В договоре дарения нужно указывать всю сумму подарка, а в акте приема-передачи денежных средств – сумму за вычетом удержанного НДФЛ.

Обоснован такой вывод следующим.

По общему правилу договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенным условием является условие о предмете договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ).

По договору дарения даритель обязан безвозмездно передать одаряемому вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Сумма подарка в данном случае является предметом договора дарения. В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ организация – налоговый агент обязана удержать налог с дохода, полученного от нее налогоплательщиком.

Поскольку договор закрепляет обязательство подарить конкретную денежную сумму, именно сумма, указанная в нем, и будет доходом налогоплательщика-физлица. Соответственно, и указывать в договоре нужно сумму, с которой будет удерживаться НДФЛ.

Акт приемки-передачи к договору дарения составляется сторонами в произвольной форме и фиксирует факт получения подарка. Поскольку налоговый агент при выплате дохода должен удержать из выплачиваемой суммы налог, в акте приема-передачи записывается сумма, фактически переданная налогоплательщику.

Следует помнить, что стоимость подарков, переданных организацией гражданину, освобождена от НДФЛ в пределах 4000 рублей за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с этой суммы налог не удерживается. Например, при выдаче денежного подарка в размере 10 000 рублей (при условии, что в этом году работник подарков не получал), НДФЛ удерживается с 6000 рублей и составляет 780 рублей. Соответственно, в акте будет указано 9220 = (4000 + 5220)

Указывать в акте сумму удержанного НДФЛ необязательно.