Вопрос аудитору
Есть ли необходимость подшивать к журналу операций № 2 заявки на кассовый расход и платежные поручения к ним, а также выписки из лицевого счета? В каких регистрах необходимо хранить эти документы?
В приложении 3 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее - Приказ № 52н) перечислены обязательные для ведения журналы операций (ф. 0504071), в т.ч. журнал операций с безналичными денежными средствами.
Журнал операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071) применяется для учета:
- движения средств на счетах (лицевых счетах), открытых учреждению для учета операций с безналичными средствами;
- расчетов с финансовым органом по наличным денежным средствам;
- движения денежных средств по аккредитивным счетам, депозитным счетам;
- расчетов с финансовыми органами по средствам, поступающим в бюджет, и по платежам из бюджета.
Операции по движению денежных средств в иностранных валютах отражаются в иностранной валюте и в валюте Российской Федерации по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций в иностранной валюте (рублевом эквиваленте). Записи в журнал операций с безналичными денежными средствами производятся на основании первичных (сводных) учетных документов, прилагаемых к ежедневным выпискам по счету (лицевому счету).
Журнал операций с безналичными денежными средствами составляется по каждому счету (лицевому счету), открытому учреждению в органе Федерального казначейства, финансовом органе, учреждении ЦБ РФ, кредитной организации.
В главную книгу (ф. 0504072) переносятся обороты по операциям, отраженным в журнале операций с безналичными денежными средствами (п. 3 приложения 5 к Приказу № 52н).
Перечень первичных учетных документов и порядок их сшива, относящихся к журналу операций, нормативными правовыми актами в области ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности не закреплен. Требования, которые необходимо выполнять при подборке и брошюровке первичных документов, перечислены в п. 11 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.
Первичные банковские и учетные документы не обязательно должны быть подшиты непосредственно к журналам операций, они могут храниться в отдельных подшивках (определение Верховного Суда РФ от 23.08.2019 № 301-ЭС19-13795).
Вместе с тем, п. 22 федерального стандарта "Концептуальные основы", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, установлено, что правила и график документооборота утверждаются учреждением в учетной политике с учетом особенностей организации ведения бухгалтерского учета.
Следовательно, учреждение вправе самостоятельно определить порядок формирования журналов операций и перечень первичных документов, прилагаемых к ним, закрепив это в учетной политике.
Учреждение обеспечивает хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.
При наличии технической возможности учреждение вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (п. 33 федерального стандарта "Концептуальные основы", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н).
Такая позиция содержится в письме Минфина России от 28.04.2020 № 02-07-05/34707.