Расходы по налогу на прибыль учитываются, если они документально подтверждены и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ). Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

В случае споров организации потребуется доказать обоснованность понесенных затрат (ст. 252 НК РФ). В этих целях подтверждающими документами могут быть:

• приказ руководителя о необходимости нового автомобиля, поскольку прежний не соответствует статусу предприятия и критериям безопасности;
• отчет о ценах на автомобили представительского класса и условиях их приобретения. В таком документе необходимо указать, почему конкретный автомобиль максимально соответствует стандартам комфорта и безопасности, а также статусу и имиджу организации (это может быть отчет маркетологов);
• приказ руководителя об анализе рынка поставщиков и предлагаемых ими условий, соответствующий отчет, содержащий информацию о ценах и комплектациях, сервисе и кредитовании клиентов;
• договор на приобретение автомобиля с поставщиком, который представляет оптимальные для организации условия, согласно вышеуказанному отчету.

Так, например, ФАС Московского округа постановлением от 16.12.2009 № КА-А40/14090-09-П по делу № А40-60528/08-139-243В признал правомерным расходы на покупку авто представительского класса (марки "Майбах") организации, которая представила заключение профессиональных маркетологов об имидже компании и его взаимосвязи с автотранспортным средством, используемым директором.

Кроме того, автомобиль обязательно должен использоваться в деятельности, приносящей доход.

Так, ФАС Поволжского округа постановлением от 26.01.2012 по делу № А72-3571/2011 признал правомерным расходы на приобретение в лизинг дорогостоящих авто, которые штатные сотрудники использовали в своей деятельности.

Расходы на покупку автомобиля списываются через амортизационные отчисления (ст. 256 – 258 НК РФ).