Справочник по 1С:БГУ 8 для бюджетных и автономных учреждений

Расчеты при перечислении командировочных на банковскую карту сотрудника

Минфин России в письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728 рекомендовал минимизировать наличное денежное обращение в секторе государственного управления и применять банковские карты (в т.ч. зарплатные карты сотрудников) для безналичных расчетов с подотчетными лицами.

Учреждение вправе перечислять денежные средства на зарплатные карты подотчетных лиц на следующие цели:

Разъяснения по этому вопросу содержатся в письмах Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 31.03.2016 № 02-03-09/18115, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, письме Минфина России № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.

Работодателю необходимо предусмотреть в локальном акте (например, Положении о выдаче денежных средств под отчет) возможность расчетов с подотчетными лицами в безналичном порядке.

Бухгалтерский учет

В соответствии с указаниями, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, возмещение сотрудникам расходов, связанных со служебными командировками, отражается по элементу вида расходов 112 в увязке с подстатьей 212 КОСГУ. Соответственно, для учета расчетов применяется счет 208 12 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам".

Корреспонденции счетов при расчетах с подотчетными лицами с использованием банковской карты приведены в пп. 73, 105 инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, пп. 73, 108 инструкции, утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н (далее – Инструкция № 174н, 183н).

Для аналитического учета выбытий денежных средств с банковских счетов учреждения, с лицевого счета, открытого ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), со счета операций с наличными денежными средствами, из кассы, а также для учета возвратов расходов (излишне произведенных перечислений) текущего года предназначен забалансовый счет 18. Он открывается, в частности, к счетам аналитического учета счета 201 00 (п. 367 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н).

Согласно п. 2.1 Инструкции № 174н, п. 3 Инструкции № 183н при ведении бюджетными и автономными учреждениями бухгалтерского учета хозяйственные операции отражаются на счетах Рабочего плана счетов, содержащих в структуре номера счета:

Для определения вида классификации в разрядах 15 – 17 номера счета целесообразно руководствоваться приложением 2 к инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н. Данные бухгалтерского учета и сформированная на их основе отчетность должны быть сопоставимы у учреждений вне зависимости от их типа (п. 3 Инструкции № 157н).

Документальное оформление

Согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У наличные деньги под отчет выдаются работнику по его письменному заявлению либо распорядительному документу работодателя. Это правило можно распространить и на безналичный порядок выдачи средств под отчет. Аналогичное положение предусмотрено п. 213 Инструкции № 157н. На основании перечисленных документов учреждение принимает обязательства.

Для получения подотчетных сумм на зарплатную карту сотрудник должен изложить соответствующую просьбу в заявлении.

В Заявке на кассовый расход (ф. 0531801) или Платежном поручении (ф. 0401060) в поле "Назначение платежа" необходимо указать, что средства являются подотчетными.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) Авансовый отчет (ф. 0504505) с подтверждающими документами. Оплата сотрудником командировочных расходов банковской картой не освобождает его от обязанности представить Авансовый отчет (ф. 0504505). Зачисление и использование денежных средств с банковской карты подтверждается слипами (чеками), выдаваемыми банкоматом после совершения операции.

 

Расчеты при перечислении командировочных на банковскую карту сотрудника (БГУ ред. 1.0)

Расчеты при перечислении командировочных на банковскую карту сотрудника (БГУ ред. 2.0)