Как командированный работник должен подтвердить расходы на такси?
Ответы по налогам и взносам

Как командированный работник должен подтвердить расходы на такси?

Дата публикации

Вопрос аудитору

В командировке работник воспользовался такси (проехал из аэропорта в гостиницу и из гостиницы в аэропорт, положением о командировках работодателя это допускается). Такси заказывалось через мобильное приложение. Чеков водитель сотруднику не выдал, поскольку от применения ККТ он освобожден. Можно ли признать расходы на такси в целях исчисления налога на прибыль?

Расходы на проезд сотрудника на такси в командировке можно учесть, если они предусмотрены локальным документом и (или) коллективным договором и подтверждаются документом об оплате.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд. Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее – Положение).

Таким образом, если в локальных нормативных документах (например, в положении о командировках) или коллективном договоре установлены случаи, когда сотрудник может воспользоваться услугами такси, такие расходы можно учесть в целях определения налога на прибыль.

В соответствии со ст. 252 НК РФ работодатель вправе учесть экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы.

Согласно п. 12 Положения расходы по проезду к месту командировки и обратно включают расходы по проезду при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

Оплата проезда на такси может быть подтверждена заказ-нарядом и квитанцией либо чеком ККТ (п. 93, 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112, далее – Правила № 112). При этом, как указал Минфин России в письме от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212, кассовый чек (даже если он содержит все обязательные реквизиты первичного документа) не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности.

До 1 июля 2021 года от применения онлайн-касс освобождены ИП без работников, самостоятельно оказывающие услуги (подробнее см. здесь). Поэтому если водитель такси – ИП без работников, он имел право не выдавать чек командированному сотруднику. Примечательно и то, что в соответствии с Законом № 54-ФЗ никаких других документов, подтверждающих оплату, водитель такси также не обязан выдавать. Однако он обязан в соответствии с Правилами № 112 выдать заказ-наряд или квитанцию. В этом документе будут указаны даты поездки, маршрут и стоимость. Кроме того, если оплату поездки сотрудник производит безналичным способом, то в качестве подтверждения оплаты он может предоставить выписку банка об оплате.