Можно ли выдавать подотчетному лицу денежные суммы, если у него есть задолженность по денежным документам?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Можно ли выдавать подотчетному лицу денежные суммы, если у него есть задолженность по денежным документам?

Дата публикации 24.03.2021

Вопрос аудитору

Из кассы учреждения под отчет секретарю выдаются маркированные конверты (денежные документы). Кроме этого, для отправки заказных писем под отчет этому же сотруднику на карту перечисляется определенная сумма на срок 30 дней (согласно приказу на выдачу сумм под отчет). Если в течение месяца перечисленная сумма заканчивается, подотчетное лицо делает авансовый отчет и ему перечисляется новая сумма. При этом конверты использованы не полностью, отчет по ним представляется только по окончании месяца, т.е. в авансовом отчете отражена задолженность на сумму полученных конвертов. Допустимо ли дополнительное перечисление подотчетному лицу в течение месяца суммы на отправку заказных писем без представления отчета по конвертам?

Порядок выдачи подотчетных сумм сотрудникам организаций установлен указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание № 3210-У). Выдача наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с деятельностью учреждения, оформляется согласно распорядительному документу учреждения либо письменному заявлению подотчетного лица. Распорядительный документ допускается оформлять на несколько выдач наличных денег с указанием фамилии и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (п. 6.3 Указания № 3210-У). Указание № 3210-У регулирует выдачу подотчетных сумм только в наличной форме.

Учитывая положение Банка России от 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение № 266-П), юридические лица вправе оплачивать свои расходы с использованием карты, оформленной на уполномоченное физическое лицо (пп. 1.5, 2.5 Положения № 266-П). Разъяснениями содержатся в письмах Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

Денежные средства, выдаваемые учреждением под отчет сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты для операций, связанных:

В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

В соответствии с п. 169 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее - Инструкция № 157н), почтовые марки, конверты с марками учитываются на счете 201 35 "Денежные документы". Почтовые марки и маркированные конверты являются денежными документами и учитываются в "фондовой" кассе.

Как понятно из вопроса, учреждение выдает сотруднику под отчет безналичные денежные средства для отправки заказных писем и маркированные конверты (денежные документы). Авансовый отчет по использованию конвертов сотрудник представляет разово по окончании месяца, а средства для отправки заказных писем могут пополняться в течение месяца, в т.ч. при наличии задолженности в отчете на сумму полученных конвертов.

Ранее в п. 6.3 Указания № 3210-У было установлено, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. На сегодняшний день этот абзац из Указаний № 3210-У исключен.

Пунктом 214 Инструкции № 157н установлено, что увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета.

Как видим, требование п. 214 Инструкции № 157н относится только к денежным средствам, на денежные документы оно не распространяется. Что касается денежных средств, то их нельзя выдавать в случае, когда подотчетное лицо не отчиталось по предыдущему авансу, по которому срок сдачи авансового учета уже наступил. Если такой срок еще не наступил, запрета на выдачу подотчетному лицу еще одной суммы нет.

Таким образом, действия учреждения в рассматриваемой ситуации правомерны. Дополнительное перечисление в течение месяца подотчетному лицу суммы на отправку заказных писем без предоставления отчета по конвертам допустимо.