Можно ли учесть расходы на ГСМ, если в путевом листе отсутствуют отметки о прохождении водителем медосмотров?
Ответы по налогам и взносам

Можно ли учесть расходы на ГСМ, если в путевом листе отсутствуют отметки о прохождении водителем медосмотров?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Организация занимается производством и продажей молочной продукции. Часть продукции поставляется напрямую заказчикам. В штате организации есть водитель. Расходы на ГСМ учитываются по путевым листам. Возможны ли риски в признании таких затрат, если в путевом листе нет отметок о том, что водитель прошел медосмотр?

Затраты на содержание служебного транспорта признаются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Путевой лист выступает одним из документов, на основании которого учитываются подобные затраты (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Порядок заполнения путевого листа утвержден приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – приказ № 152).

Однако если организация не осуществляет деятельность в сфере автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, она вправе разработать и утвердить собственную форму путевого листа. Но в нем должны быть обязательные реквизиты, предусмотренные приказом № 152.

К таким реквизитам относятся:

  • наименование и номер путевого листа;
  • срок действия путевого листа;
  • собственник (владелец) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Так, сведения о водителе включают в себя дату и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Эти сведения указываются медработником, проводившим осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 16 приказа № 152).

На практике налоговые органы зачастую признают неправомерным учет расходов на ГСМ по путевым листам, оформленным с нарушением порядка. Заметим, что некоторые суды в подобных спорах встают на сторону налогоплательщиков. Они утверждают, что отсутствие отметок о медосмотрах при наличии в путевых листах всех иных сведений (наименование организации, марка, модель и гос. номер автомобиля, показания одометра и т.п.) не является основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль (см. постановление АС Поволжского округа от 30.11.2015 № Ф06-3408/2015).

Таким образом, риск непризнания затрат на ГСМ в рассматриваемой ситуации есть. Однако свою правоту организация может отстоять в суде.

Также отметим, что в НК РФ не установлены виды документов, которыми налогоплательщик подтверждает правомерность учета затрат на ГСМ. В качестве оправдательных документов у компаний, которые не специализируются на деятельности в сфере перевозок (пассажиров и/или грузов), могут выступать как путевые листы, так и иные документы. Это необходимо закрепить в учетной политике. Так, к примеру, компания может прописать в учетной политике, что учитывает расходы на ГСМ в соответствии с документами, подтверждающими приобретение топлива (топливными картами, накладными, актами топливных компаний, чеками АЗС и т.д.) и показаниями системы навигации (ГЛОНАСС) о пройденном расстоянии и маршруте следования (см. письма Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@).