Как учесть выдачу разменного фонда в кассу столовой и возврат в главную кассу?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Как учесть выдачу разменного фонда в кассу столовой и возврат в главную кассу?

Дата публикации 25.11.2019

Вопрос аудитору

Как учесть выдачу разменного фонда в кассу столовой и возврат в главную кассу?

При ведении кассовых операций автономные учреждения руководствуются указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание № 3210-У).

Согласно п. 4.5 Указания № 3210-У передача наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражается в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу (ф. 0310005) делаются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Выдача и возврат денежных средств (в т.ч. разменной монеты и купюр) оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001, 0310002) (п. 4.1 Указания № 3210-У). Поэтому наличные деньги из кассы на разменный фонд должны выдаваться на основании расходного кассового ордера (ф. 0310002). В строке РКО, где указывается основание передачи денег, нужно написать "разменный фонд".

Кассир делает записи в кассовой книге по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (пп. 5, 6 Указания № 3210-У).

Если не отразить выдачу разменного фонда в кассовой книге, это будет считаться нарушением порядка ведения кассовых операций (постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 № 13АП-11809/11, от 05.07.2011 № 13АП-8422/11).

По окончании смены кассир сдает остаток наличных денежных средств и кассовые документы, на основании которых составляется приходный кассовый ордер (ф. 0310001) и вносится запись в кассовую книгу. В качестве доказательства, что лишняя сумма в кассе не является выручкой, возврат размена и возврат выручки следует оформить разными приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001). В строке "Основание" указывается "возврат размена".

Наличные денежные средства, выданные на размен, продолжают числиться на счете 201 34 "Касса".

Таким образом, выдача и возврат разменного фонда в кассу учреждения могут отражаться записями:

Дебет КИФ Х 201 34 510 (касса столовой), увеличение забалансового счета 17 (КОСГУ 510) Кредит КИФ Х 201 34 610 (главная касса), увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 610) - переданы денежные средства в качестве разменного фонда из кассы учреждения;

Дебет КИФ Х 201 34 510 (главная касса), увеличение забалансового счета 17 (КОСГУ 510) Кредит КИФ Х 201 34 610 (касса столовой), увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 610) - возвращены денежные средства разменного фонда в кассу учреждения.

Рассматриваемые записи инструкцией, утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н, не закреплены. Поэтому их следует согласовать в порядке, предусмотренном п. 5 указанной инструкции.

Внутреннее перемещение на счете 201 34 в программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" не реализовано. Расходные и приходные кассовые ордера, содержащие такие операции, проводиться не могут. При необходимости учреждение может сделать такую типовую операцию.

В качестве альтернативного варианта предлагается выдача денежных средств для размена подотчетному лицу на одну кассовую смену.

Согласно п. 6.3 Указания № 3210-У в общем случае наличные деньги выдаются под отчет на расходы, связанные с деятельностью юридического лица, по письменному заявлению подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме денежных средств и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет и приложить подтверждающие документы.

В постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2009 № А56-12330/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 № Ф04-881/2008(462-А70-43), Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.07.2015 № 09АП-25724/15 судьи пришли к выводу, что денежные средства в качестве разменного фонда могут быть выданы кассиру под отчет. При этом в общем случае получение денежных средств в центральной кассе и передача их в операционную кассу оформляются соответственно приходными (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002).

По истечении срока, на который получены деньги, кассир должен заполнить авансовый отчет и вернуть размен обратно в кассу. В авансовом отчете в графе "Назначение аванса" необходимо указать: "Разменный фонд". Правомерность такого подхода подтверждает, в частности, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 № Ф04-881/2008(462-А70-43). В этом случае выданные кассиру суммы отражаются с использованием счета бухгалтерского учета, который предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Таким образом, выдача и возврат разменного фонда в кассу учреждения могут отражаться записями:

Дебет КРБ Х 208 ХХ 567 Кредит КИФ 201 34 610, увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 610) - выданы подотчетному лицу денежные средства в качестве разменного фонда;

Дебет КИФ Х 201 34 510, увеличение забалансового счета 17 (КОСГУ 510) Кредит КРБ Х 208 ХХ 667 - возвращены подотчетным лицом в конце смены денежные средства, выданные в качестве разменного фонда.

Выдача разменного фонда кассиру столовой под отчет на длительный срок (без ежедневного составления РКО и ПКО в начале и по окончании смены), соответственно, нахождение таких денежных средств в кассовом ящике могут привести к спорам с налоговыми органами. Суды в таких случаях нередко занимают сторону организаций. Однако во избежание претензий целесообразно составлять кассовые ордера ежедневно.

Вопросы по работе с программой, пожалуйста, направляйте на e-mail: v8@1c.ru (версии 8.) и hotline@1c.ru (версии 7.7) в отдел технической поддержки.