Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы считается место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее – Положение).

При направлении в служебную командировку по территории России или за границу работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167, 168 ТК РФ). В соответствии с ч. 1 ст. 168 ТК РФ к таким расходам относятся:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Размеры расходов, связанных с командировкой, а также порядок их возмещения необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о служебных командировках) (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

В соответствии с п. 10 Положения работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату проезда, на наём жилого помещения, а также на дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Таким образом, суточные и расходы на проезд и проживание оплачиваются до направления в командировку.

Если сотрудник получил повестку или уже призван на военную службу по мобилизации (заключил срочный военный контракт), командировку необходимо отменить.

Также напоминаем, что в соответствии с п. 2 ст. 21 Федерального закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ лицам, состоящим на воинском учете, с момента объявления мобилизации воспрещается выезд с места жительства без разрешения военных комиссариатов, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас. Таким образом, таких сотрудников, по нашему мнению, также нельзя направлять в командировки.

Об отмене командировки необходимо издать приказ в произвольной форме, в котором указать причину отмены командировки.

• Примерная форма приказа об отмене командировки

С приказом необходимо ознакомить сотрудника под подпись. Следовательно, если приказ издается в связи с получением сотрудником повестки в военкомат, такой приказ необходимо издать до даты явки, указанной в повестке.

Кроме того, необходимо вернуть билеты и отменить бронирование жилья по месту командировки. Если сотрудник самостоятельно покупал билеты и бронировал жилье, оформлять возврат и отмену брони ему придется самостоятельно.

При этом возможны штрафы, которые работодатель может возместить работнику (лучше такую возможность закрепить в приказе об отмене командировки).

Отметим, что если организация уже произвела сотруднику оплату расходов на проживание и проезд, то их можно удержать. Это связано с тем, что сотрудник при возвращении из командировки обязан предоставить авансовый отчет (п. 26 Положения). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены работодателю. Такие же правила можно применить и к суточным. Напомним, что общий размер удержаний не может превышать 20 % при каждой выплате (ст. 137, 138 ТК РФ).

Сотрудник может вернуть полученные средства самостоятельно или написать согласие на удержание (в виде заявления). В последнем случае ограничений по размеру удержаний нет.

Что касается расходов на невозвратные билеты, а также штрафов за сдачу билетов и отмену проживания, отметим следующее.

По мнению Минфина России, в случае отмены командировки работодатель вправе учитывать понесенные им невозмещаемые расходы при определении налога на прибыль (письма от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642, от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735). Но это правило работает, если отмена командировки документально подтверждена, а расходы не поименованы в ст. 270 НК РФ.