Ответы по учету в учреждениях госсектора

Вопрос: Обязано ли бюджетное учреждение формировать резерв на оплату отпусков на счете 401 60, если в штате всего семь человек? 

Ответ от 01.08.2016

Резервы для оплаты отпусков должны формироваться в любых учреждениях госсектора независимо от штатной численности. При этом порядок и периодичность расчета резерва учреждение вправе утвердить в учетной политике. Такой вывод можно сделать из разъяснений, данных в письме Минфина России от 20.06.2016 № 02-07-10/36122.

Согласно ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются:

В соответствии с п. 308 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), обязательства учреждения должны отражаться на счетах учета санкционирования расходов. Под обязательствами понимаются обусловленные законом, иным нормативным правовым актом, договором или соглашением обязанности учреждения выплатить в соответствующем году физическому или юридическому лицу, иному публично-правовому образованию денежные средства.

Обязанность предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск или выплатить при увольнении денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска установлена ст. 114, 127 ТК РФ. Следовательно, информация в денежном измерении об обязанности предоставить физическому лицу денежные средства в оплату отработанного им в текущем финансовом году периода, дающего право на оплачиваемый отпуск, или его денежную компенсацию относится к объектам бухгалтерского учета. Пропуски или изъятия подобных сведений не допускаются.

Обязательства по оплате отпусков невозможно точно определить по величине и (или) времени исполнения. Это так называемые отложенные обязательства. Чтобы равномерно относить на финансовый результат такие расходы и обобщать информацию о зарезервированных суммах, используется счет 401 60 (п. 302.1 Инструкции № 157н). Поскольку счет 401 60 служит для отражения расходов, в разрядах 15 – 17 номера счета указывается код элемента вида расходов.

Учет резерва на счете 401 60 позволяет получить полные и достоверные сведения об обязательствах учреждения по методу начисления, который предусматривает отражение расходов в том периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены денежные средства.

Согласно п. 162 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н), операции санкционирования на иные очередные годы (за пределами планового периода) учитываются на группировочном счете 0 500 90 000. Для отражения отложенных обязательств предназначен счет 0 502 09 000.

Отложенные обязательства отражаются в учете на основе оценочных значений. Порядок и методы их формирования учреждение вправе установить в рамках учетной политики. Пример определения оценочного значения по резерву на оплату отпусков за фактически отработанное время приведен в приложении 3 к письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998. В этом письме также подробно рассмотрен порядок учета операций с резервами.

Резерв на оплату отпусков может рассчитываться тремя способами:

Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков.

Разумеется, первый способ расчета резерва для оплаты отпусков является самым точным, но одновременно и самым трудоемким. Поэтому учреждение вправе выбрать иной способ определения величины резерва, принимая во внимание трудозатраты на формирование необходимых сведений (п. 3 Инструкции № 157н).

Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала или года), исходя из данных количества дней неиспользованного отпуска по сотрудникам на указанную дату, предоставленных кадровой службой.

Поскольку счет 401 60 предназначен для того, чтобы равномерно относить расходы на финансовый результат, наиболее правильным представляется ежемесячное определение оценочных резервов. Однако, принимая во внимание затраты на сбор и обработку информации, учреждение может установить и иной, наиболее приемлемый для себя период.

При инвентаризации перед составлением отчетности суммы резервов могут быть списаны или скорректированы (уточнены) в порядке, установленном учетной политикой.

Согласно письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 учреждение начисляет резерв для оплаты отпусков записями:

№ п/п

Содержание операции

Бухгалтерская запись

дебет счета

кредит счета

1

Отражено формирование резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время:

  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

  

КРБ Х 109 ХХ 211

КРБ Х 109 ХХ 213

 

КРБ Х 401 60 211

КРБ Х 401 60 213

2

Принято отложенное обязательство по оплате отпусков в сумме начисленного резерва:

  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 506 90 211

КРБ Х 506 90 213

   

КРБ Х 502 99 211

КРБ Х 502 99 213

3

Начислена за счет резерва оплата отпуска за проработанное время:

  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

  

КРБ Х 401 60 211

КРБ Х 401 60 213

  

КРБ Х 302 11 730

КРБ Х 303 ХХ 730

4

Принято обязательство текущего года по оплате отпусков за счет ранее созданного резерва:

  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 506 10 211

КРБ Х 506 10 213

 

КРБ Х 502 11 211

КРБ Х 502 11 213

5

Уменьшены ранее учтенные отложенные обязательства по оплате отпусков методом "красное сторно":

  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 506 90 211

КРБ Х 506 90 213

 

КРБ Х 502 99 211

КРБ Х 502 99 213

6

Начислены отпускные на сумму превышения над величиной резерва:

  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

  

КРБ Х 109 ХХ 211

КРБ Х 109 ХХ 213

  

КРБ Х 302 11 730

КРБ Х 303 ХХ 730

7

Уточнен по результатам инвентаризации ранее сформированный резерв в сторону увеличения:

  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 109 ХХ 211

КРБ Х 109 ХХ 213

 

КРБ Х 401 60 211

КРБ Х 401 60 213

8

Уточнен по результатам инвентаризации ранее сформированный резерв в сторону уменьшения методом "красное сторно":

  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 109 ХХ 211

КРБ Х 109 ХХ 213

 

КРБ Х 401 60 211

КРБ Х 401 60 213

 

В отличие от письма Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 для отражения сумм принятых учреждением обязательств при использовании созданных ранее резервов предстоящих расходов в п. 167 Инструкции № 174н, п. 196 Инструкции № 183н предусмотрена корреспонденция по дебету счета 0 502 09 000 и кредиту счета 0 502 01 000. При ее использовании текущее обязательство принимается за счет созданного ранее резерва, но при этом по счету 506 90 накапливаются суммы отложенных обязательств, плановые назначения текущего года остаются незадействованными. Поэтому, на наш взгляд, целесообразно воспользоваться схемой корреспонденций, предложенной в письме Минфина России (корреспонденции 4, 5).

Подробно о том, как в программе "1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8" перерегистрировать отложенные обязательства, принятые в прошлом году, на следующий год и отразить их в Отчете об обязательствах учреждения (ф. 0503738) читайте здесь: http://its.1c.ru/db/metbud81#content:6418:hdoc:

Инструкция № 157н не дает прямого ответа на вопрос, обязательно ли формировать и отражать в учете и отчетности резервы предстоящих расходов. Принимая во внимание разъяснения Минфина России, учреждения обязаны помимо резерва на оплату предстоящих отпусков создавать следующие резервы:

Порядок формирования резервов (виды резервов, методы оценки обязательств, дата признания в учете и т.д.) устанавливается учреждением в рамках учетной политики.

В заключение отметим, что положения нормативных правовых актов не обязывают учреждение иметь остатки денежных средств на лицевом счете под сформированный резерв предстоящих расходов. Данные на счете 401 60 нужны, прежде всего, для планирования и принятия управленческих решений, в т.ч. о резервировании части оставшихся средств для финансового обеспечения отложенных обязательств.

 

Как задать вопрос