Как отразить в учете казенного учреждения возмещение сотрудником расходов на услуги связи?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Как отразить в учете казенного учреждения возмещение сотрудником расходов на услуги связи?

Дата публикации 07.02.2020

Смотрите также

Вопрос аудитору

Оператор сотовой связи выставил казенному учреждению счет на оплату услуг. В детализации счета выявили превышение сотрудником лимита расходов на сотовую связь. Сотрудник внес сумму перерасхода в кассу. Какие бухгалтерские записи сделать по балансовым счетам и по забалансовым счетам 17 и 18 с учетом детализации по КПС и КЭК? Казенное учреждение наделено полномочиями администратора доходов в полном объеме. Можно ли отнести возмещение расходов на подстатью 221 КОСГУ?

В соответствии с п. 10.2.1 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н), расходы на приобретение услуг сотовой связи относятся на подстатью 221 КОСГУ.

По договору на оказание услуг связи абонент обязан оплачивать оказанные ему услуги в полном объеме и в определенные сроки независимо от характера телефонных переговоров, которые вели сотрудники по служебным телефонам (п. 25 правил оказания услуг телефонной связи, утв. постановлением Правительства РФ от 09.12.2014 № 1342).

По общему правилу под восстановлением кассовых расходов понимается поступление денежных средств, направленное на компенсацию конкретных расходов, от того контрагента, которому такая выплата была произведена ранее. В рассматриваемом случае оплата за услуги связи перечислена сотовому оператору, а возмещение затрат за сверхлимитные переговоры поступает от работника учреждения.

При решении вопроса о возможности восстановления кассовых расходов необходимо принимать во внимание требования бюджетного законодательства. Рассматриваемые операции отражаются на счетах санкционирования расходов. Учреждение принимает бюджетные и денежные обязательства на всю сумму по договору с оператором сотовой связи. При возмещении сотрудником учреждения части расходов нет оснований для уменьшения этих обязательств, поскольку контракт остается действующим. Принимая новые бюджетные и денежные обязательства на сумму компенсации, такие обязательства могут превысить доведенные лимиты бюджетных обязательств (ЛБО). Это является нарушением п. 5 ст. 161 БК РФ.

Предположим, что ЛБО были доведены в размере 1000 руб. Сумма по счету оператора сотовой связи также равна 1000 руб. Однако 100 руб. составили сверхлимитные переговоры сотрудника. Если учреждение покажет восстановление кассового расхода по подстатье 221 КОСГУ в размере 100 руб., а затем на эту сумму примет новое денежное обязательство, то получится, что ЛБО – 1000 руб., а денежные обязательства – 1100 руб.

Следовательно, возмещение сотрудником стоимости сверхлимитных телефонных переговоров отражается в учете путем начисления новых доходов согласно новым основаниям. Полученная компенсация перечисляется в доход бюджета (п. 3 ст. 41 БК РФ).

Если соглашением (локальным нормативным актом) между учреждением и работником установлено, что сотрудник в добровольном порядке возмещает стоимость сверхлимитных телефонных переговоров, по нашему мнению, такая сумма отражается по подстатье 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ (п. 9.3.4 Порядка № 209н). Для учета расчетов по суммам компенсации затрат предназначен счет 0 209 30 000 (пп. 220, 221 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н:

Дебет КПС (КДБ 130) 1 209 34 567 Кредит КПС (КДБ 130) 1 401 10 134 – начислен доход от компенсации затрат учреждения (п. 86 инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);

Дебет КПС (КИФ 000) 1 201 34 510, увеличение 17 (КОСГУ 134) Кредит КПС (КДБ 130) 1 209 34 667 – внесены в кассу денежные средства на компенсацию затрат учреждения (п. 86 Инструкции № 162н);

Дебет КПС (КДБ 130) 1 210 03 561, увеличение 17 (КОСГУ 134) Кредит КПС (КИФ 000) 1 201 34 610, увеличение 18 (КОСГУ 134) – внесены на лицевой счет ПБС денежные средства, полученные от работника в качестве возмещения сверхлимитных телефонных переговоров (п. 49 Инструкции № 162н);

Дебет КПС (КРБ 244) 1 304 05 221 Кредит КПС (КДБ 130) 1 210 03 661, увеличение 18 (КОСГУ 134) – зачислены на лицевой счет ПБС средства, поступившие в кассу в качестве компенсации затрат учреждения (п. 92 Инструкции № 162н);

Дебет КПС (КДБ 130) 1 210 02 134 Кредит КПС (КРБ 244) 1 304 05 221 – направлены в доход бюджета на лицевой счет администратора с лицевого счета ПБС средства, полученные в качестве компенсации затрат (п. 111 Инструкции № 162н).

Казенное учреждение вправе внести денежные средства из кассы в доход бюджета, минуя лицевой счет получателя бюджетных средств. Разъяснения по этому вопросу даны в письме Минфина России и Федерального казначейства от 02.06.2011 № 02-03-06/2530/42-7.4-05/5.3-366. Однако Инструкцией № 162н такие операции не регламентированы. Поэтому их необходимо согласовать с главным распорядителем бюджетных средств (п. 2 Инструкции № 162н).

Если денежные средства, поступившие в кассу, будут сданы сразу на лицевой счет администратора доходов, то операции по поступлению средств в кассу, а также по движению средств между счетами и кассой должны быть отражены в качестве движения по доходам бюджета:

Дебет КПС (КДБ 130) 1 210 03 561, увеличение 17 (КОСГУ 134) Кредит КПС (КИФ 000) 1 201 34 610, увеличение 18 (КОСГУ 134) – выбыли денежные средства из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет администратора доходов (п. 92 Инструкции № 162н);

Дебет КДБ 1 210 02 134 Кредит КДБ 1 210 03 661, увеличение 18 (КОСГУ 134) – зачислены денежные средства на лицевой счет администратора кассовых доходов.

В соответствии с пп. 365, 367 Инструкции № 157н к счетам 201 00 "Денежные средства учреждения" и 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" открываются забалансовые счета 17 "Поступление денежных средств на банковские счета учреждения" и 18 "Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждения".

Счет 17 предназначен для аналитического учета поступлений денежных средств (возврата этих поступлений) на банковские счета учреждения, на лицевой счет, открытый ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), на счет операций с наличными денежными средствами, а также в кассу.

Счет 18 предназначен для аналитического учета выплат денежных средств (восстановлений выплат) с банковских счетов учреждения, с лицевого счета, открытого ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), со счета операций с наличными денежными средствами, а также из кассы.

Однако в программе "1С:БГУ 8" в целях корректного составления отчетности реализована несколько иная концепция применения забалансовых счетов 17, 18. В операциях движения между счетами, счетами и кассой по доходам по КФО 1 и при поступлении, и при выбытии средств применяются счета 17.ХХ.

Смотрите также