Глава 4. Обмен электронными документами

Основные действия при работе с программой производятся в форме Начальная страница, которая открывается при запуске программы. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, и быстрые отборы для фильтрации списка, справа – список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Над списком электронных документов находятся соответствующие кнопки для выполнения операции с выбранным документом или несколькими документами одновременно.

4.1. Формирование и отправка исходящего электронного документа

Сформировать новый электронный документ можно:

■ на основании документа информационной базы учетной системы;

■ создав документ учета вручную, указав все необходимые реквизиты.

Созданные и загруженные документы учета отображаются в форме Начальная страница в группе Создать раздела Исходящие.

4.1.1. Получение списка документов из учетной системы

Получение/обновление списка документов внешней учетной системы (на основании которых можно сформировать электронные документы) выполняется при синхронизации данных. Синхронизация данных может выполняться автоматически, по расписанию, либо вручную.

Для синхронизации данных вручную надо открыть форму по команде Настройки синхронизации данных в Меню функцийСинхронизация данных и нажать на кнопку Синхронизовать.

4.1.2. Создание документа учета в программе

Данные для формирования электронного документа могут быть введены непосредственно в программе «1С:Клиент ЭДО 8». Для этого необходимо в Меню функций – Создать выбрать необходимый вид документа.

В форме документа заполняются необходимые поля в соответствии с выбранным типом документов.

Для сохранения введенных данных необходимо нажать Записать.

4.1.3. Формирование электронных документов

Команда Сформировать, подписать и отправить создаст электронный документ, предложит подписать его с помощью ЭП (если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютер) и отправит получателю.

Важно!

Момент передачи подготовленных к отправке электронных документов зависит от значения опции Отложенная отправка электронных документов, задаваемой в настройках программы. Если эта настройка включена, то передача исходящих данных осуществляется по команде Отправить и получить электронные документы панели действий. Если же настройка выключена, то передача исходящих данных запускается автоматически после постановки в очередь на отправку, при этом пользовательский интерфейс может оставаться недоступным на время сеанса передачи данных.

Команда Сформировать электронный документ формирует новую версию электронного документа. Этот вариант позволяет не только принудительно переформировать электронный документ (чего нельзя сделать командой Сформировать, подписать и отправить), но и визуально оценить сформированный электронный документ в открывшейся форме просмотра содержимого электронного документа, выполнить команды по переходу на следующий этап (утвердить или подписать, в зависимости от настроек программы и соглашения).

Ответственное лицо организации может подписывать электронные документы как из формы просмотра самого электронного документа, так и из формы Текущие дела по ЭДО, группа действия Подписать.

В процессе отправки оформленный электронный документ упаковывается вместе с установленными ЭП в пакет электронных документов (для прямого обмена может дополнительно еще и шифроваться – все зависит от настроек соглашения с контрагентом), и готовый пакет становится в очередь на отправку. Момент начала передачи исходящих данных зависит от значения опции Отложенная отправка электронных документов, задаваемой в общих настройках обмена (см. выше).

Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить пользователю со своей стороны, а также требуемые действия со стороны других участников можно увидеть в дереве формы Электронные документы, открываемой по команде в панели навигации формы документа или по гиперссылке Состояние ЭДО.

В дереве формы просмотра электронных документов отображаются все сформированные и отсутствующие документы по данному документообороту и необходимые действия.

После формирования все электронные документы попадают в архив электронных документов на страницу Исходящие. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу электронного документа, открыть для просмотра форму электронного документа. Архив может открываться по команде Меню функцийАрхив ЭДО.

4.1.4. Просмотр электронного документа

В форме просмотра электронного документа содержится печатная форма учетного документа, которая позволяет визуально оценить содержимое сформированного электронного документа. В форме также содержатся установленные для электронного документа ЭП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов). В зависимости от пройденных этапов в форме можно выполнить команды по переходу на следующий этап.

Для тех электронных документов, формат которых предусматривает наличие полей, содержащих дополнительные данные в информационном поле (форматы ЭД от ФНС), с помощью команды Отключить вывод информационного поля в форме просмотра содержимого электронного документа можно отключить показ этих служебных данных.

С помощью команды Еще – Сохранить электронный документ в файл в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного документа вместе с файлами ЭП в каталог на диск. После выполнения команды будет сохранен файл электронного документа, включающий в себя все форматы, указанные в соглашении, а также отдельно будут сохранены файлы установленных ЭП.

С помощью команды Еще – Печать электронного документа можно напечатать содержимое электронного документа на бумаге, а также вывести список ЭП, которыми был подписан документ, – это может понадобиться для передачи электронного документа во внешние инстанции.

С помощью команды Еще – Журнал событий ЭДО можно просмотреть все события, которые происходили с текущим электронным документом в программе, увидеть автора изменений, а также дату и время.

4.1.5. Обмен произвольными электронными документами

Программа позволяет обмениваться произвольными электронными документами – аналогами электронных писем. Произвольный электронный документ – это любой файл, хранящийся на компьютере.

Чтобы отправить произвольный документ, надо в форме списка Произвольные электронные документы (Меню функцийПроизвольные документы) создать новый Исходящий документ, выбрать организацию и контрагента (для которых в программе существует действующее соглашение об обмене ЭД) и добавить вложение (файл любого типа).

Если в настройках регламента ЭДО для произвольного документа указан маршрут подписания Указывать при создании документа, обязательным для заполнения будет также поле Маршрут подписания. Можно выбрать маршрут из справочника Маршруты подписания, а можно – список подписантов (пользователь и при необходимости сертификат ЭП), каждый из которых должен установить на документе подпись.

В произвольном электронном документе можно заполнить сопроводительную записку, договор и указать тип документа (позволяет более точно идентифицировать документ в списке). Пока вложение не подписано, его можно отредактировать, для этого необходимо захватить вложение на редактирование (), внести необходимые изменения, сохранить и освободить файл в информационной базе (). Вложение подписывается ЭП (предварительно импортированной в «1С») и отправляется в адрес контрагента. Документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договорами, актами сверки взаиморасчетов и пр.).

Произвольный документ может быть введен на основании другого документа или справочника. Например, для передаваемой товарной накладной надо отправить дополнение к договору или изображения товаров. Установленные связи можно просмотреть в «Структуре подчиненности» через команду в списке документов или в форме документа. Ввод произвольного документа на основании другого документа или справочника можно выполнить по команде Ввести на основании произвольный ЭД меню ЭДО (либо меню Другие действия в форме просмотра электронного документа) либо выбрать основание из формы произвольного ЭД. Если у основания есть присоединенные файлы, то в произвольном документе появляется возможность добавить вложение из присоединенных файлов основания:

В случае необходимости удалить документ-основание нужно выполнить команду Подбор на форме просмотра электронного документа. Далее перейти в Еще – Разорвать связь.

На стороне получателя можно либо указать основание во входящем произвольном ЭД, либо изменить ранее заполненное (автоматически при получении ЭД или пользователем), при этом кроме структуры подчиненности ничего не поменяется. Также во входящем произвольном ЭД можно поменять договор, для того чтобы этот документ отображался в списках документов с отбором по договору.

Произвольный документ может быть отклонен: на стороне отправителя – пока документ не отправлен, на стороне получателя – пока документ не подписан ЭП получателя. Если документ отклонен на стороне отправителя, например подписантом, то лицо, ответственное за заполнение документа, может отменить отклонение, внести необходимые исправления и повторно вернуть документ на подпись. Если документ отклонен на стороне получателя, то в ответ на отклоненный документ формируется Уведомление об уточнении (с указанием причины отклонения) и передается отправителю произвольного документа. При получении «Уведомления об уточнении» у отклоненного произвольного документа устанавливается статус Отклонен получателем.

Хранение версий для произвольного электронного документа не предусмотрено.

4.2. Получение и обработка входящего электронного документа

Получение входящих данных осуществляется по команде Отправить и получить панели действий окна Начальная страница.

При успешном проведении обмена будут созданы новые электронные документы в программе, которые будут отображаться в разделе Обработать.

После получения входящих данных будет автоматически сформировано извещение о доставке пакета данных. Сформированное извещение будет автоматически выслано на адрес отправителя (если не требует подписания ЭП, в случае прямого обмена между контрагентами или если обмен происходит через оператора ЭДО и для сертификата ЭП был сохранен пароль).

4.2.1. Работа с электронными документами

Если применяется прямой обмен между контрагентами и в соглашении задано использование шифрования электронных документов, то получаемые данные загружаются в зашифрованном виде. Такие пакеты электронных документов после загрузки будут находиться в списке Начальная страница (группа действий Распаковать) или в «Архиве ЭДО» на закладке Нераспакованные пакеты, так как расшифровка требует интерактивных действий пользователя, а именно – нужен доступ к закрытой части ключа сертификата шифрования. Зашифрованные пакеты загружаются в список в статусе К распаковке. Для некорректных пакетов, которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен (без обработки) и выяснить причину ошибки, сохранив файл пакета электронных документов на диск по команде Сохранить пакет на диск из формы документа Пакет электронных документов (групповое сохранение файлов пакетов доступно для пользователя с полными правами через команду Еще – Сохранить пакет на диск на закладке Все пакеты).

Для автоматической распаковки зашифрованных данных сразу при получении для сертификата расшифровки необходимо запомнить пароль доступа в сертификате ЭП. Также рекомендуется для целей шифрования использовать отдельный сертификат ЭП, отличный от подписания электронных документов.

Для установки статуса пакетов Отменен в списке можно воспользоваться командой Отменить (в форме Начальная страница) или Установить статус (в форме Архив ЭДО, закладка Нераспакованные пакеты). По команде Распаковать выбранные в списке пакеты будут распакованы, а электронные документы из пакетов будут размещены в архиве входящих документов на странице Входящие, а также в группе действий Обработать в форме Начальная страница.

В архиве входящих электронных документов в колонке Версия отображаются версия документа, признак его отражения в учете, актуальность (есть ли более поздняя версия электронного документа, отраженного в учете). В колонке текст выделяется красным цветом, если версия электронного документа старше, чем версия электронного документа, отраженного в учете в документе информационной базы. По команде Еще – Установить ответственного можно назначить ответственного за обработку электронных документов. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу документа, открыть форму входящего электронного документа.

Можно отклонить документ, вызвав команду Отклонить электронный документ в группе Еще и указав причину отклонения, после чего введенная причина будет сохранена в электронном документе и направлена другому участнику для ознакомления. В форме просмотра также содержатся установленные для электронного документа ЭП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов).

Если при обмене задано требование ответной подписи на этом же экземпляре электронного документа, то в форме электронного документа можно установить ЭП на электронный документ (если у текущего пользователя есть право подписи) по команде Подписать и отправить подтверждение или передать его на подпись ответственному лицу по команде Утвердить электронный документ (если нет права подписи или ЭП не применяется вовсе).

Если же при обмене задано требование формировать ЭП на встречном (другом) электронном документе (например, ТОРГ-12 (титул покупателя) или акт (титул заказчика) форматов ФНС), то в форме входящего электронного документа по команде Утвердить электронный документ автоматически будет создан требуемый по регламенту обмена встречный (другой) электронный документ и передан на подпись.

Для тех электронных документов, формат которых предусматривает наличие полей, содержащих дополнительные данные в информационном поле (форматы ЭД от ФНС), с помощью команды Отключить вывод информационного поля в форме просмотра содержимого электронного документа можно отключить показ этих служебных данных.

С помощью команды Еще – Сохранить электронный документ на диск в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного документа вместе с файлами ЭП в каталог на диск. После выполнения команды будет сохранен файл электронного документа, включающий в себя все форматы, указанные в соглашении, а также будут отдельно сохранены файлы установленных ЭП.

С помощью команды Еще – Печать документа с электронными подписями можно напечатать содержимое электронного документа на бумаге, а также вывести список ЭП, которыми был подписан документ, – это может понадобиться для передачи электронного документа во внешние инстанции.

С помощью команды Еще – Перейти к журналу событий ЭД можно просмотреть все события, которые происходили с текущим электронным документом в программе, увидеть автора изменений, а также дату и время.

При получении первой версии электронного документа программа автоматически создаст во внешней информационной базе документ соответствующего вида (черновик документа) и заполнит его данными из электронного документа. Далее работа с таким документом осуществляется в обычном порядке. При получении новой версии электронного документа, ранее уже загруженного в информационную базу, программа привязывает ее к существующему документу информационной базы, не перезаполняя его автоматически (заполнение возможно только по интерактивному действию пользователя).

4.2.2. Аннулирование электронных документов

Электронные документы, обмен по которым завершен, могут быть аннулированы по взаимному согласию сторон. Аннулировать электронный документ можно из формы просмотра электронного документа (меню Другие действия, команда Аннулировать электронный документ). В результате выполнения команды появится окно для ввода причины, далее сформируется служебный электронный документ Предложение об аннулировании, который после подписания ЭП будет отправлен другому участнику обмена.

Если получатель «Предложения об аннулировании» согласен с ним, то он подписывает своей ЭП полученное предложение, и после этого электронный документооборот по сделке считается аннулированным.

Если получатель не согласен, то он может отклонить Предложение об аннулировании, указав причину отклонения. В результате инициатору аннулирования вернется отказ в аннулировании, и после этого электронному документообороту по сделке будет назначено первоначальное состояние (до момента инициирования процесса аннулирования).

4.3. Формирование файла выгрузки ЭД для передачи в ФНС

Для того чтобы сформировать файл выгрузки ЭД для ФНС, надо открыть Архив ЭДО, в меню Еще (на вкладках Исходящие или Входящие) выбрать Выгрузить электронные документы для ФНС.

В результате выполнения команды Выгрузить в файл будет сформирован файл, который можно загрузить в подсистему 1С-Отчетность для последующей передачи данных в ФНС.