Как бюджетному учреждению списать дебиторскую задолженность, если контрагент ликвидирован?

Дата публикации 20.02.2015

Для признания задолженности безнадежной дебиторской и невостребованной кредиторской руководствуются нормами гражданского законодательства.

Согласно ст. 49 ГК РФ правоспособность юридического лица возникает в момент его создания и прекращается в момент внесения записи о его исключении из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). С момента исключения из ЕГРЮЛ организация не отвечает по своим обязательствам.

При ликвидации юридического лица требования кредиторов, не удовлетворенные из-за недостаточности его имущества, считаются погашенными (п. 6 ст. 64 ГК РФ). Таким образом, ликвидация организации прекращает обязательства должника. Следовательно, сумму задолженности можно считать безнадежной.

Документальным подтверждением ликвидации организации-должника может служить выписка из ЕГРЮЛ.

Обычно для обоснованного списания дебиторской задолженности предпринимаются следующие шаги:

• проводится инвентаризация расчетов;
• выявляется дебиторская задолженность;
• бухгалтерия готовит докладную записку на имя руководителя с предложением списать дебиторскую задолженность; в записке указывается контрагент, основание возникновения задолженности, дата возникновения задолженности, сумма задолженности, перечень мероприятий, которые были предприняты для взыскания задолженности, документы, подтверждающие принятие мер к взысканию задолженности;
• на основании предоставленной докладной записки руководитель дает распоряжение о списании дебиторской задолженности; любое списание дебиторской задолженности следует считать ущербом учреждению, поэтому в соответствии со ст. 247 Трудового кодекса РФ руководитель обязан произвести служебное расследование с целью определения размера ущерба и выявления виновного.

Известны случаи из практики, когда по результатам контрольно-ревизионной проверки бухгалтерам было предписано возместить ущерб от списанной дебиторской задолженности, потому что бухгалтеры не предпринимали никаких мер ко взысканию задолженности и не информировали руководителя о задолженности.

В вопросе не указано, на каком основании образовалась дебиторская задолженность. Дебиторская задолженность может образоваться как при получении дохода, так и при осуществлении расходов. Не все возможные виды дебиторской задолженности описаны в Инструкции Минфина РФ от 16 декабря 2010 г. № 174н. Обращаем ваше внимание, что в случае списания задолженности за счет расходов (согласно нормам Инструкции № 174н) такие расходы не подлежат включению в себестоимость, то есть недопустимо списание задолженности в дебет счетов 010900000.

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерская запись		Пункт Инструкции № 174н
		Дебет	Кредит
Дебиторская задолженность по доходам
1.	Списание дебиторской задолженности за реализованные товары, работы, услуги (счета 020500000, кроме 020541000)	0 401 10 173	0 205 00 660	пункт 94
2.	Списание дебиторской задолженности по возмещению ущерба, причиненного учреждению (счета 0209000, счет 020541000)	0 401 10 173	0 209 00 660	пункт 110
3.	Списание дебиторской задолженности в виде переплаты налогов, уплачиваемых с доходов*) (счета 230303000, 230304000, 230305000)	0 401 10 173	0 303 00 730	-
Дебиторская задолженность по расходам
1.	Списание дебиторской задолженности по авансам, уплаченным поставщикам и подрядчикам (счета 020600000)	0 401 20 273	0 206 00 660	пункт 98
2.	Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц (счет 020800000)	0 401 20 273	0 208 00 660	пункт 106
3.	Списание дебиторской задолженности в виде переплаты налогов, уплачиваемых за счет расходов (счета 030301000, 030302000, 030305000, 030306000, 030307000, 030308000, 030309000, 030310000, 030311000, 030312000, 030313000)	0 401 20 273	0 303 00 730	-
4.	Списание дебиторской задолженности в виде переплаты по расчетам по удержаниям из заработной платы (счет 030304000)	0 401 20 273	0 304 03 730	- После списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с соответствующих балансовых счетов задолженность подлежит отражению на забалансовом счете 04 "Задолженность неплатежеспособных дебиторов". Это делают для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников, а также для того, чтобы правильно отразить в учете поступление денежных средств, если дебитор вдруг решит погасить свою задолженность, которую учреждение посчитало нереальной к взысканию и списало. Однако в данной ситуации нет смысла отражать списанную задолженность на забалансовом счете 04, потому что дебитора уже не существует.