Государственной программой Российской Федерации «Информационное общество (2011–2024 годы)», утвержденной распоряжением Правительства РФ от 15.04.2014 № 313, предусмотрено решение задач по развитию экономики и финансовой сферы на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий, осуществление взаимодействия государства, граждан и бизнеса преимущественно на основе применения информационно-телекоммуникационных технологий.
С 1 января 2013 года вступил в силу новый Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее – Закон № 402-ФЗ), который предусматривает формирование и хранение первичных документов в электронном виде при наличии электронной подписи (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Согласно пункту 3 статьи 21 Закона № 402-ФЗ требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета.
С 1 января 2018 года при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений применяется федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н), далее – Стандарт.
Стандартом предусмотрены формирование и хранение в электронном виде всех первичных документов и регистров учета.
«Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных настоящим Стандартом, иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, простой электронной подписью (далее – электронный первичный учетный документ, электронный регистр, вместе – электронные документы), или на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе».
«В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление сформированных в электронной форме первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра».
«Электронные документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая подписи уполномоченных лиц субъекта учета, проставляемые для придания документу юридической силы (далее – утверждающие подписи субъекта учета), содержащие простые электронные подписи, принимаются к бухгалтерскому учету при условии подписания указанных документов утверждающими подписями субъекта учета в виде квалифицированных электронных подписей» (п. 32 Стандарта).
«При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на электронных носителях с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах. При хранении первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться защита их данных от несанкционированных исправлений» (п. 33 Стандарта).
Таким образом, обозначен приоритет составления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета в форме электронных документов. Составление документов на бумажном носителе допускается только при отсутствии возможности организовать электронный документооборот либо в специально оговоренных случаях.
С 27 сентября 2020 г. в документооборот государственных учреждений внедряются формы электронных первичных документов и регистров учета согласно приказам Минфина России:
■ от 15.06.2020 № 103н «О внесении изменений в приложения № 1–5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению"»;
■ от 15.04.2021 № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению».
В целях отражения в бухгалтерском учете информации об объектах бухгалтерского учета, возникающих при осуществлении фактов хозяйственной жизни, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (сводным первичным учетным документом).
Указанные приказы устанавливают единые правила формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД.
В соответствии с пунктом 1 части 1 «Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений» (приложение № 1 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н, далее – Методические указания) электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета (далее – электронный первичный учетный документ, электронный регистр, при совместном упоминании – электронные документы), составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП) либо, в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью (далее – простая ЭП, при совместном упоминании – электронные подписи).
Согласно пункту 5 Методических указаний: «Оформляющая часть формы электронного документа содержит электронные подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, за его оформление электронным первичным учетным документом, и ответственных за содержащиеся в электронном документе данные (за соответствие содержащихся в электронном документе данных фактам хозяйственной жизни), а также должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета, в случаях, когда подпись предусмотрена формой документа (подпись главного бухгалтера (бухгалтера), иного уполномоченного им лица), либо в случаях, когда в электронном первичном учетном документе предусмотрено отражение данных, содержащихся в электронных регистрах бухгалтерского учета. Указанные должностные лица подписывают электронные первичные учетные документы электронными подписями в соответствии с требованиями оформления электронного документа согласно Методическим указаниям с указанием даты подписания документа».
Методические указания по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета в том числе содержат частичное описание бизнес-процессов, применяемых при оформлении электронных документов, а именно:
■ перечень должностных лиц, участвующих в составлении и подписании электронного документа, и порядок их следования;
■ зоны ответственности подписантов документа – информация из отдельных разделов документа либо весь документ;
■ вид электронной подписи каждого подписанта – простая либо усиленная квалифицированная.
Таким образом, с каждым электронным документом могут последовательно работать несколько сотрудников учреждения, один документ может содержать несколько электронных подписей разных видов, которыми может быть подписана информация из разных разделов документа в соответствии с зонами ответственности сотрудников.
При передаче полномочий по ведению учета в соответствии с постановлениями Правительства РФ:
■ от 27.12.2019 № 1890 «Об общих требованиях к передаче Федеральному казначейству, финансовому органу субъекта Российской Федерации, финансовому органу муниципального образования полномочий соответственно федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местной администрации (их территориальных органов, подведомственных казенных учреждений) по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации и их перечислению, по ведению бюджетного учета, включая составление и представление бюджетной отчетности, консолидированной отчетности бюджетных и автономных учреждений, иной обязательной отчетности, формируемой на основании данных бюджетного учета, по обеспечению представления такой отчетности в соответствующие государственные (муниципальные) органы», далее – Общие требования;
■ от 15.02.2020 № 153 «О передаче Федеральному казначейству полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им казенных учреждений», с каждым электронным документом могут последовательно работать несколько лиц как обслуживаемого учреждения (учреждения, передавшего полномочия по ведению учета, субъекта централизованного учета), так и централизованной бухгалтерии, поскольку согласно пункту 5 Общих требований «взаимодействие уполномоченного органа, уполномоченных организаций (централизованной бухгалтерии) и субъектов централизованного учета обеспечивается информационной совместимостью государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется формирование и обмен информацией и документами в электронном виде (в форме электронных документов)».
Соответственно, к программным продуктам по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета предъявляются определенные требования в части организации электронного документооборота, а именно требуется автоматизация процессов создания, обработки и хранения электронных документов с обеспечением следующих возможностей:
■ поэтапная обработка документа несколькими ответственными исполнителями;
■ разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
■ подписание данных документа в зоне ответственности при помощи простой либо усиленной электронной подписи и последующее хранение этих данных;
■ подписание внутреннего электронного документа и простыми, и усиленными (квалифицированными) электронными подписями;
■ защита подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.
Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» позволяет организовывать бизнес-процессы обработки документов (прикладных объектов конфигурации) посредством подсистемы «Процессы обработки документов».
Функциональные возможности подсистемы «Процессы обработки документов»:
■ обеспечение поэтапной обработки учетных документов в соответствии с преднастроенными шаблонами бизнес-процессов. Поэтапная обработка предусмотрена для всех учетных документов, а не только для форм согласно приказам Минфина России от 15.06.2020 № 103н, от 15.04.2021 № 61н;
■ настройка собственной системы статусов (состояний) документов и этапов процессов;
■ распределение процесса обработки документа по ответственным пользователям согласно должностным обязанностям, разграничение зон ответственности исполнителей этапов по реквизитам документа. Перечень ролей, предусмотренных в программе, и их назначение приведены в подразделе «Роли и их назначение» раздела «Настройка прав пользователей»;
■ использование электронной подписи при принятии решений по обработке документа, в том числе подписание наборов реквизитов в зоне ответственности исполнителя;
■ возможность подключения и выполнения собственных алгоритмов при выполнении задач;
■ информирование пользователей об их текущих задачах по обработке документов;
■ мониторинг и контроль выполнения задач пользователей, ручное назначение задач при наличии конкурирующих исполнителей.
Подсистема «Процессы обработки документов» позволяет создавать собственные правила поэтапной обработки документов в виде преднастроенных шаблонов процессов обработки документов.
Прежде чем приступать к настройке шаблонов процессов, необходимо принять следующие организационные решения:
■ определиться с типами документов, процесс обработки которых должен быть автоматизирован;
■ при использовании ролевой адресации назначить пользователям роли, которые они будут выполнять при обработке документов;
■ для каждого типа документа:
○ определить перечень этапов, которые документ должен пройти, порядок следования этих этапов;
○ определить, какие статусы будет принимать документ после прохождения каждого этапа;
○ определить исполнителей каждого этапа, а также зоны их ответственности (набор реквизитов документа);
○ определить необходимость использования электронной подписи, ее тип для выполнения каждого этапа;
○ определить сроки выполнения каждого этапа (если требуется);
○ назначить ответственных за контроль выполнения бизнес-процессов.
Если в учреждении уже утверждены правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота, то их можно использовать в качестве эталона при создании шаблонов процессов в подсистеме.
Чтобы бизнес-процессы обработки документов соответствовали законодательству, при разработке шаблонов процессов следует руководствоваться Методическими указаниями соответствующих приказов регулятора по заполнению электронных документов.
В поставку программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП», включаются типовые шаблоны процессов для ряда документов, созданные на основании бизнес-процессов, приведенных в разъяснениях Минфина России, доведенных письмами от 01.12.2021 № 02-07-07/98091, от 01.12.2022 № 02-07-07/117981, от 31.08.2023 № 02-06-07/83273.
Типовые шаблоны поставляются в файле 1C_ProcessTemplates61n.xml, который размещен в подкаталоге tmplts\1c\StateAccountingCorp\2_0_ХХ_ХХ\Типовые шаблоны бизнес-процессов\, и могут быть загружены в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП». Инструкция по загрузке и настройке типовых шаблонов в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» приведена в файле 1C_ProcessTemplates61n_ApplicationGuide.pdf, который размещен в том же подкаталоге.
Более подробно с инструкцией по загрузке и настройке типовых шаблонов можно ознакомиться в статье «Загрузка и настройка типовых шаблонов процессов по формированию электронных документов в БГУ КОРП», опубликованной на ИТС (1С:Предприятие 8 для госучреждений – Прикладные решения для государственных (муниципальных) учреждений – Бухгалтерия государственного учреждения КОРП).
Поставляемые шаблоны процессов можно использовать в исходном виде, а также как основу при создании шаблонов БП для указанных и других документов программы.
В Демо-базу, которая входит в состав полного дистрибутива «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» (публикуется на стр. конфигурации https://releases.1c.ru/project/StateAccountingCorp), уже загружены типовые шаблоны бизнес-процессов, также выполнены необходимые настройки.
Более подробно с настройкой в Демо-базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» типового шаблона для электронных документов можно ознакомиться в статье «Настройка процесса и обработка электронного документа по типовому шаблону процесса», опубликованной на ИТС (1С:Предприятие 8 для госучреждений – Прикладные решения для государственных (муниципальных) учреждений – Бухгалтерия государственного учреждения КОРП).