Глава 4. Обмен электронными документами

Основные действия при работе с программой производятся в форме Начальная страница, которая открывается при запуске программы. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами и быстрые отборы для фильтрации списка, справа – список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Над списком электронных документов находятся соответствующие кнопки для выполнения операции с выбранным документом или несколькими документами одновременно.

4.1. ­Формирование и отправка исходящего электронного документа

Сформировать новый электронный документ можно:

● на основании проведенного документа информационной базы учетной системы, при этом все реквизиты будут заполнены без возможности редактирования;

● создав документ учета вручную, указав все необходимые реквизиты, заполнив табличную часть документов, или импортировав XML-файлы формата ФНС.

Созданные и загруженные документы учета отображаются в форме Начальная страница в разделе Сформировать. По-умолчанию документы сохраняются в программе непроведенными (черновиками), а после проверки документов их необходимо Провести, при этом, для таких документов в пиктограмме списка появится зеленая галка.

После того как будет сформирован электронный документ, документ учета скрывается в разделе Сформировать.

Получение списка документов из учетной системы

Получение/обновление списка документов внешней учетной системы (на основании которых можно сформировать электронные документы) выполняется при нажатии на кнопку Отправить и получить. При этом в списке отображаются только те документы, для которых настроен обмен: для Организации и Контрагента есть действующая Настройка ЭДО с отмеченным типом документа.

Создание документа учета в программе

Данные, для формирования электронного документа могут быть введены непосредственно в программе «1С:Клиент ЭДО 8». Для этого необходимо на Начальной странице нажать кнопку Создать и выбрать необходимый вид документа.

В форме документа заполняются необходимые поля, в соответствии с выбранным типом документов. При этом информация в справочнике Номенклатура может быть заполнена по данным подключенной информационной базы или создана вручную.

Для сохранения введенных данных необходимо нажать Записать, если документ полностью заполнен и готов к оформлению электронного документа нажимается Провести.

Так же можно вводить новые документы копированием ранее введенных. Для этого можно перейти в Журнал документов  и скопировать выбранный документ, либо на Начальной странице нажать Копировать и в открывшемся списке существующих документов выбрать нужный документ.

Формирование электронных документов

Команда Сформировать, подписать и отправить создаст электронный документ, предложит подписать его с помощью ЭП (если есть право подписи у текущего пользователя и сертификат подписи установлен на компьютер) и отправит получателю.

Важно! Момент передачи подготовленных к отправке электронных документов зависит от значения опции, задаваемой в настройках программы - Отложенная отправка электронных документов. Если эта настройка включена, то передача исходящих данных осуществляется по команде Отправить и получить электронные документы панели действий. Если же настройка выключена, то передача исходящих данных запускается автоматически после постановки в очередь на отправку, при этом пользовательский интерфейс может оставаться недоступным на время сеанса передачи данных.

Команда Сформировать электронный документ формирует новую версию электронного документа. Этот вариант позволяет не только принудительно переформировать электронный документ (чего нельзя сделать командой Сформировать, подписать и отправить), но и визуально оценить сформированный электронный документ в открывшейся форме просмотра содержимого электронного документа, выполнить команды по переходу на следующий этап (утвердить или подписать, в зависимости от настроек программы и соглашения).

Ответственное лицо организации может подписывать электронные документы как из формы просмотра самого электронного документа, так из формы Текущие дела по ЭДО, группа действия Подписать.

В процессе отправки оформленный электронный документ упаковывается вместе с установленными ЭП в пакет электронных документов (для прямого обмена может дополнительно еще и шифроваться – все зависит от настроек соглашения с контрагентом), и готовый пакет становится в очередь на отправку. Момент начала передача исходящих данных зависит от значения опции, задаваемой в общих настройках обмена - Отложенная отправка электронных документов (см. выше).

Подробную информацию, какие действия необходимо выполнить пользователю со своей стороны, а также требуемые действия со стороны других участников можно увидеть в форме Цепочки электронных документов по кнопке над списком электронных документов или в форме просмотра электронного документа.

В форме просмотре цепочки электронных документов отображаются все сформированные и отсутствующие документы по данном документообороту и необходимые действия.

После формирования все электронные документы попадают в архив электронных документов на страницу Исходящие. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу электронного документа, открыть для просмотра форму электронного документа. Архив может открываться по команде Архив ЭДО панели навигации.

Просмотр электронного документа

В форме просмотра электронного документа содержится печатная форма учетного документа, которая позволяет визуально оценить содержимое сформированного электронного документа. В форме также содержатся установленные для электронного документа ЭП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов). В зависимости от пройденных этапов в форме можно выполнить команды по переходу на следующий этап.

Для тех электронных документов, формат которых предусматривает наличие полей, содержащих дополнительные данные в информационном поле (форматы ЭД от ФНС), обычно это служебные данные, с помощью команды Отключить вывод информационного поля в форме просмотра содержимого электронного документа можно не показывать эти служебные данные

С помощью команды Все действия - Сохранить электронный документ на диск в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного документа вместе с файлами ЭП в каталог на диск. После выполнения команды будет сохранен файл электронного документа, включающий в себя все форматы, указанные в соглашении, а также отдельно сохранены файлы установленных ЭП.

С помощью команды Все действия - Печать документа с электронными подписями можно напечатать содержимое электронного документа на бумаге, а также вывести список ЭП, которыми был подписан документ – это может понадобиться для передачи электронного документа во внешние инстанции.

С помощью команды Все действия – Перейти к журналу событий ЭД можно просмотреть все события, которые происходили с текущим электронным документом в программе, увидеть автора изменений, а также дату и время.

Также программа позволяет обмениваться Произвольными электронными документами аналогами электронных писем. Произвольный электронный документ позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить файл, если требуется, установить ЭП, и направить документ в адрес контрагента. Документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договоров или актов сверки взаиморасчетов). Хранение версий для произвольного электронного документа не предусмотрено.

Списки входящих и исходящих произвольных электронных документов открываются в панели навигации Произвольные электронные документы.

4.2. Получение и обработка входящего электронного документа

Получение входящих данных осуществляется по команде Отправить и получить панели действий окна Начальная страница.

При успешном проведении обмена, будут созданы новые электронные документы в программе, которые будут отображаться в разделе Обработать.

После получения входящих данных будет автоматически сформировано извещение о доставке пакета данных. Сформированное извещение будет автоматически выслано на адрес отправителя (если не требует подписания ЭП, в случае прямого обмена между контрагентами, или, если обмен происходит через оператора ЭДО и для сертификата ЭП был сохранен пароль).

Сопоставление номенклатуры контрагента

При получении электронных документов от контрагентов производится сопоставление номенклатуры контрагента и программы. Если номенклатура в программе не найдена, открывается форма Сопоставление данных по номенклатуре, где необходимо для каждой строки номенклатуры контрагента указать номенклатуру в программе.

Работа с электронными документами

Если применяется прямой обмен между контрагентами и в соглашении задано использование шифрования электронных документов, то получаемые данные загружаются в зашифрованном виде. Такие пакеты электронных документов после загрузки будут находиться в списке Начальная страница, группа действий Распаковать или в Архиве ЭДО на закладке Нераспакованные пакеты, т.к. расшифровка требуется интерактивных действий пользователя, а именно - доступ к закрытой части ключа сертификата шифрования. Зашифрованные пакеты загружаются в список в статусе К распаковке. Для некорректных пакетов, которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен (без обработки) и выяснить причину ошибки, сохранив файл пакета электронных документов на диск по команде Сохранить пакет на диск из формы документа Пакет электронных документов (групповое сохранение файлов пакетов доступно для пользователя с Полными правами через команду Все действия – Сохранить пакеты ЭД на диск на закладке Все пакеты).

 

Для автоматической распаковки зашифрованных данных сразу при получении для сертификата расшифровки необходимо запомнить пароль доступа в Сертификате ЭП. Также рекомендуется для целей шифрования использовать отдельный сертификат ЭП, отличный от подписания электронных документов.

Для установки статуса пакетов Отменен в списке можно воспользоваться командой Отменить (в форме Начальная страница) или Установить статус (в форме Архив ЭДО, закладка Нераспакованные пакеты). По команде Распаковать выбранные в списке пакеты будут распакованы, а электронные документы из пакетов будут размещены в архиве входящих документов на странице Входящие, а также в группе действий Обработать в форме Начальная страница.

В архиве входящих электронных документов в колонке Версия отображается версия документа, признак его отражение в учете, актуальность (есть ли более поздняя версия электронного документа, отраженного в учете). В колонке текст выделяется красным цветом, если версия электронного документа старше, чем версия электронного документа, отраженного в учете в документе информационной базы. По команде Все действия – Установить ответственного можно назначить ответственного за обработку электронных документов. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу документа, открыть форму входящего электронного документа.

Можно отклонить документ, вызвав команду Отклонить электронный документ в группе Все действия и указав причину отклонения, после чего введенная причина будет сохранена в электронном документе и направлена другому участнику для ознакомления. В форме просмотра также содержатся установленные для электронного документа ЭП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов).

Если при обмене задано требование ответной подписи на этом же экземпляре электронного документа, то в форме электронного документа можно установить ЭП на электронный документ, если у текущего пользователя есть право подписи по команде Подписать и отправить подтверждение или передать его на подпись ответственному лицу по команде Утвердить электронный документ, если нет право подписи или ЭП не применяется вовсе.

Если же при обмене задано требование формировать ЭП на встречном (другом) электронном документе (например, ТОРГ-12 (титул покупателя) или Акт (титул заказчика) форматов ФНС), то в форме входящего электронного документа по команде Утвердить электронный документ автоматически будет создан требуемый по регламенту обмена встречный (другой) электронный документ и передан на подпись.

Для тех электронных документов, формат которых предусматривает наличие полей, содержащих дополнительные данные в информационном поле (форматы ЭД от ФНС), обычно это служебные данные, с помощью команды Отключить вывод информационного поля в форме просмотра содержимого электронного документа можно не показывать эти служебные данные.

С помощью команды Все действия - Сохранить электронный документ на диск в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного документа вместе с файлами ЭП в каталог на диск. После выполнения команды будет сохранен файл электронного документа, включающий в себя все форматы, указанные в соглашении, а также отдельно сохранены файлы установленных ЭП.

С помощью команды Все действия - Печать документа с электронными подписями можно напечатать содержимое электронного документа на бумаге, а также вывести список ЭП, которыми был подписан документ – это может понадобиться для передачи электронного документа во внешние инстанции.

С помощью команды Все действия – Перейти к журналу событий ЭД можно просмотреть все события, которые происходили с текущим электронным документом в программе, увидеть автора изменений, а также дату и время.

При получении первой версии электронного документа программа автоматически создаст, во внешней информационной базе, документ соответствующего вида (черновик документа) и заполнит его данными из электронного документа. Далее работа с таким документом осуществляется в обычном порядке. При получении новой версии электронного документа, ранее уже загруженного в информационную базу, программа привязывает ее к существующему документу информационной базы, не перезаполняя его автоматически (заполнение возможно только по интерактивному действию пользователя).