Облагать ли страховыми взносами и НДФЛ возмещение расходов на интернет сотруднику, работающему удаленно?
Ответы по налогам и взносам

Облагать ли страховыми взносами и НДФЛ возмещение расходов на интернет сотруднику, работающему удаленно?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Сотрудникам, перешедшим на дистанционную работу, из-за угрозы распространения коронавируса, компенсируются затраты на интернет и мобильную связь. Нужно ли включать их в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов?

Компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, освобождаются от НДФЛ и страховых взносов (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Дистанционная работа – это выполнение физлицом должностных обязанностей вне места нахождения работодателя. При этом для выполнения самой работы и для взаимодействия с работодателем используется интернет (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

С такими сотрудниками должен быть заключен договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Если с сотрудником изначально оформлялся обычный трудовой договор, а впоследствии сотрудник начал работать удаленно, необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. О том, как это сделать, см. здесь.

Минфин России в письме от 27.11.2015 № 03-04-06/69014 пояснял следующее. Если подключение к интернету вызвано производственной необходимостью, то возмещение расходов сотрудника на такое подключение освобождается от НДФЛ при условии, что это прописано в трудовом договоре о дистанционной работе. На наш взгляд, подобные разъяснения контролирующих органов справедливы и в отношении взносов.

Таким образом, полагаем, что в случае перехода работника на удаленную работу и возмещения работодателем понесенных затрат на оплату пользования интернетом и мобильной связью такая компенсация не облагается НДФЛ и взносами, если:

  • в дополнительном соглашении о дистанционной работе закреплено, что работнику для выполнения служебных обязанностей требуется мобильная связь и постоянный доступ к интернету;
  • обязанность возмещения затрат сотрудника возлагается на работодателя.

Целесообразнее возмещать расходы не фиксированной суммой каждый месяц, а в размере фактических затрат, подтвержденных документально. В этом случае выплата будет носить именно компенсационный характер. Иначе ее можно расценить как надбавку к заработной плате, которая подлежит обложению НДФЛ и взносами в составе зарплаты в общем порядке.

Для возмещения мобильной связи следует также попросить сотрудника предоставить распечатку оператора сотовой связи с указанием номеров телефонов абонентов и их наименований.

Например, сотрудник работает на окладной системе по графику 5/2 (выходные – суббота, воскресенье).
С 16 марта 2020 года он перешел на дистанционную работу.
По истечении месяца сотрудник предоставил счет на оплату интернета в сумме 600 руб. и счет на оплату услуг мобильной связи на сумму 500 руб.
Допустим, исходя из оправдательных документов, все разговоры по телефону были служебными. Следовательно, компенсация услуг по оплате мобильной связи в размере 500 руб. не облагается НДФЛ и взносами.
Интернетом при выполнении трудовых обязанностей сотрудник пользовался 12 рабочих дней (с 16 марта по 31 марта). Следовательно, в базу по НДФЛ и взносам не включается компенсация затрат на интернет в размере 342,86 руб. (600 руб. / 21 дн. x 12 дн.). Заметим, 21 рабочий день (норма рабочего времени по производственному календарю) учитывается в подсчетах, если организация согласно Указу Президента от 25.03.2020 № 206 обязана была продолжать работу 30 и 31 марта.