Какими правилами руководствоваться при формировании копии электронного документа на бумажном носителе?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Какими правилами руководствоваться при формировании копии электронного документа на бумажном носителе?

Дата публикации 03.08.2020

Смотрите также

Вопрос аудитору

Учреждение создает в программе "1С:Предприятие 8.3" заявку на кассовый расход, далее она загружается посредством СУФД (системы универсального документооборота с казначейством), руководитель подписывает заявку электронной подписью, и она отправляется в казначейство. После проверки заявки казначейство со своей стороны тоже подписывает ее электронной подписью. Потом учреждение распечатывает заявку (со штампом казначейства) для приложения к журналам операций № 2, 4 в зависимости от направления выплаты. Предварительно эту заявку руководитель подписывает собственноручно (ручкой). Получается, руководитель подписывает заявку дважды (первый раз электронной подписью, второй раз ручкой), и только после этого она прикладывается к журналу операций.

Не нарушит ли учреждение законодательство о бухгалтерском учете и электронной подписи, если будет прилагать эти заявки в бумажном виде к журналам операций без собственноручной подписи руководителя? Какие нормативные правовые акты указать в приказе руководителя о таком документообороте (в приказе об изменении учетной политики учреждение планирует указать, что заявки прилагаются без собственноручной подписи руководителя).

В соответствии с п. 32 федерального стандарта "Концептуальные основы, утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н (далее - СГС "Концептуальные основы"), ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее - Закон № 63-ФЗ).

Согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе.

Следовательно, документ, составленный в электронной форме и подписанный электронной подписью, является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В соответствии с п. 22 СГС "Концептуальные основы" в целях организации и ведения бухгалтерского учета правила документооборота утверждаются учреждением в рамках учетной политики. В составе учетной политики обязательно должны быть утверждены правила документооборота и технология обработки учетной информации, в т.ч. график документооборота.

Положениями учетной политики может быть предусмотрен вывод документов, представляемых в органы Федерального казначейства, на бумажные носители для хранения с последующим проставлением на документах подписей руководителя и главного бухгалтера. Если необходимо сформировать копию электронного документа в бумажном виде для дальнейшего использования, она должна быть подписана ответственным сотрудником организации, изготовившим копию, а также отмечена надписью "копия электронного документа". Разъяснения даны в письме Минфина России от 03.06.2014 № 02-07-05/26571.

Учреждение имеет возможность самостоятельно определить порядок формирования журналов операций и документов, прилагаемых к ним. Нарушения нормативных правовых актов о ведении бухгалтерского учета со стороны учреждения не будет. Используемый вид документооборота необходимо закрепить в учетной политике. К журналу операций № 2, 4 можно прикладывать бумажные варианты копий электронных документов (заявок на кассовый расход), не подписанные собственноручной подписью руководителя. При этом на каждом экземпляре следует поставить подпись ответственного сотрудника организации, изготовившего копию электронного документа, и отметку "Копия электронного документа".

Смотрите также