Какими документами подтверждается использование работниками смартфонов работодателя в служебных целях?
Ответы по налогам и взносам

Какими документами подтверждается использование работниками смартфонов работодателя в служебных целях?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Организация приобрела несколько смартфонов для использования работниками в служебных целях. Работники используют свои сим-карты. Работодатель не учитывает расходы на мобильную связь при налогообложении прибыли. Какими документами можно подтвердить использование работниками смартфонов, полученных от работодателя в служебных целях, для списания их стоимости в расходы по налогу на прибыль?

Расходы для целей исчисления налога на прибыль должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом НК РФ не содержит конкретного перечня документов, которыми организация может подтвердить тот или иной вид расхода.

Таким образом, организация может использовать в качестве подтверждающих документов любые документы, оформленные согласно требованиям законодательства РФ.

Организация, передающая свои телефоны работникам для служебного пользования, должна подтвердить документами:

  • факт приобретения смартфонов для служебного пользования;
  • факт служебного использования работниками смартфонов.

Приобретение смартфонов для служебного пользования можно подтвердить:

  • служебной запиской о необходимости приобретения средств связи для работников;
  • распоряжением руководителя организации о приобретении средств связи;
  • договором купли-продажи;
  • платежными поручениями;
  • кассовыми, товарными чеками;
  • иными документами, составленными при их приобретении.

Факт использования смартфонов для служебного использования можно подтвердить следующими документами:

  • локальным нормативным актом, предусматривающим обязанность работодателя обеспечить работников смартфонами;
  • должностными инструкциями, в которых закреплена обязанность работников использовать средства связи работодателя;
  • трудовыми договорами, устанавливающими обязанность работодателя предоставить работнику средство связи работодателя;
  • распоряжением руководителя организации о предоставлении работникам приобретенных смартфонов;
  • актами приемки-передачи смартфонов работникам;
  • и проч.