Как отразить централизованные закупки в учете автономного учреждения-заказчика?

Дата публикации 18.01.2021

Централизованное снабжение (закупка) - способ обеспечения материальными ценностями, который предполагает наличие трех сторон:

• государственного (муниципального) заказчика;
• поставщика;
• грузополучателя - учреждения (обособленного подразделения) в рамках одного ведомства.

Порядок учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями в казенных учреждениях определен разд. 6 инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н (далее - Инструкция № 162н). Расчеты учреждения-заказчика и учреждения-грузополучателя отражаются с применением счета 304 04 (пп. 156 - 161 Инструкции № 162н).

В зависимости от способа исполнения поставки в учете казенного учреждения-заказчика могут быть оформлены две схемы корреспонденций счетов (п. 156 Инструкции № 162н).

• дебет счета 304 04 и кредит счета 302 00 - если поставка исполняется напрямую учреждению-грузополучателю;
• дебет счета 106 00 и кредит счета 302 00 - если поставка исполняется учреждению-заказчику. Далее сформированные вложения передаются учреждению-грузополучателю по дебету счета 304 04 и кредиту счета 106 00.

Действующими нормативными правовыми актами не установлено порядка отражения подобных операций в учете автономного учреждения. Следовательно, такой порядок необходимо согласовать в соответствии с п. 5 инструкции, утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н (далее - Инструкция № 183н).

Как понятно из вопроса, автономное учреждение является заказчиком. Учреждение-заказчик от своего имени заключает контракты на поставку товаров и оплачивает их, однако эти ценности не предназначены для использования в деятельности заказчика, они должны быть переданы иным учреждениям-грузополучателям. Из вопроса следует, что поставка выполняется напрямую поставщиком учреждению-грузополучателю.

В расчетах автономных учреждений счет 304 04 может быть использован только при передаче нефинансовых активов между головным учреждением и обособленными подразделениями (филиалами). В рассматриваемом случае автономное учреждение передает ценности иным учреждениям (казенным, бюджетным, автономным). Соответственно, счет 304 04 не может быть использован.

Централизованное снабжение казенных, бюджетных, автономных учреждений можно отразить по аналогии с безвозмездной передачей основных средств и материалов в корреспонденции со счетом 401 20 2ХХ (пп. 12, 37 Инструкции № 183н).

Выбор подстатьи КОСГУ будет зависеть от контрагента и характера передаваемого имущества. Из вопроса следует, что осуществляется передача имущества как текущего так и капитального характера (п. 7 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее - Порядок № 209н). Контрагентами являются организации бюджетной сферы. При этом из вопроса не ясно, являются автономное учреждение и его контрагенты субъектами одного уровня бюджета или нет. Рассмотрим несколько вариантов:

• если основные средства и запасы передаются учреждениям другого бюджета, применяется подстатья 251 "Перечисления другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации" КОСГУ (п. 10.5.1 Порядка № 209н);
• если основные средства передаются учреждениям того же бюджета, применяется подстатья 281 "Безвозмездные перечисления капитального характера государственным (муниципальным) учреждениям" КОСГУ (п. 10.8.1 Порядка № 209н);
• если материальные запасы передаются учреждениям того же бюджета, применяется подстатья 241 "Безвозмездные перечисления (передачи) текущего характера сектора государственного управления" КОСГУ (п. 10.4.1 Порядка № 209н).

Кроме того, на основании п. 341 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, для учета материальных ценностей, оплаченных учреждением-заказчиком и отгруженных учреждениям-грузополучателям в рамках централизованной закупки, применяется забалансовый счет 05.

Принятие к учету на забалансовый счет материальных ценностей отражается учреждением-заказчиком на основании первичных документов, подтверждающих отгрузку материальных ценностей в пользу учреждения-грузополучателя, в сумме выплат на их приобретение.

При получении учреждением-заказчиком подтверждения о получении учреждением-грузополучателем материальных ценностей, отгруженных в их адрес, ценности списываются с забалансового учета по стоимости, по которой они ранее принимались к учету.

Таким образом, рассматриваемая ситуация в учете автономного учреждения может быть отражена следующими бухгалтерскими записями:

Дебет КРБ Х 401 20 251 Кредит КРБ Х 302 34 73Х (Х 302 31 73Х) - отражена поставка материальных запасов и основных средств учреждению-грузополучателю другого бюджета (п. 138 Инструкции № 183н);

Дебет КРБ Х 401 20 281 Кредит КРБ Х 302 31 73Х - отражена поставка основных средств учреждению-грузополучателю того же бюджета (п. 138 Инструкции № 183н);

Дебет КРБ Х 401 20 241 Кредит КРБ Х 302 34 73Х - отражена поставка материалов учреждению-грузополучателю того же бюджета (п. 138 Инструкции № 183н);

увеличение забалансового счета 05 - приняты к учету материальные ценности на основании первичных документов, подтверждающих отгрузку в пользу учреждения-грузополучателя;

Дебет КРБ Х 302 34 83Х (Х 302 31 83Х) Кредит КИФ Х 201 11 610, увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 34Х, 310) - погашена кредиторская задолженность перед поставщиком (п. 73 Инструкции № 183н);

уменьшение забалансового счета 05 - списаны материальные ценности с забалансового учета на основании подтверждения о получении учреждением-грузополучателем материальных ценностей, отгруженных в их адрес.

Эти операции отражаются на основании полученных от поставщика документов (счетов, накладных и др.), подтверждающих исполнение им обязанностей по поставке материальных ценностей учреждению-грузополучателю и (или) извещения (ф. 0504805) от учреждения-грузополучателя с приложением документов, подтверждающих поставку.