Можно ли дистанционному сотруднику платить арендную плату, а не компенсацию за использование его оборудования?
Ответы по кадрам и оплате труда

Можно ли дистанционному сотруднику платить арендную плату, а не компенсацию за использование его оборудования?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Организация переводит сотрудника на удаленную работу. Можно ли вместо компенсации за использование домашнего компьютера, принтера и рабочего стола заключить с ним договор аренды этого имущества и платить арендную плату? Цена имущества будет определена исходя из его рыночной стоимости на основе цен интернет-магазинов. Арендная плата будет перечисляться с удержанием НДФЛ ежемесячно после выставления сотрудником акта. Можно ли принять к затратам расходы на такую аренду?

Замена компенсации за использование имущества удаленного работника на выплату арендной платы за такое имущество может повлечь претензии со стороны контролирующих органов. Обосновывается это следующим.

Плата за арендуемое имущество включается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии документального подтверждения и экономической обоснованности (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Исключений и (или) ограничений для арендных платежей по договорам, заключаемым с физлицами – работниками организации, НК не устанавливает. При методе начисления эти расходы признаются на последнюю дату отчетного периода, причем независимо от даты выплаты денежных средств арендодателю (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Документальным основанием таких расходов является договор аренды и акт приема-передачи арендуемого имущества. Ежемесячные акты требуются, только если их составление прямо предусмотрено договором аренды (см. письма Минфина России от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067 и от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764).

В то же время при использовании удаленным сотрудником собственного имущества для работы нужно учитывать следующее.

Согласно ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Также для указанных целей может использоваться арендованное работодателем имущество.

Одновременно ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ устанавливает, что дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя использовать для выполнения работы собственное или арендованное им оборудование. При этом работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование этого оборудования, а также возмещает расходы, связанные с его использованием. Эта норма носит императивный характер и не допускает замены компенсации и возмещения расходов на иные выплаты, в том числе на арендную плату.

На наш взгляд, аренда у работника оборудования, необходимого для выполнения им трудовой функции, и последующая его передача этому же работнику, не соответствует положениям ч. 1 и 2 ст. 312.6 НК РФ и может рассматриваться как нарушение трудового законодательства, ответственность за которое установлена ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, в подобной ситуации расходы в виде арендных платежей могут рассматриваться как экономически необоснованные, если сотрудник имеет возможность использовать полученное от работодателя имущество не только для выполнения трудовых обязанностей, но и для личных нужд.