ какую номенклатуру предлагает поставщик.

Также в документе показывается разница: по какой номенклатуре цена выше или количество не соответствует количеству запрашиваемой номенклатуры.

Если предлагаемая взамен позиция не обеспечивает потребности или не удовлетворяет требованиям клиента, то можно вычеркнуть позиции (команда Снять с рассмотрения).

Если коммерческое предложение поступило на основании документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков, то в этом случае каждая строка документа коммерческого предложения поставщика содержит связь со строкой запроса коммерческого предложения.